对人民法院电子文档管理的几点认识

●黄爱华 王欣

对人民法院电子文档管理的几点认识

●黄爱华 王欣

日新月异的信息技术，方兴未艾的知识经济，汹涌而来的大数据浪潮赋予了档案更加丰富而深刻的内涵，档案工作职能及其管理得到了前所未有的延伸和拓展。大数据时代的到来，传统纸质卷宗静态管理方法已经无法处理。大量的信息和更为复杂的档案文件，已经显得不堪重负，而电子科技的发展使得电子档案应运而生，电子档案的到来，有效的缓解了档案信息量大、容易丢失等诸多问题。

一、 电子档案管理的基本概述

所谓的电子档案的管理就是在传统的档案管理经验和形式上，电子档案文件和纸质档案相结合，采用先进的计算机和网络技术，具有针对性的汲取文字信息，将文字信息以计算机为载体，从而进行文件的管理，实现高效、快捷的管理模式。电子文件档案化管理采用先进的网络技术和信息化理念，大大提高了档案利用与管理水平。

近几年来，电子信息技术飞速发展，办公自动化、网络化以及全球化日趋完善，电子化管理日渐替代大量繁冗的办公行文，来往函件，随着先进的技术和管理理念产生了电子文档。而法院档案工作的社会化趋势明显加强，档案的服务功能越来越得以发挥，以山东省高院档案科为例，2011年之后的档案全是电子档案和纸质档案并存，方便当事人查阅，而2011年之前的，都是纸质档案，与电子档案相比利用较低。2013和2014年的档案利用，两年接待当事人查阅卷宗34348余人，查阅内容涉及民事、刑事、行政、执行等各个方面，尤以民商事居多。目前档案利用群体，档案利用目的已经逐步向多元化发展，电子档案的利用越来越广泛。但是现阶段，我国各级法院的电子档案发展并不完善，不同地区之间有着很大的差异，有的偏远县区甚至没有建立电子档案，需要不断完善，寻求更好地发展，才能有效地利用档案。

二 电子档案管理的优势及存在问题

(一)与传统纸质卷宗相比，电子档案有以下几方面的优势

1.存储、查询方便快捷

传统的档案管理主要是采用手工方法进行档案的上架、排架、修复、查阅、借还等工作；根据档案的实体的八防工作需要，还需要对档案库房进行定期巡查、温湿度检查，馆藏档案盘查等工作。电子档案不需要纸质档案那么庞大的存储空间。利用者用自己的计算机就可以查找档案资料，也可以委托法院系统查找、打印、直接传送或者复制传送资料等。档案管理机构外的利用者在经过审核、授权后通过互联网也可以查阅数据中心有关的档案资料。

2.信息较完备

传统纸质档案是被动的、静态的、孤立的，而电子档案不仅可以包括文字材料，还包括多媒体信息，视频资料、音频资料、声像等等，而传统的纸质档案，只有枯燥的文字信息。

运用电子档案信息管理，文字、图片、视频、音频等材料彼此可以链接访问，而传统的纸质档案无法做到，仅有文字信息，必须另外检索查询。借助先进的超链接技术，例如在查阅某件电子档案时，可以更加高效便捷地获取相关信息，使档案的生命获得延续和发展。

3.时效性强

纸质档案从产生、入库，经过处理到可供检索需要一个相对漫长的时间，而电子档案则不同，运用相关系统，更加高效，使得档案工作摆脱了只能提供“历史”信息的困局。社会上需要查询到历史卷宗以及最新、最近档案的需求量很大，使用者对档案的时效性提高的呼声一直很高，而电子档案的产生正好解决了这一纸质卷宗无法解决的问题。

4.效率高，速度快

快速查阅相关档案资料，大大提高了工作效率。电子档案的产生，可以从传统的手工编目和查询等工作中解脱出来，有利于推动档案事业的发展。电子档案实现了资源共享。可异地实时为利用者提供电子档案信息，打破了传统利用方式和时空局限，并可多人在各自计算机上同时查找利用同一份电子档案，大大提升了档案利用服务的总体水平。

(二)电子文档在管理上遇到的问题

吴宝康教授曾说：“对于利用问题，档案部门先提到‘利用’，后来提到‘开放’，当现在有提到开发。我认为从利用导开放，到开发，这是对档案问题认识的深化与发展。”从目前总体上来看，我国的电子档案管理水平仍处于初级阶段，不仅有技术问题，还有制度方面的原因。很多办公自动化系统设计时没有专门的的档案工作者参与进来，或者因为档案工作者缺乏相关知识无法参与意见，使得电子文档从生成到归档存在很多的问题。有的电子档案管理不严密，存在易更改性，改后不留任何痕迹。对于法院档案来说，这是一个相当大的隐患，一旦发生，后果不堪设想。电子档案实“打破时间和空间”的限制，使得档案管理更加方便，当事人及其委托代理人阅卷也更加方便。但电子档案对设备的依赖性和与载体的相互分离性，直接影响着电子档案的真实性、可靠性和完整性。法院档案是真实的审判记录，是重要的历史资源，它代表着国家司法的公平与正义，档案的原始性不容更改，必须还原历史，而电子档案会遇到计算机黑客的的删除、更改等等，它具有一定的安全隐患，这是不容忽视的，也是我们电子档案管理的关键所在。

三 加强档案电子信息建设，推进科学化管理

法院的档案工作者要规范借阅档案手续，做好档案利用工作。对于符合条件应该给予查档的热情服务，尽快予以查档，避免出现查档人为查找一份档案，跑好几趟法院的情况。但在为当事人提供服务的同时，对于法律涉及国家秘密、个人隐私、商业秘密的档案一定要注重保护，严格把关，切实做到司法为民的同时，以法律为依据，推进科学化管理。

(一)促进电子档保护管理与纸质卷宗优势互补，共同发展

电子文档，在相当一段时间里将会与纸质卷宗共存，先纸质卷宗与电子文件的特点不同，决定了只有同时管理才能扬长避短，优势互补。传统纸质档案保护时间周期短，而且容易毁坏，一旦丢失很难恢复等等，存在很多问题，不断走向没落，同时新兴的电子档案在不断发展过程中还需不断完善，因此要想完整保护好法院审判活动的原始记录需要突破单一的管理保护策略，形成一种“双轨制”管理体系，也就是说双规归档，但是二者不是独立地，都是依赖于电子文件和纸质档案的相互对应互为前提的。

与传统纸质卷宗档案相比，电子档案的优势在于快速检索与利用，但是由于计算机应用水平、先进程度以及电子文档的保存寿命等原因，决定着电子文件取代纸质卷宗需要很长一段时间。他们既互相独立，各自发展，又相互依存，互相影响。一方面，电子文件以纸质档案为依据，确保纸质档案的长期保存，不断得到开发和利用、更深。另一方面，纸质文件的管理促进电子文档管理的完善，虽然两种管理方法有许多不同之处，但其管理目标一致。电子文档与纸质文档的管理相互借鉴，互补长短，两种管理方法分属静态管理与动态管理，可以逐步融合为一套新的档案管理办法，突破单一的管理模式，使电子档案保护管理与纸质卷宗协调发展。

(二)加强硬件设施建设，服务为民

档案管理是一门综合性的科学，如何搞好这项工作，除了人的因素外，还有设备的因素。由于档案管理的特殊性，所以档案的保存在防虫、防潮、防火等方面有着更高的要求，同时，也要求档案在查询时更方便，更快捷。对档案实行人工管理的同时，要充分利用现代化管理系统，对案卷进行微机化管理，有条件的要数字化。对各类卷宗要全部输入微机，实行微机检索，既方便查阅，服务当事人，又便于进行管理，切实做到司法为民。

(三)建立完善管理制度，实施文档安全管理全覆盖

档案工作是一门实践性很强的工作，面对日益繁重的档案查询需求，既显现出了法律法规和制度上的不足，也显现出了在实际操作中的欠缺。这些不足给我们的档案工作带来了诸多不便，有些甚至引起了群众的不满。解决问题的办法，一是不断加强自身的学习，在工作中摸索出行之有效的方法；二是加强交流，不断吸取外部的先进管理方法，结合本地区的相关情况，完善相关制度，尽快出台一套档案管理服务方面的规定，以更好地保护档案信息的安全。

(四)加强档案管理队伍建设，深化思想认识

提高道德素质以及档案管理队伍素质，加强专职档案人员培训，邀请上级档案部门领导指导培训，主动向档案工作先进法院学习，拓宽思路，固强补弱。新的形势下，档案工作已不能仅仅满足于档案有人管，查档有人拿，归档有人收的状态。面对日益增长的查档需求，仅仅依靠人工调阅是不够的，这就需要法院的档案工作者具有一定的法律知识和计算机知识，还要有较强的责任心和较高的档案资料的检索能力，以适应当前档案管理工作的需要。在配备档案管理人员时，应注重把知识丰富、责任感强的一些年轻人充实到档案工作队伍中来，培养一批业务能力强、政治水平高的档案服务队伍。

总之，档案是人类各种活动记录最真实，最可靠，最具有权威性的一种凭证。加强档案信息化建设，形成电子文档的高效管理，是信息化时代的必然要求。法院档案的管理应跟上信息化的要求，为当事人提供更便捷的服务。

(作者单位：山东省高级人民法院)

责任编校：刘晓华