应用物资闭环管理系统 需求计划内部控制完善

田卫东　张文辉

摘要：在当前信息技术快速发展的时代下，信息技术的应用是企业提供竞争力的有效手段之一，而ERP（Enterprise Resource Planning， 企业资源计划）为代表的各类信息化管理系统也得到了快速发展应用，物资闭环管理系统的运用实施不但在管理方面为企业整体注入了科学的管理思想，在物资需求计划管理的内部控制方面也实现了较好的实时动态跟踪。通过物资闭环管理系统的需求计划管理方面的有效应用，在很大程度上有助于加强企业内部物资需求计划管理的系统性和规范性，同时为企业有效降低内部物资供给与消耗之间的不协调提供了有力工具。因此，改进和完善物资闭环管理系统的需求计划管理内部控制体系已成为企业成功的重要关键，具有现实的经济意义。

关键词：闭环管理 需求计划 内部控制 机制完善

1 应用物资闭环管理系统，结合典型案例分析建立和完善需求计划管理的内部控制

1.1 完善实施物资闭环管理系统的需求计划管理内部控制。①建立监督机制，对物资需求计划管理执行权限内部管理控制。在物资需求计划业务过程中，各环节之间要相互监督制衡，做到物资需求计划与物资采购、物资采购与过程控制、过程控制与财务核算、物资采购与物资保管等岗位之间相分离，相关部门共同把关，实行会签审批，加强内部牵制，防止权力失控，行为失范；应将有关内部控制权限与物资闭环管理系统和OA办公自动化体统相结合，实行全过程管控，以达到控制物资需求计划管理风险和提高物资管理水平的目的。②整合各类资源，对物资需求计划管理实现流程内部管理控制。为提高物资采购对需求计划的内部管理，从物资需求计划申报的创建，到物资需求计划审批流程的流转，到物资专责物资闭环管理系统核查以及完善并调整需求计划相应信息；再到物资需求计划汇总等递交各级审批把关，同时建立物资闭环管理系统的需求计划、管理的审批、部门编制、流程流转以及专责操作整个过程的内部管理控制。③加强计划管理，对年度物资需求批次采购计划内部管理控制。根据年度资本性投资计划、电网维护计划、营销接电计划、表计安装与更换计划、备品备件计划等要求，整合形成明确的时间、人力、物资需求综合计划，计划中还包括一部分预测的物资需求计划（如抢修）。通过整合需求计划和供给计划，完善了物资需求计划管理的全程内部管理控制。结合批次计划上报和实施采购情况，对年度物资需求计划和批次计划进行监控和对比，避免发生漏报、错报。结合综合计划、财务预算的调整安排，对年度物资需求计划做到滚动修编，准确掌握物资需求计划变化，找出规律，不断提高物资计划管理工作水平。

1.2 典型案例分析，物资需求计划管理的内部控制。随着物资闭环管理系统在电力企业中的不断深入，以及物资需求计划管理控制理论与企业实际业务流程的有效融合，在物资闭环管理系统的需求计划管理内部控制逐渐显现出了一些问题，如采购范围计划批次错误、需求数量或者预算单价数量级错误、单位混淆、技术规范书不符合要求，或未挂接ID号、未满足项目合规性要求、物料选择错误、物资计划交货期不合理等。这些问题的出现，大大影响了物资需求计划上报率、合格率、准确率的提升。

针对以上指出的问题，提出完善物资需求计划管理的有效内部控制。

1.2.1 加强需求计划审核力度，从管理方面和技术方面加以改进完善。管理上加强考核，增强物资人员责任心；技术上严格把控，采取信息化手段审核。

1.2.2 严格执行计划批次安排，杜绝计划外采购和不合规项目物资上报。①结合项目建设进度，统筹安排编报时间，严格杜绝批次上报。②部门联动，严格工程管理程序，共同把关，杜绝不合规项目。③不具备招标条件项目，不得申报，杜绝不合规项目物资上报。

1.2.3 关注初步设计审查，加大设计复审力度，避免申报非标物资。①密切关注项目初步设计审查工作，设备材料严格比对国网采购标准。②对已选用的，积极组织设计院进行复审，选用可替代标准物资。③对确需选择非标物资的，需提供有权单位的初步设计审查意见。④需选用非标准物资，且无设计批文，经公司分管领导批准后上报。

1.2.4 合理确定物资需求计划交货期，提高计划执行刚性及准确率。①项目单位所填报的物资到货时间，不得小于“最短交货时间”。②从物资闭环管理系统提报需求受理截止日，加上招标和签约60天以及周期和运输时间。③按照项目进度要求，考虑交货、施工图设计、工程施工时间。④进行科学预测与有效监控，提高物资需求计划执行刚性及准确率。

1.2.5 做好需求计划的分级审核工作，进一步提高计划编报质量。①组织参加省公司物资计划审核会，学习交流各专业最新技术标准。②严格交货期、项目名称、工程电压等级、交货地点关键信息审核。③以物资闭环管理系统为基准，加强对概算价格审核，避免出现数量级误差。④加强对技术规范书与所选物料一致性审查；保证技术规范书选用正确。

1.2.6 加强沟通协调，确保物资需求计划如期上报。加强各部门沟通协调，避免出现因物料申请不及时造成计划延误上报。

1.2.7 加强业务培训，提升物资计划管理水平。掌握申报流程，传授初审技巧，巧用物资闭环管理系统的辅助功能，消除习惯性错误。

2 完善创新物资闭环管理系统的需求计划管理内部控制

完善物资闭环管理系统的需求计划管理内部控制方案的创新。①物资闭环管理系统的需求计划管理内部控制应用模式的创新。物资闭环管理系统的需求计划管理内部控制应用模式运用计算机系统对于物资采购实施统一的规划和安排，利用物资闭环管理系统对所需物资的申报、采购以及供应商情况进行全程监控。②物资闭环管理系统的需求计划管理内部控制制定流程的创新。从需求-管理-供应商三方的工作能否协调一致，环环相扣，决定了企业供应链效率的高低，而三方综合平衡的运作，保证了物资需求计划运行的速率。在需求单位申报计划时，根据不同的期限以及物料要求选择适当的需求预测方法，谨慎调整需求预测结果，做出符合实际科学合理的需求计划，在审核过程中根据历年数据建立动态需求库，与申报的物资需求计划进行对比并及時做出差异分析，根据差异分析调整需求计划使之更加准确，在选择供应商时通过建立完善的供应商管理体系，结合物资需求计划快速高效的选择战略伙伴，从而建立起一种多维平衡下的采购模式，切实提高了企业物资需求计划管理水平。③物资闭环管理系统的需求计划管理内部控制预测方法的提升。对于定性预测技术，依靠熟悉业务知识、具有经验丰富和综合分析能力的人员和专家，根据已经掌握的历年资料和直观材料，运用人的知识、经验和分析判断能力，对物资闭环管理系统的需求及预测进行了判断，通过定量定性预测方法结合分析得出的结果将大大降低了预测的误差。④物资闭环管理系统的需求计划管理内部控制预测审核的提升。对物资需求计划进行预测是保证在物资闭环管理系统中需求计划审核质量的关键，首先对物资与生产经营的关联特征进行分类，明晰不同物资的消耗特征；其次对各类物资依据物资需求的动因，利用历年数据建立物资需求的标准数据，将物资需求与业务量相关联；最后，根据生产经营计划推测不同活动的业务量，进而利用标准数据预测物资需求数量。

3 小结

实践证明，在应用物资闭环管理系统，需求计划内部控制完善中，建立物资闭环管理系统的需求计划管理内部控制体系建设，同时注重不断培训和持续改进，确保流程的执行力。对提高其物资采购效率，发挥其核心和龙头作用有重要作用。如今在推行物力集约化和精益管理的新形势下，建设以“集中管理，整合资源，业务协同、信息集成”为主要特征的物资闭环管理系统的需求计划管理内部控制是电力企业一件具有战略意义的大事，其能有效地提升电力企业整体管理水平，推动“两个转变”，为实现电力企业“一强三优”现代公司，创建国内外一流电网企业的发展目标奠定坚实基础。

参考文献：

[1]李德刚.闭环管理在电力企业的有效应用[J].华北电业，2014（05）.

[2]何君霞.电力设备状态监测闭环管理案例分析[J].电气技术， 2014（03）.

[3]刘敬军，孙权，周经伦.产品质量闭环管理系统研究[J].微计算机信息，2006（18）.

作者简介：田卫东（1966-），女，河北鹿泉人，国网山西省电力公司优秀专家人才，大学本科，高级经济师，主要从事物资管理工作；张文辉（1967-），女，河北唐山人，国网山西省电力公司优秀专家人才，研究生，高级工程师，主要从事物资管理工作。