商务英语：商务报告写作特点概述

贵州　徐晓萌

商务英语：商务报告写作特点概述

贵州徐晓萌

商务英语是职业英语的一种，属于应用语言学的分支，是专业性很强的一门行业英语。此文着重于商务英语报告写作特点进行阐述，详细介绍其写作特点、及文体要求等。

商务英语 英语报告 写作特点

一、商务英语的定义

商务英语是在商务场合中, 商务活动的参与人为达到各自的商业目的,以书面或口头形式所进行的交际活动系统。

二、商务英语报告结构特点

（一）写作要求

商务英语报告是应用商务活动的一种文体，目的在于为笔者为所在公司的决策者提供信息以便做出商务决策。商务英语报告有别于其他英语类的写作，它的写作要求需要调研，且内容简明扼要。如初步研究和二手资料调研的准备，初步研究是笔者本人完成，它包括：调查、分组座谈讨论、采访或面谈；二手资料调研是笔者借鉴他人的研究成果。

（二）文章结构特点

商务英语报告的文章结构包含这些模块：标题或标题页、目录列表、摘要、前言、分析、小结、建议、［注：小结与建议也可合并作为结语］、附录。摘要字数介于80字至120字为宜，大致介绍该报告的写作目的及提出的解决方案，让读者一目了然。

（三）文章格式特点

1.注意事项——与英语学术论文比较

文章格式的注意事项主要分三部分：文风、目的和整体结构。商务报告文风要求短句子为宜，通俗易懂；而学术论文则鼓励多用复杂句式和高级词汇。商务报告写作目的是提出商业活动中存在的问题并给出解决方案，而学术论文的目的是展示笔者丰富的写作功底与文采；商务报告文章结构是以单元模块为主，而学术写作则是以自然段为主，分为简介、正文和结语。

2.文章模块分解

此段重点叙述其标题、分析和小结部分。商务英语报告的标题并非是含商务词汇就一定是合适标题，它须有明确的目的及解决方案，即发现问题－分析问题－解决问题。例如Develop ideas for advertising your company’s new product on the Internet与Compare and contrast two different advertising methods, 显然前者更适合作标题，后者是比较两种广告方式的异同，而前者是提出为本公司新产品在互联网上做广告的方案。

分析部分是整个报告的核心，也是数据大集中的环节，这部分会分为不同的单元或标题来逐个分析，其中包含表格、图表等直观数据表达方式的阐述和分析。

小结部分简要列出分析环节的发现和归纳出结论，这部分可放在分析部分前，亦可之后。建议部分可以根据小结得出的结论为公司提出未来的商务策略或发展规划。

三、商务英语报告语言特点

（一）整体篇章用语特点

商务英语报告的整体需要精简用语。第一，报告用语表达须客观，；第二，每个自然段有中心句，建议放在句首；第三，文章的整体布局必须条理清晰，可以设标题、单元或编号，这样方便读者短时间掌握笔者的表达。

（二）句子用法特点

1.句式使用特点

商务英语报告不宜使用冗长的复杂句，简单句为宜。如：In the general PC market, price is often the main purchase criterion...这句话一目了然指明了电脑市场中，价格是（消费者）购买主要因素，若换成：The main purchase criterion we are finding is that the market price can be the obvious point in terms of the general PC market…就会显得哆嗦。商务英语报告不是为显文采凑字数而是为了发现解决问题。

其次，多用主动语态，这与英语学术论文刚好相悖。商务报告需强调动作发起者，如：Maybe you can save your company some big dollars…这样既容易与读者产生共鸣，又使文章看起来灵活不呆板。此处需注意的是并非完全不用被动语态，而是看是否要强调主语。

再次，需注意句子间连接词使用，建议使用firstly、secondly、finally等词汇，方便读者快速找出报告中提及的关键点，把握重点。

2.词汇使用特点

写商务英语报告要避免使用复杂、冗长和口语化的词汇，建议多使用简单、简洁和书面的词汇。举例如下：

适用词汇 不适用词汇

At ￡10At a market price of ￡10(冗长) Compare Making a comparison（冗长）Meet Materiality（生僻）

For example Take...as an example（冗长）

A variety of A lot of(口语化)

AboutRegarding the matter of that (冗长)

Real Tangible（生僻）

四、结语

综上所述，商务英语报告写作特点是文风简洁明了、条理清晰且通俗易懂；写作目的是为特定的商业活动找出问题并提出可行性的解决方案，这也与商务用语的精简干练相吻合，具体写作细则需与实际商务活动相结合，本文不能一一论述。

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（作者单位：遵义师范学院 外国语学院）