论高校档案管理的问题及对策

刘艳春

（泰州职业技术学院，江苏泰州 225300）

论高校档案管理的问题及对策

刘艳春

（泰州职业技术学院，江苏泰州 225300）

随着我国高等教育的改革，高校档案管理工作也在进一步革新。从科学的角度去研究高校档案管理中产生的一系列问题，以此来明确高校档案管理工作的发展目标和发展方向。文章从我国高校档案管理的特点出发，论述高校档案管理存在的问题及紧迫性，并提出了我国高校档案管理工作的主要对策。

高校；档案；档案管理；管理规划

高校档案管理与高校的发展建设是密不可分的，其对学校的教学工作、科学研究、竞争管理有着积极的指导性作用，同时也记载着高校发展的整个过程。从文献档案资源、图片资料、声音影像等记录来看，档案资源直接反应出不同年代、不同学科、不同层次、不同质量的科学成果，并且也是高校管理工作进一步提升的理论依据。随着高校管理水平的逐年提高，档案管理也应从管理方法和管理策略上进行有针对性的改变，从高校档案管理存在问题入手进行革新和完善，以此来满足新时期高校档案管理工作的迫切需求。

近年来，PC技术和互联网技术在高校得到了广泛应用，高校的互联网建设也已经深入到学校的各个环节，因此档案管理工作也应与高校建设保持同步，利用先进的PC技术和互联网技术进行有针对性的管理，这不但可以提高高校档案管理的效率，还可以促进档案管理工作与教学管理工作的紧密联系，有助于新时期高校管理工作的发展和进步[1]。而时下我国高校的档案管理工作还滞后于高校的发展速度，管理方法和管理手段单一，不能满足档案管理的现代化需求。

1 我国高校档案管理的特点

1.1 社会性

高校是培养人才、产出科研成果的地方，其与社会发展存在必然的联系，并且高校的学生来源于社会，培养的人才流向于社会，这无形中使得高校的档案管理工作具备了社会性。高校的档案直接反映了学生的学业、学历、学习成果、在校参与的活动以及文化修养和思想政治素质等信息，这实现了人才资源档案信息的储备，为社会发展提供人才支持；另外高校的科学成果、技术产品、理论研究都会服务于社会，如：技术专利、技术转让、新产品招标等。由此可以看出档案管理工作与社会存在广泛的联系，这也是高校档案管理发展的必然结果和趋势。

1.2 综合性

这里的综合性主要是指档案的多元化和多方向性。档案管理多元化包括：建校档案、教师档案、行政档案、研博工作站档案、专业课程档案等；档案管理的多方向性则包括：科研档案、活动档案、会计档案、物业档案、研究试验档案、医疗档案、房产信息档案等等[2]；从上述各种档案可以看出高校档案管理具备综合性。

1.3 系统性

高校的档案管理较为复杂，管理类别较多并且信息量大，随着近年来各高校的不断扩招，档案管理的工作任务也日益加重，所以需要一个相对独立稳定的档案管理系统来支撑，该系统除了满足纸质档案、实物档案、电子档案、影音档案外，还应包括虚拟网络档案系统，这样可以极大地提高档案的利用率，并且利用网络子系统的上传功能，完善档案信息的归纳与分类。

2 我国高校档案管理存在的问题

2.1 档案管理观念滞后

我国高校的档案管理观念还较为落后，这与我国经济的飞速发展以及社会模式转变有关，但从根本上来看高校的档案管理认识还存在不足，校领导没有把档案管理工作放到管理的核心位置，没有把档案管理工作与普通管理工作进行区分，这在很大程度上制约了档案管理的发展；而担任档案管理的工作人员又缺乏对档案管理工作性质的了解，没有工作责任心，档案保管失效、档案资料缺失的情况时有发生。

2.2 档案管理方式落后

现阶段，我国多数高校的档案管理方式相对落后，管理方法过于简单，并且效率较低。高校由于学生和教师较多，教学任务和科研项目多，管理工作量大复杂程度高，依靠人工进行资料的收集、整理、分类、保存的难度大，并且在档案整理过程中容易出错，引发工作效率缓慢，信息收集不齐全，资料归属混乱等情况，所以各高校应从管理方法和管理工作模式上有所改变。

2.3 档案管理工作投入不足

高校的档案管理工作具有复杂性和专业性，如果不依靠信息化和网络化的帮助，档案管理工作将难以开展，然而各高校都忽视了对档案管理设备的投入，造成档案管理信息缺乏完备性和保密性[3]。很多高校的档案管理不符合国家相关标准，存在纸质档案腐烂、照片褪色、影音制品损坏等现象，这与高校投入档案管理经费不足有关，成为限制档案管理发展的主要障碍。

3 我国高校档案管理工作的主要对策

3.1 转变认识

高校的档案管理工作应转变认识，形成良好的档案管理氛围。高校应把档案管理工作纳入到学校发展的整体规划中，学校领导也要重视和关注档案管理工作，并给予足够的支持和帮助，营造档案管理的良好氛围。同时，高校领导还要积极的参与到档案管理工作中去，指导和促进档案管理工作，使之能够与学校的发展速度保持一致，逐步实现高校档案管理工作的常态化和持续化。

3.2 加强制度建设

高校档案管理工作涉及的部门较多，管理内容和管理方法也较为复杂，所以要与一般性档案管理工作有所区别，如：高校人才档案、科技成果档案、学术论文档案等，这类档案材料都要进行严格规范的归档，并以此为基础总结和归纳出适合高校档案管理的规范细则和标准，促进档案管理水平的提升[4]。

3.3 改进方式提升管理水平

高校档案管理应加快信息化建设，从经验管理模式向科学管理模式转变，以满足高校和社会发展需求为出发点，切实强化高校档案管理工作的开展。笔者认为改进方式和提升管理水平应从以下三个方面入手：首先应以信息化建设为基础，做好档案管理基础设施的组织与建设，如：档案库建设、计算机网络建设、检索系统建设、馆藏建设等，提高档案管理的信息化水平；其次，做好资源建设，档案资源应利用现代化手段进行制作，并逐步的实现档案资源的数字化，方便档案信息的调用和保存；再次，对高校档案管理的内容应进行合理的配置和有序的开发，利用互联网把高校档案融入到社会档案管理中去，实现高校档案资源的共建共享。另外，在高校档案的使用上也要与社会接轨，利用多种平台对高校档案进行查询和检索，方便高校档案信息的流通与使用。

[1]彭志斌.论高校档案管理“失范”与对策[J].江苏高教，2010，(4)：51-53.

[2]温艳秋.高校档案管理质量保障体系建设探究[J].兰台世界，2013，(11)：73，74.

[3]李剑虹.高校档案管理的多元化发展趋势[J].卷宗，2013，(7)：61，62.

[4]李燕.新时期下对高校档案管理信息化建设的探赜[J].华章，2013，(15)：291，292.

（责任编辑 刘红）

On the Existing Problems and Countermeasures of Archives Management in Colleges and Universities

LIU Yan-chun

(Taizhou Polytechnic College,Taizhou Jiangsu 225300,China)

With the reform of higher education in our country,Further innovation appear in the work of the archives management.The development goal and direction of university archives should be further defined based on a scientific standpoint.This article discusses the existing questions and their urgency and put forward main countermeasures about the archives management from the characteristics of archives management of colleges and universities in China.

college and university;archives;archives management;management planning

G647.24

B

1671-0142（2015）04-0051-02

刘艳春(1977-),女，江苏兴化人，馆员.