探讨扫描病案的必要性和可行性

刘红云

重庆市涪陵中心医院信息科病案室，重庆408099

探讨扫描病案的必要性和可行性

刘红云

重庆市涪陵中心医院信息科病案室，重庆408099

现如今是网络信息时代，随着科技的迅猛发展，医学科学正在不断完善，医院的病案管理也已经逐步从纸质档案转换为扫描文档格式，也就是说电子档案将逐渐成为病案管理的主流形式。在今后的医学科技领域中，发展扫描病案是病案管理的必然趋势，也是社会进程的必然结果。该研究首先介绍了病案的相关信息，其次详细讲解了纸质病案的弊端和扫描病案的优势，最后叙述了扫描病案的必要性和可行性。

病案；扫描；可行性；必要性；探讨分析

一直以来，医疗机构的病案管理部门都是采用纸质档案来记录患者的住院相关信息，即纸质材料是记录病例仅有的一种形式。这种病案管理形式会给医务人员的工作带来很多不良问题[1]。比如说储存纸质档案的库房紧缺、病案查找不方便、保留时间比较短等。并且在一定程度上消耗了很多人力、物力以及财力等。纸张的保护比较困难，除了一些磨损、涂改、偷盗等一些人为因素的影响，还会遇到因如火灾、洪灾等的自然灾害的影响，造成的损失不可预计[2-3]。但病案经过扫描之后不仅不用担心上述问题，还能快速、安全地被医务人员查阅利用，所以说扫描病案是必要。

1 病案的相关信息

1.1 病案的定义

病案，顾名思义，是指记录病人疾病的档案。它的保存形式主要有纸质文档、电子文档、病理切片以及医学影像检查胶片等。它是医疗机构的病案管理部门根据相关的规定去规范的记录和保存病人疾病临床表现和诊断治疗情况的档案[4]。换句话说，它是医务工作人员完整地、客观地、真实地、连续地去观察记录病人的一系列病情变化、诊疗过程、临床效果以及最终转归的疾病诊疗过程的文件，它是医疗方面、教学方面、科研方面的基础资料，同时也是医学科学的原始档案材料。

1.2 病案与病历的区别

病案和病历是不同的，广义的来讲，病历包括病案。通常来说，病历指的是住院病历，即是处于运行中的、还未归档的病案。病人在医院内的全部病历最终都需要存档，存档之后即为病案[5]。若病人想要复制或者查阅病案可以根据规定进行程序性的向医院的病案管理部门申请。

2 纸质病案的缺点

①保存分散，难以查找，容易丢失；②内容是自由文本形式，字迹可能不清楚，内容可能不完整，意思可能模糊；③科学分析时需要转抄，容易出现潜在的错误；④只能被动地供医生作决策参考，不能实现主动提醒、警告和建议。

3 扫描病案的优点

3.1 缩小空间、便于管理

现如今，病案的数量呈逐年大幅度递增，即使现在很多医院的规模已经很大或者正在扩大，但除了医疗设备大批量的更新占用大量空间外，因为病案增长的速度比较快，长时间下去病案库房不堪负重。而利用扫描病案的技术来存储病案后，大量的病案资料得以存储到光盘上，在一定程度上解决了库房面积紧张的问题,大大地节省了库房的空间。此外，由于病案保存时间比较久远，编号和排架顺序比较混乱，下架，上架，倒架十分浪费时间和人力，再加上库房拥挤，给病案工作带来很多不便，而且容易出错。应用光盘技术扫描之后，按住院号排序，使用病案时可用计算机检索查询患者住院号、姓名，还可以使用激光打印机将病案还原，打印之后的病案盖上公章，在法律上与原件具有同等作用，非常方便，大大减少了人工操作的工作量，同时也提高了病案查询的准确性。

3.2 借阅便捷、效率提高

在病案实行扫描前，借阅者查阅病案资料十分麻烦，需要按照姓名或者疾病的索引去查找，程序较多，对需要交叉检索的病案查询时，使用手工操作无法解决，还有一些病案被借走后归还不及时，间接地影响了他人的借阅。在实行病案扫描技术后，用如光盘、切片等进行存储大量的病案信息，使用时可通过计算机快速查询，简单快捷，准确性大大提高，病案使用效率明显提高。

3.3 方便保管、不易丢失

扫描病案使病案管理从库房存储形式变为了光盘存储的电子存储形式，电子存储形式容量更大，保存时间更长，数据不会改变、不易丢失，避免了以往传统的病案管理的种种不便，大大地减轻了工作人员的负担。

3.4 优质美化工作环境、改善工作秩序

大量的病案扫描后，原始档案全部销毁，释放了大量的工作空间，库房的拥挤狭窄变得美观整齐，而且方便医护人员随时借阅，建立了良好的工作秩序。

3.5 提高医疗纠纷举证能力

通过扫描的病案，避免了纸质病案的缺页、漏项、语意模糊、书写潦草等问题，可能会对医院工作造成不良影响但却可以避免的错误明显减少，为举证倒置提供有力的法律依据。这不仅维护了医院和医护人员的合法权益，而且给医院名誉、经济效益都带来很多益处。

4 扫描病案的必要性

4.1 应用扫描技术保存管理病案在现今医院病案管理中的必要性

①病案需要进行备份，或者是使用光盘去记录下来。病案必须要保管好，是不能丢失的，它是医院病案管理部门的工作人员的一项重要任务，是工作人员的重要责任。但是不是每个医院都能保证病案一定不会丢失。若是医院没有完整良好的保存病案，那么当有医疗纠纷产生时，由于无法举证，败诉的可能性比较大。但若是能够运用扫描技术去复制并保存病案，然后盖上医院单位的公章，那么这份材料就可以和原件有着同样重要的作用。

②扫描档案在社会利用中是方便简捷的，应用扫描档案的技术可以帮助患者、医保单位以及公检法等去复印病案，既方便又快捷。外地的患者有需要时也可以传真，在一定程度上帮助患者节省了时间、金钱和精力[11]。扫面档案的效率也是相当高的，它省去了很多人力所不必要浪费的时间和精力，是纸质档案无法超越的。

③扫描档案在医院内的利用也是方便简捷的，使用计算机进行网络信息操作，可以便捷的、有效的为医务人员提供一些在医疗、教学、科研方面的网上信息服务，医务人员在办公室就可以直接查阅，省去了要去病案室查阅的时间，让医务人员有更加充裕的时间去为患者进行诊疗服务。

④通过扫描技术在电子阅览室就可以直接查阅医务人员想要了解的病案信息。医疗卫生服务水平比较高的、条件比较好的医院可以建立一个电子阅览室，方面医务人员去查阅。

⑤医院和医保服务中心联网之后可直接在网上进行查阅扫描病案。如果医保中心的医务人员想要审查、核对医保患者在住院阶段的真实的具体疾病治疗过程以及一些相关信息，可以直接在办公室内进行查看[12]。因为联网之后电子扫描的档案和纸质档案是完全相同的。

4.2 在病案管理中扫描病案的优质特征

①纸质档案长时间的查阅或是整理可能避免不了会有磨损、涂改或是丢失，甚至因为其他一些自然损害造成不必要的问题。

②扫描档案可以让更多人同时在网上进行查阅，即共同享用资源，这也是纸质档案无法与之相比的。

5 扫描档案的可行性

一般来说，县级的医院出院病案的情况很少，使用一台扫描仪器完全足够。而一台扫描仪器的价格大约在10000元人民币左右，一台带刻录机的计算机的价格和普通计算机的价格相差不多，只是略为偏高，也就是说想要完整的扫描记录病案的仪器的费用不是太多，各医院可以实现扫描病案的措施。相对于一些小医院来说，大医院的出院病案比较多，若是资金充裕，或者因工作的必要性，可以适时增加扫描仪器的数量，方便医务人员工作，并且要保证当天的病案当天扫描，不能放置或拖延。

[1]向明飞,高向涛,黄洁,等.条形码技术在病案归档中的应用[J].中国病案，2013，14（1）:51-52.

[2]黄鹏程,张欣.病案质量持续改进的必要性[J].中国病案, 2012,13(2):15-16.

[3]念华明.电子病案应用中存在的问题与改进措施[J].中国病案,2012,13(7):18-19.

[4]李海燕,施晓芬.电子病案质量管理方法探讨[J].中国病案, 2011,12(3):10-11.

[5]WANG Zhan-tao,ZHANG Qiang,LI Wei,et al.Disc scan paper medical records in our hospital applications try[J].National Medical Frontiers of China,2013,8(5):107-108.

[6]刘宏伟.强化大数据存储应用—提升医院电子档案管理质量[J].电子技术与软件工程,2014,4(11):197.

[7]李建敏,周冬梅,王磊.基于SAS体系的存储扩容技术[J].电脑知识与技术，2012，5（13）:14-15.

[8]巴江波,陈江.基于SAN冗余网络的医院存储中心的设计与应用华[J].中国医疗设备,2013,12(15):33-34.

[9]金晖.存储虚拟技术的发展及在医院的应用现状[J].中国医疗设备,2014,4(6):70.

[10]樊美娜,王凯鹏,葛佳.谈病案数字化扫描服务器存储扩容[J].中国病案，2014，15（12）:31-32.

[11]徐晓兰，周传军.谈病案借阅管理中存在的问题与对策[J].中国病案，2012，13（5）：8-9.

[12]何伟,马艳凯,马云娜,等.病案示踪系统应用的研究[J].中国病案，2013，14（12）:25-26.

Discuss the Necessity and Feasibility of Scanning Medical Record

LIU Hong-yun
Department of Information Science,Chongqing Fuling Central Hospital,Chongqing,408099 China

Nowadays is the era of network information,with the rapid development of science and technology,medical science is constantly improving,the management of medical record has gradually from paper files conversion for scanning document format.That is to say,electronic archives will gradually become the mainstream form of medical record management. In the field of medical science and technology in the future,the development of the medical record is the inevitable trend of medical record management,and is the result of inevitable result of social processes.This paper first introduces the relevant information of the medical record,secondly explains the disadvantages of paper medical record and the advantages of the scan,and then describes the necessity and feasibility of the medical record.

Medical record;Scanning;Feasibility;Necessity;Analysis

R197.322

A

1672-5654(2015）05(b）-0082-03

2015-03-02）

刘红云(1965-)，女，重庆长寿人，本科，档案馆员，研究方向：病案管理。