科研生产企业信息资源共建共享问题研究

●屈玉池，蔡　滨，李丽华

科研生产企业信息资源共建共享问题研究

●屈玉池，蔡滨，李丽华（中国飞行试验研究院，西安710089）

［关键词］信息资源；共建共享；评价机制；工作特点

［摘要］结合科研企业信息资源共建共享的实际，总结归纳了科研生产企业信息资源建设与管理的特殊性。指出尽管数字化和网络化技术的高速发展为信息资源检索利用提供了快速便捷的平台，但是，科研生产企业信息资源建设及其共建共享仍面临着诸多瓶颈问题，使得信息资源共建共享停滞不前，导致信息资源利用效率低下。最后，通过剖析科研生产企业在信息资源建设及其共建共享中存在的内部机制、外部环境以及共建意识、利用评价等共性问题，分析探讨了促进科研生产企业信息资源共建共享的一些具体措施。

信息资源共建共享在20世纪80、90年代，就已经成为情报信息领域的热点关注问题。但是，问题的研究和讨论大多局限于情报信息行业或部门内部，始终没有很好的解决信息资源共建共享问题。时至今日,信息资源的共建共享依然是科技信息行业面临的一个极其重要而又极其困难的问题。尽管随着信息网络技术的快速发展，特别是近年来云计算、大数据等信息处理技术的发展，为信息资源的共建共享奠定了强大的技术基础。但同时，各类用户不同信息需求的持续增长，使得信息资源共建共享的模式及涉及范围都产生了巨大变化，共建共享模式从单一复制向多元化发展，涉及范围也不断扩大，实现共建共享越来越难。时代的发展迫切要求以合理的协调机制为支撑，减少大量的重复建设、重复投资和重复劳动，克服共建效率低下、共享难于实现等现象。

在我国的科研体系中，由于行业条块分割明显，学科专业划分细化，各个专业领域信息资源的用户不仅数量少、而且比较集中，公共信息资源服务商并不关注专业性很强的信息资源建设，使得大量的学术信息大多集中在科研机构和专业性较强的科技图书馆中，这些机构分别隶属于国家部委和地方政府的科研机构。［1］随着科研生产的进行，各单位各部门随时产生着大量各类科技信息，但由于没有很好地建立信息资源共建共享机制，没有统一的信息资源整合方式方法，没有专门的机构或联合机构对这些科技信息资源进行统一搜集、甄别、开发与管理，使得大量具有很强专业特点和学科特色的科技信息资源，分散在各单位下属部门或单位，无法实现良好地交流共享机制。［2］

1　科研生产企业信息资源建设工作特点

对于一般的科研生产企业而言，其信息资源建设主要是围绕各自的科研、生产活动需求与管理需要而开展，这就导致信息资源建设工作是以满足自身需要的自给自足发展。其信息资源主要包括：公开出版的中外文图书、期刊、科技报告、学位论文和会议文献，以及非公开出版的内部出版物、研究报告、科技成果及其各类专业数据库等。公开出版的科技文献一般通过搜集、订购或复制等方式获得。由于各科研生产企业业务范围的独特性甚至垄断性，使其拥有专业性极强的内部学术信息资源。由于行业竞争的存在，这些内部学术信息资源一般不会在行业内进行交流共享；同时，由于个人竞争的存在，个人所拥有的内部信息资源也不会自愿拿出来进行共享。作为科研生产企业，效益利润总是第一位的，而信息资源对科研生产的促进作用是隐性的、非直接的。因而，情报信息部门总是有别于职能管理机关和科研生产一线部门，在遇到内部组织机构和人员岗位调整时，情报信息部门往往受到影响，如：情报信息部门随意改名、归属部门随意安排；人员岗位级别往往是最低的、人员数量受到严格限制，等等。在需要降低间接成本时，也往往先从减少信息资源采购、订购费用开始。

（1）业务独立运行。随着建设创新型国家理念的提出，科研生产企业相继提出创新型企业的建设规划，重视技术创新，重视情报信息的搜集与积累，设

立或重新建立并完善业务独立运行的情报信息部门。据了解，航空行业情报信息部门一般作为单位的直属部门，在职责上具有一定的管理职能，在业务上仍是独立运行的基层单位。这种定位模式导致情报信息部门势单力薄，缺乏信息资源共建共享的统筹能力。在航空企事业单位，大多数鼓励创新与发展并且面向一线倾斜的项目论证立项、经费投入、人才队伍建设等措施在情报信息部门得不到较好地落实；大多数科研生产单位在组织安排科研项目论证立项时，不包括情报信息部门。同时，这种模式还导致组织结构调整、精简机构、人员规模精简等各种改革调整会首先从非一线部门的情报信息部门开始，并且在岗位级别确定时，情报信息部门的各个岗位既明显低于机关部门和科研生产一线，从而对情报信息部门的组织建设、人才队伍建设与业务、技术发展造成负面冲击。

（2）自给自足的封闭式发展模式。在航空行业内，科研生产企业的情报信息部门通常被定位在为本单位科研生产服务，单位的当下需求成为部门的重要的发展目标。需要什么类型的科技信息资源就购买。需要什么类型的情报信息就自己搜集。单位不鼓励、不支持情报信息部门与其他兄弟单位、相关高校有业务联系，没有借助外部情报信息力量满足自己需求的意识，不允许本单位情报信息部门为其他单位提供信息服务，使情报信息业务发展处于封闭状态。忽视情报信息工作的内在规律与特性，导致情报信息工作无发展规划、无中长期目标，情报信息资料的来源渠道逐渐萎缩，情报信息缺乏必要的基本积累，造成情报信息部门各业务、技术难以发展。

自给自足的封闭式发展模式还意味着，本单位内部情报信息部门自由发展、自主运行，部门发展规划与单位发展规划脱节，无法持久支持单位发展，导致部门进一步被边缘化。情报信息部门工作计划由本部门自行制定，与科研生产工作计划目标脱节。一方面，情报信息部门工作计划完成出色，不会对单位科研生产产生明显促进作用；另一方面，情报信息部门工作计划没有完成，也不会对单位科研生产造成负面影响。这更加剧了情报信息部门沦为“后勤保障”的二、三线部门，使情报信息人员实质成为“资料员”。

（3）信息资源建设重复率高、浪费大。由于科研生产企业的情报信息部门固有业务模式的影响，使得在同一地区或同一行业的各个科研生产企业的情报信息部门缺乏有效地沟通交流。近十年来，航空行业的科研生产单位情报信息部门基本没有业务交流。各单位普遍缺少信息资源共建机制，据了解，目前还没有一个单位形成包括科研、生产部门或人员参与的信息资源共建机制。各单位信息资源建设重复率高、浪费性大，如：国防科研生产企业的纸质信息资源一般来源于国内图书、期刊发行网络与各个出版社、编辑部，而电子资源来源于国防科技信息中心、行业内专门的情报信息单位，以及诸如万方数据公司、CNKI中国知网公司等专业信息服务公司，并且行业内各单位所选取的资源数据库雷同，重复率高。

各单位由于业务发展的需求，都建有一定特色的情报信息资源，但出于单位竞争的需要，打着所谓国家秘密保护、知识产权保护的旗号，不允许、不愿意进行交流与共享。在“小而全”的目标驱使下，各单位存在资源建设经费投入的浪费，以及人力资源投入的浪费。另外，由于自给自足的封闭式发展模式的影响，情报信息部门不能参与单位内部机关部门有关决策，不能参与科研生产发展讨论，致使情报信息部门对内信息闭塞，不了解科研生产需求，难以适应内部科研生产发展与管理变革的需求。

2　信息资源建设中存在的问题

（1）没有内部共建共享机制，信息资源共建共享程度差。多年来，国内各行业、各地方，由于没有建立顶层共建共享机制，缺少整体协调和统筹规划，缺少资源建设奖励制度、资源提供补偿制度和资源归档提交约束机制，使得情报信息部门的推动无力，根本无法实现内部信息资源共建。各个基层部门、单位信息资源共建共享观念不强，总认为信息资源建设只是情报信息部门的职责，在思想深处只希望共享，不愿意共建；只注重本部门内部信息资源的建设与发展，忽视单位信息资源的整体建设；对情报信息部门的共建共享倡议不参与、不配合，或者出于部门利益考虑，自主产生或搜集的信息资源仅限于自行管理和利用，不愿意作为公共资源与其他部门分享。这些现象严重制约了信息资源的共建，损害了共建共享的基础，使得内部信息资源共建共享长期处于研究、探讨的初级阶段。

（2）外部共建共享环境不健全，共建共享流于形式。多年来，在信息资源建设中，各行业学会协会、行业情报信息主管部门一直在倡导信息资源共建共享，并组织行业共建共享研讨，编制信息资源共建共享制度，但缺乏具有可操作性的政策制度，始终没有形成良好的环境，推进工作没有实质进展，使得信息资源在各单位之间的共建共享沦为空洞的号召。个别

情报信息机构以行业的名义开发信息网络系统、建设信息资源，因缺乏行业整体规划和有力的组织管理，以营利为目的，缺乏信息资源共建共享服务的意识，所建信息资源仍沦为通用资源类型，行业内其他单位没有参与资源建设，无法共享、也不愿共享。行业内各单位自立门户、各成体系，所开发的信息网络系统、信息资源建设均无意愿共享，甚至无法共享。

在实际信息资源建设工作中，信息技术公司或数据公司打着共建共享的旗号，建立信息资源系统，实则搜集资源、垄断资源，为日后卖出信息资源盈利而准备。本质上，作为商业性的信息资源公司，不可能期望信息资源的共享，各单位之间的共享意味着他们卖出副本数量的减少，也意味着利润的减少。

在各单位信息资源建设实际工作中，虽然对共建共享的要求与日剧增，但苦于没有统筹协调机构，没有均衡合理的机制而无法实现，导致在行业或地区各单位的信息资源建设中，存在如下奇怪现象：一是搜集国外文献容易，搜集国内文献难；二是同行业各单位之间工作信息交流少，搜集渠道不畅；三是各单位之间信息资源交流中，限于公开渠道可以搜集到的文献信息，内部信息资源交流极少。另外，影响信息资源共享的原因还有保密管理、知识产权管理等限制因素。

外部共建共享环境不健全，共建共享流于形式的根本原因，是国家层面对于信息服务行业的规划和政策过于宏观和粗放，在各个行业或地区没有形成自上而下的有效的、可操作的制度和机制。

（3）信息资源共建共享缺乏强有力的组织协调，共建共享意识淡薄。制约信息资源共建共享的原因，一是对信息资源共建共享缺乏强有力的组织协调，二是科研生产人员共建共享观念淡薄。情报信息部门作为单位专门的信息管理业务部门，组织领导职能与权威不足，难以有效组织信息资源共建共享，应以科研生产机关组织协调强力推进。信息资源共建共享观念淡薄主要表现在对信息资源只图共享不愿共建，只想索取不思回报，甚至有的人出于个人利益的考虑把个人因公获得的文献信息据为己有，把个人在工作中获得的知识和成果私有化，不提交归档，而作为个人职称晋升、业绩提升的砝码。这种思维和行为方式的存在，在没有强有力的组织管理和制约制度状况下，不仅制约信息资源的共建，而且严重制约了科研生产企业信息资源共建共享的成果。

（4）没有信息资源建设与利用评价机制，挫伤工作人员积极性。信息资源建设与利用评价机制的缺失，同样是导致信息资源无法共建共享的重要因素。一方面，对科研人员来说，缺乏评价约束机制。科研人员因工作获得的知识、信息资源的提交归档全靠个人意愿，完整提交归档得不到应有的肯定与奖励，不提交归档并不影响个人的业绩评价与奖励，这不仅淡化了个人信息资源共建共享意识，而且助长了科研工作者慵懒意识的滋生，严重影响到科研成果和专业情报资源的积累和再次利用。

另一方面，对科技信息工作者来说，没有信息资源建设与服务工作评价标准，工作无头无尾，无法评价工作的好与不好，难以进行工作奖励，影响科技信息工作者的工作积极性。没有信息资源利用效果评价标准，过于强调只说付出、不讲回报。在科研人员取得的科技成果、科研业绩中，出于种种原因，不愿体现或故意隐去科技信息工作者发挥的作用，极大地挫伤了科技信息工作人员的工作积极性，为信息资源的共建共享造成重大潜在隐患。

（5）科技信息专业技术力量薄弱，影响信息资源建设针对性。在科研生产企业的科技信息队伍中，一般应包括图书馆学、文献学、情报学、外国语言学，特别是英语、俄语等，以及与信息技术有关的数据库技术、信息管理系统等专业人才外，还应包括与所在科研生产企业主业密切相关的工程与技术科学门类中的学科专业人才，如：材料科学中的金属材料和高分子材料、机械工程中的机械设计和机械制造工艺、航空航天科学技术中的航空器结构设计、飞行器控制与导航技术和飞行试验技术，等等。但在现实中，受到情报信息部门地位、作用及人员待遇的制约，科技信息队伍与上述要求相差甚远，不仅缺乏科技情报研究人才，而且缺乏信息技术与信息系统开发人才，更缺乏与主业相应的工程技术人才。使得科技信息人员与科研生产人员没有“共同语言”，难于理解并了解科研生产需求，没有足够的情报信息搜集与技术甄别能力，导致情报信息服务针对性差，信息资源建设与科研生产需求脱节，降低了信息资源建设的针对性，并反过来又削弱情报信息部门作用的发挥。

3　对科研生产企业信息资源共建共享的建议

（1）建立内部信息资源共建与约束机制。建立单位内部包括信息资源管理、科研管理、人事管理、财务管理等部门职责的信息资源共建共享与约束机制。由情报信息部门提出信息资源管理共建共享的范围与措施、规范与方式、内涵与要求。科研管理部门结合

任务管理、项目管理、学术交流等制定项目归档与资源提交制度，使科研生产人员在工作过程中形成的总结报告、考察报告、学术论文、会议论文集以及各种技术出版物等都能成为公共信息资源，如：制定“项目技术总结报告归档提交制度”、“学术论文收缴制度”等。人事部门制定职工培训、学习制度，使培训学习材料、引进硕士、博士毕业论文成为公共信息资源，如：制定“录用毕业生论文提交制度”、“技术/业务培训总结提交制度”等。将科研管理部门、人力资源等部门获得的总结、论文、报告等统一提交情报信息部门，建立专门数据库发布，供广大科研、管理人员检索利用。财务部门制定专门制度，对各类信息资源提交提出要求，并从财务方面给予约束限制，如：制定“论文发表版面费报销规定”、“图书资料费报销规定”等。

（2）完善外部信息资源合作共建与有偿共享机制。行业或地区的情报信息管理机关应从行业高度或地区管理层面，建立信息资源共建机制，制定科学合理的合作共建方案，合理划分信息类别与分组，明确各个单位的协作与配套关系，使各个单位的信息资源建设能成为有机整体，既不重复，又不缺项，具有特色，并发挥信息资源共建的整体效应。如：在一个地区，可以先建立行业信息资源共建协作机制，在此基础上建立地区信息资源共建合作机制。在制定合作共建方案时，按照各单位的行业特色或专业分工以及原有信息资源特色，合理分担信息资源共建的责任与建设费用，保护参与共建各单位的积极性。同时，建立合理的共享机制，使参与共建的单位享有优先享用和优惠享用的权利，提供共享资源越多的单位，享受越大的共享权益。鼓励各个单位主动参加共建并提供所拥有的信息资源，提高整个信息资源的利用率，从而使信息资源建设与利用整体成本更低。

（3）建立内部信息资源共建与奖励机制。建立单位内部包括信息资源管理、科研管理、人事管理等职能部门在内的信息资源共建奖励机制。对于及时主动归档，提交科研生产任务与项目进行过程中形成的具有参考价值的文档，或者主动提交个人形成或获得的图书、论文集或其他有价值出版物的科研工作者，给予多种形式的奖励，如：单位信息资源共建奖，并给予免费复制、等价或加倍奖励性提供其他信息资源等。同时，对于在工作中获得知识、成果以及文献资料，而拒绝提交的个人予以警告或一定惩罚。

（4）建立信息资源利用评价机制。建立单位内部信息资源利用评价机制，在科研生产任务、项目阶段总结中，充分发现与肯定信息资源利用的效果以及情报信息工作人员所发挥的作用，并体现在任务、项目奖励和成果评价中；使情报信息人员拥有成就感，并增强情报信息人员的全局意识，激发他们甘为科研生产服务的主动性。可以建立信息资源利用效果评价制度，定期或按照年度征集信息资源利用效果，评价主要项目包括：科研课题/生产项目名称、存在的主要问题与困难、情报信息人员主要工作、关键情报信息来源与内涵、解决问题的方式与途径、问题解决效果评价，等等。把情报信息对科研课题、生产项目中的关键作用与情报信息人员在课题、项目中发挥的关键作用叙述清楚。同时，应建立情报信息部门的内部评价机制，使在信息资源建设中成绩突出的，所提供的情报信息与文献资料发挥作用大、受到好评的工作人员得到更大的奖励。

（5）建设高素质的科技信息人才队伍。在情报信息部门，应引进高素质的情报信息与情报研究人才，引进与所在科研生产企业的主业密切相关的工程技术学科专业人才，并引进信息技术、信息管理系统和数据库开发人才。使情报信息队伍具备强大的信息检索能力与技巧，能适应信息网络大数据的复杂要求；拥有具备扎实的相关工程技术专业知识的研究人员，能全面地了解科研生产情报信息需求，提供针对性强的情报信息；具备优秀的情报信息分析能力，能独立进行专业性较强的技术甄别，提供信息咨询、技术分析、技术发展预测以及竞争情报分析等。使情报信息部门的技术人才队伍与情报信息专业发展相适应，与科研生产需求相匹配，与现代信息网络环境相适应。

［参考文献］

［1］欧阳海鹰.科研机构的科技信息资源共建共享［J］.农业图书情报学刊，2004，15（3）：34－36.

［2］唐迪，等.国有大型企事业单位分布式科技信息资源的共建共享模式探讨［J］.图书馆界，2011 （1）：22－24.

［收稿日期］2014－07－17 ［责任编辑］菊秋芳

［作者简介］屈玉池（1961－），男，博士，研究员，研究方向：科技情报研究、信息资源建设及其管理等；蔡滨（1982－），男，工程师；李丽华（1969－），女，副研究馆员。

［文章编号］1005－8214（2015）04－0039－04

［文献标志码］A

［中图分类号］G253