新形势下档案管理工作的思考

祁立芳

摘 要：新形势下，对档案管理现代化来说，既蕴含着机遇，又充满了挑战。目前，档案管理现代化仅仅处于基础建设、硬件投入、技术筹备和人才培训阶段。对如何改变这种现状，使人们认识到档案管理的重要性，推进档案管理现代化的进程，提高信息资源开发利用水平，提了一些建议和看法。

关键词：档案管理；现代化；新形势

中图分类号：G271 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2014）35-0240-01

档案管理现代化是档案事业不断发展、不断创新、不断实现的过程，是新时期档案事业发展的必然趋势。实现档案管理现代化，是档案事业生存和发展的内在要求，也是摆在全体档案人面前的一个紧迫的课题。档案管理现代化是指具有现代管理思想和管理知识的管理者以现代科技装备为载体，实现档案管理从传统的科学管理向现代科学管理而又与社会现代化发展同步的动态化过程。所以，档案管理现代化也是一个改革、创新、发展的过程，它是一个系统工程。

一、档案管理工作存在的问题

1.对档案管理现代化的认识落后

长期以来，由于受传统的计划经济体制的影响，加上一般人对档案工作重要性了解有限，致使人们对档案工作的意义认识得不够深入透彻，特别是一些领导干部对档案工作缺乏应有的正确认识，直接导致了档案工作的困难。认识落后突出表现以下几个方面。一是观念僵化。人们不能将档案工作与市场经济体制的需要联系起来，看不到档案工作对市场经济体制运行的所能形成的巨大影响和作用。一般人将档案看做经济发展的包袱，很难将档案看做是市场经济运行中的必不可少的信息资源，更看不到它的巨大的经济与社会效益。因而也就更难谈什么建立档案工作市场，把档案工作推向市场，建立起诸如劳务档案市场、技术档案市场和其他的档案市场了，至于建立起系统、全面、细微的档案大市场的目标要么是没有，要么就是陷入空谈。二是看法片面。人们认为，档案工作仅仅是一些纸纸片，与单位的其他工作如经济、人事等相比完全是次要的，因而也只能居于次要地位，在会议中讲重视，但在实际的工作中轻视。三是管理放任。尤其是领导人对单位的档案管理工作缺乏计划于目标，得过且过，完全放任档案工作毫无活力与效率的进行，对档案现代化更是没有什么想法。

2.档案标准化程度低

进行现代化档案管理，档案工作标准化是必要条件之一，是档案管理现代化的一个重要组成部分。我国档案管理标准化工作是从20世纪80年代开始的，国家标准局组织拟定和制定了一系列标准化文件，使我国标准化逐步形成一个体系。由于档案自身的复杂性，我国档案管理体系亦比较复杂，分散管理是其突出特点。由于历史的原因，档案管理走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个单位根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案系统应用软件都没有遵循国际标准，功能单一、标准化水平低、数据不完整，致使大多数档案无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，档案的发展存在着很大盲目性。这种状况发展下去，势必给档案网络化建设和资源共享造成隐患。标准化程度低影响了档案管理现代化发展进程，造成大量低水平的重复建设，令计算机档案管理系统只能停留在辅助管理的位置上无法继续向前发展。

3.现代化的人才不足

档案管理现代化的前提是人才现代化。实现档案管理现代化，要求档案人员既要掌握先进的科学技术知识，能够进行新技术、新设备的日常使用、维护和更新，同时要具有先进的管理技能、较高的文化素养。从目前人员现状来看，许多机关、企业、事业单位的文书、档案管理人员，大多数还停留在收发、查找的阶段，缺少现代化管理的基本知识，没有掌握现代化设备的操作技能。

二、几点建议

1.必须更新观念，增强档案管理现代化意识

管理观念现代化是档案管理现代化的灵魂。档案管理现代化的首要内容是管理思想的现代化。如果档案人员没有现代化意识，就会影响档案管理现代化的进程。没有档案管理观念现代化，即使有一流的档案保护和管理设施，也不能称其为档案管理现代化。在实现档案管理现代化的过程中，档案工作人员要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念，建立与时代合拍的档案意识，切实转变计划经济时代形成的对档案重管理轻利用、等客上门、封闭保守等思想观念，实现档案管理的被动式服务为主动式服务，将封闭式服务转化为开放式服务，使档案工作更好适应经济社会发展的需要。

2.加强标准化建设

档案管理标准化是档案管理现代化的一项重要基础。档案管理现代化是建立在先进的技术、严密的分工和广泛协作的基础上的。信息时代，档案信息的共享与网络的沟通更依赖于统一的标准来进行规范，如各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资料的共享等，都需要通过制定和建立各类档案管理标准，形成档案管理标准体系，只有这样才能够确保档案管理现代化各项工作的有效实现，遵循标准，推进标准。在档案管理系统建设中常常遇到过分强调本单位特殊性，管理方式不可更改的情况。这种实质上无视标准化、拒绝采用标准的做法极其有害。有些标准的制定需要耗费巨大的人力、物力，不但涉及数据格式，还将涉及运行环境等诸多因素，本身就包含不止一项的复杂课题，更应统一领导，集中力量，锲而不舍，不断推进。

3.提高档案工作者的总体素质

当前，档案现代化管理的主要内容和核心，就是计算机技术的应用，即档案计算机管理。档案工作人员必须掌握现代化信息技术，熟练运用电子计算机以及各类现代化办公设备来进行电子文件的制作、使用和维护。要保证档案系统现代化管理工作有序、正常、持续的发展，必须做到：（1）在现有基础上积极创造条件，想方设法引进急需人才；（2）从提高整支队伍素质着手，对档案工作者分层次进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育，培养一支具有一定数量和质量的年轻的档案生力军，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具有较强的开拓创新意识。

[责任编辑 王 莉]endprint