高校“学生类”档案数字化的难点及应对之策

罗晓哲

摘要：现代社会不断发展，高校内部学生档案管理工作也面临着新的挑战。随着各项档案管理法律法规的推行，学生档案管理工作逐渐成为了高校档案管理工作中的重点，并且成为了一项新的档案类别。“学生类”档案对于学生的学习和成长活动情况进行了记录，实现“学生类”档案数字化管理，可以有效地提高档案管理成效。

关键词：高等院校 “学生类”档案 档案数字化 难点

1 概述

随着高校教学管理水平的不断提高，在新时期相关高校档案管理法律法规的推行形势下，学校的“学生类”档案管理工作逐渐成为了当前高校档案管理工作的重点。“学生类”成为了新的档案管理类别，并且受到了高校档案管理者的重视。“学生类”档案可以对于学生的在校学习情况进行记录，并且保证了学生档案的完整性，提高了学生人事档案的真实性。与此同时，在进行相关档案查询工作时，“学生类”也提供了完善的在校期间信息，满足了多种活动的档案查阅需求。在高校开展档案管理工作中，“学生类”档案管理工作是新的实践研究方向。在高校档案管理工作数字化发展不断完善的形势下，“学生类”档案管理也要与时俱进地进行改进，积极地引入数字化建设。通过构建一套科学、完善、高效的档案管理系统，对于“学生类”档案进行科学地管理与利用，是新时期“学生类”档案管理工作的研究重点。本文分析了当前高校“学生类”档案数字化工作的难点，并提出了相应的对策，以期提高我国高校“学生类”档案数字化建设成果。

2 当前高校“学生类”档案数字化工作的难点

2.1 档案管理不规范 根据我国《高等学校档案管理办法》的规定，高校在开展档案管理工作中，需要对于具有价值的档案进行统一的保存，包括了学生的入学信息、体检信息、奖惩信息、学籍信息、中学信息、毕业生登记信息、团组织信息、党组织信息等都要进行归档。但是，现阶段大多数高校在对“学生类”档案管理上，管理缺乏一个有效的执行标准，相关档案管理工作不够规范，经常会存在档案缺失的问题。与此同时，部分高校缺乏对“学生类”档案管理工作的有效支持，这一系列的问题都不利于“学生类”档案管理工作的规范执行。

2.2 管理结构不完善 很多高校对于“学生类”档案管理上，与传统档案采用同样的管理方式，并且管理上存在很多的不规范现象。对于一些学校来说，其“学生类”档案管理交由学校统一管理，而另一些学校则采用分类管理的模式，并且不同学院的学生由不同学院分管。与此同时，在管理过程中，管理流程难以适应“学生类”档案内容的复杂性，经常会存在管理过程中信息不完全的问题，整体管理结构与流程不够完善。

2.3 管理监督的缺失 我国相关高校的档案管理规范，对于“学生类”档案管理提出明确的需求，并且将“学生类”档案的内容进行了统一的确定与划分。但是，对于档案管理过程中信息真实性的监管来说，却带来了一定的难度。学生入学时一些信息是由学生自行进行填写，部分学生对于档案信息没有足够的认识，在填表时不认真，相关信息质量不足，并且准确性也难以得到保证。与此同时，部分学生在档案信息填写的过程中弄虚作假，对于自己的身份和学校进行虚构，使得“学生类”档案信息存在一定的误差。管理和监督方面的难度较高，是现阶段“学生类”档案管理工作中一个重点的问题。

2.4 档案管理人员素质有待提高 “学生类”档案管理工作开展的过程中，数字化建设需要依靠高素质的管理人员来进行推动。“学生类”档案管理工作相对于传统档案管理工作来说，其管理内容更加复杂，并且相关管理需求和指标更多。在进行数字化建设的过程中，部分学校的从业人员缺乏足够的专业素质，并且内部人员流动较为频繁，管理员的计算机操作能力有所不足，难以与数字化建设的需求相适应。很多学校的“学生类”档案管理人员，大多数都是由其他行政管理人员进行兼职，其本身没有经过专业的培训工作，并且对档案管理工作的认识也有很大的不足。人员素质水平的限制，是制约现阶段“学生类”档案管理数字化建设的一个重点问题。

2.5 相关投入不足 相对于高校开展其他类别管理工作来说，档案管理工作的投入占整体投入成本中很少的一部分。档案管理工作短时间内，难以给高校带来相对显著和直接的利益。与此同时，高校管理者对档案管理工作认识不足，并且认为“学生类”档案管理工作与以往其他类别档案管理工作区别较少，数字化建设意义不大。管理者重视程度的不足，导致了相关经费投入的不足，从而影响了相关软硬件设施的建设，抑制了“学生类”档案数字化建设工作的推进。

3 如何应对高校“学生类”档案数字化工作的难点

3.1 加强管理 在开展档案工作中，必须要对于相关档案管理的部门进行统一，并且构建规范化的档案管理流程，实现档案管理的规范化。为了保证整个“学生类”档案管理工作的准确性和可靠性，就必须将数字化建设纳入工作的重点，并且从制度上与组织结构上对数字化建设进行支持。在档案管理组织机构的建设上，要针对于“学生类”档案的管理成立专门的档案管理小组，并且指派专人进行负责。通过对于高校“学生类”档案管理组织结构与管理流程的科学构建，将普通档案管理与“学生类”档案管理进行区分，从而实现对档案管理行为的约束与控制，提高后续工作开展的效果。在进行学生招录以及档案信息录入时，要对于学生的各项基础信息进行数据库的录入，并且在学生就读期间，组织辅导员对于学生的录入档案进行真实性检查，保证录入的档案具有真实性和准确性。在数字化建设上，要积极地引用先进的技术平台，将“学生类”档案信息进行合理的运用，提高档案信息的利用效率。在学生毕业之后，高校的“学生类”档案管理部门在进行转档时，也要做好数字化档案的转交。“学生类”档案管理工作要想真正的实现数字化的应用，就必须对现有工作中的不足进行改进，转变管理模式和管理流程，重视数字化技术的应用。

3.2 加强宣传 “学生类”档案的数字化建设是一项系统性的工作，并且其开展过程中有着诸多困难。在开展数字化建设的工作中，我们要注重营造一个良好的工作氛围，并且通过不同渠道来宣传当前“学生类”档案数字化建设工作的重要性与紧迫性，并且提高学生对于自身档案的关注和认识，了解档案的意义。通过开展有效的宣传工作，也可以提高校领导对“学生类”档案数字化建设工作的认识，进而为“学生类”档案数字化建设工作的开展提供完善的执行环境和经费支撑，为相关基础设施和软硬件设施的建设提供支持。通过开展有效地宣传工作，也可以让高校内部的教职工认识到档案管理工作的重要性，并且积极地协助日常“学生类”档案数字化工作的开展，促进各项档案管理工作的落实。

3.3 加强培养 “学生类”档案数字化工作的开展，不仅需要外界环境的支持，其更需要高水平的管理人才来进行推动。针对于当前相关档案管理人员素质不足的问题，我们要加强相关培养和培训工作，积极地组织管理人员参与档案管理与信息化技术的学习。与此同时，档案管理人员也要加强对“学生类”档案管理范围、内容以及相关流程的学习。针对于档案管理工作中需要经常运用的一些常见办公软件，例如WORD、EXCEL、管理系统等都要进行积极地学习和培训，并且结合相关考核与绩效管理，让档案管理工作人员的工作积极性和学习积极性得到保证，充分的发挥人才的主动性，来提高“学生类”档案数字化工作的落实效果。

4 结束语

总而言之，高校开展档案管理工作中，数字化建设一直是其中的重点内容，也是档案管理工作的重要发展趋势。在进行“学生类”档案管理工作中，我们要认识到“学生类”档案的重要性，并且明确“学生类”档案的内容和管理范围，积极、严格地遵守相关法律法规，充分地利用现有学校内部资源，规范化地开展相关管理工作，加强专业人员的培训，从而有效地解决当前高校“学生类”档案数字化工作的一些难点。

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