基层央行办公设备配置与管理绩效审计实践与思考

侯春梅

办公设备配置与管理是支持央行履职的一项基础工作，对保障正常业务运行和办公管理具有重要的作用。近年来，政府部门办公设备的配置与管理情况日益成为各级审计机构关注的重点领域，在此背景下，开展办公设备配置与管理绩效审计具有较为重要的现实意义。本文结合实际，从办公设备配置与管理的视角对如何构建办公设备配置与管理绩效评价指标进行了探讨，并以某地市中支办公设备配置与管理情况为例，评价了办公设备配置与管理的经济性、效率性、效果性，深入分析了影响绩效的因素，提出了提高办公设备配置与管理绩效的意见和建议。

一、评价指标体系构建

（一）审计目标及评价指标体系构建的原则

办公设备配置与管理绩效审计的主要目的是，促进基层央行进一步完善制度、改善管理、节约资源，提高资源配置与管理的水平和效能。根据确定的审计目标，在设定评价指标中需遵循以下四项原则：

1相关性原则。审计目标是选取评价指标的标准。选定的评价指标必须与审计目标相关联，能说明和实现审计要达到的目的，否则，再易于可得的指标都不是恰当的指标。

2全面性和关键切入点相结合原则。审计指标不可能面面俱到，事无巨细，这里借鉴“关键绩效指标（KPI：Key Performance Indicator）”法中“二八原理”的管理理念，从每个业务环节中找出“关键点”或“关键影响因素”，设置绩效指标，以达到以点带面、以小见大的效果。

3可操作性原则。一是选定的评价指标要科学合理、客观公正，即达到审计的目的，又要得到被审计单位的认可，要清晰简明、实用，易于判断、理解和接受。二是评价指标要便于计算和采集，是可测和可获得的。

（二）指标体系框架构建

根据“关键绩效指标法”理论，构建评价指标体系的总体思路为（如下图）：

明确审计目标

确定关键审计领域

设计关键绩效指标

评价该审计领域绩效

具体为：办公设备配置与管理绩效评价指标体系分为三个层次。第一层次是关键审计领域，它是实现审计整体目标主要组成部分，分为4个方面，即配置与管理的基本情况、经济性、效率性、效果性。第一个方面主要为合规性内容，后三个方面主要为绩效性内容。第二层次是对4个方面的关键影响因素的进一步分解，确定为14个评价指标。第三层次是对每个关键影响因素再次进行具体的分解，确定为34个评价指标。同时，对各个指标赋权采用较为简单实用的德菲尔法（Delphi Technique），即函询调查法，将办公设备配置与管理绩效审计的目的及评价指标架构表，用函的方式向相关领域具有管理经验的专家提出，先让他们根据自己的经验给每个指标确定权数，然后把他们答复的意见进行综合，再反馈给他们，如此反复多次，直到认为合适的意见为止。办公设备配置与管理绩效审计评价指标评分体系表如下：

评价项目评价指标主要分类指标标准分值

实际得分

（一）办公设备配置与管理基本情况（20%）

1人员配置的科学性（20%）

办公设备的管理人员配置是否到位，是否按规定办理交接手续。（50%）100

集中采购管理委员会成员和集中采购评审人员库成员是否符合规定。（50%）100

2规章制度的健全性（20%）各项工作制度、业务流程、岗位职责等内控管理制度是否健全，更新是否及时。（100%）100

3制度执行的有效性（40%）

设备采购制度执行有效性（40%）

是否按规定编制需求计划、采购计划、采购预算（20%）100

应纳入集中采购范围的设备采购项目是否均实施集中采购（40%）100

评审、签约、验收、付款、入库等重要环节的操作是否合规（40%）100

设备管理制度执行有效性（30%）

是否健立相应的登记簿，对固定资产或低值易耗品进行有效管理。（100%）100

监督机制的有效性（30%）

是否按规定的内容、频率等要求进行清查和监督检查。（50%）100

监督检查发现问题未进行有效整改。（50%）

100

4账务信息的可靠性（20%）

账务处理不及时。（20%）100

账、实不符，存在有账无实或有实无账的现象。（80%）100

（二）办公设备配置与管理的经济性（30%）

1办公设备采购或取得的节约情况。（50%）

办公设备购置支出增减率（20%）

电子设备购置支出增减率（40%）100

机械器具购置支出增减率（30%）100

其他办公设备购置支出增减率（30%）100

办公设备购置支出人均增减率（20%）

电子设备购置支出人均增减率（40%）100

机械器具购置支出人均增减率（30%）100

其他办公设备购置支出人均增减率（30%）100

采购成本市场差异度（20%）

电子设备采购成本市场差异度（40%）100

机械器具采购成本市场差异度（30%）100

其他办公设备采购成本市场差异度（30%）100

零星采购率（20%）

电子设备零星采购率（40%）100

机械器具零星采购率（30%）100

其他办公设备零星采购率（30%）100

集中采购资金节约率（20%）100

2办公设备配置数量和标准合理情况。（30%）

办公设备人均占有数（35%）

电子设备人均占有数（50%）100

其他办公设备人均占有数（50%）100

不当配置比率（35%）电子设备不当配置比率（100%）100

库存率（30%）

电子设备库存率（50%）100

其他办公设备库存率（50%）100

（二）办公设备配置与管理的经济性（30%）

3办公设备后续消耗的适当性（20%）

办公设备后续支出平均量（100%）

打印机、复印机年平均消耗用纸量（25%）100

打印机、复印机年平均消耗硒鼓量（25%）10

计算机年平均消耗光盘量（25%）100

电话机年平均通话费（25%）100

（三）办公设备配置与管理的效率性（30%）

1办公设备集中采购效率（50%）

集中采购计划执行率（35%）100

集中采购计划外采购比率（35%）100

集中采购任务及时完成率（30%）100

2办公设备日常管理效率（50%）

设备利用率（25%）100

设备更新率（25%）

电子设备更新率（40%）100

机械器具更新率（30%）100

其他办公设备更新率（30%）100

设备日常维护满意率（25%）100

设备故障平均维修天数（25%）100

（四）办公设备配备与管理的效果性（20%）

1员工满意度（20%）100

2设备配置满足率（20%）

电子设备满足率（40%）100

机械器具满足率（30%）100

其他办公设备满足率（30%）100

3设备完好情况（20%）100

4超期正常使用率（20%）

电子设备超期正常使用率（50%）100

机械器具超期正常使用率（50%）100

5非正常损失率（20%）

电子设备非正常损失率（40%）100

机械器具非正常损失率（30%）100

其他办公设备非正常损失率（30%）100

（三）评价指标分值计算和评价结果设定

上述评价指标架构计分系统按照指标层级分三个计分层次，采用加权计算方法，按百分制计分。首先计算每个主要分类指标的实际得分。定量评价指标主要采用查阅资料、现场核查、统计计算、比较分析等方法，分别计算出每个指标的实际分值；定性指标主要采用资料查阅、询问、座谈等方法，由审计人员根据审计情况进行定性赋值。其次，根据加权计算法，设定绩效评价关键领域分值为A、权重为a，关键影响因素分值为B、权重为b，关键评价指标分值为C、权重为c。每个层次指标计算如下：

C=关键评价指标实际得分×c

B=∑ni=1C×b

A=∑ni=1B×a

绩效评价总分值=∑ni=1A

依据上述评价指标及评分标准计算综合评价分值，按分值将评价结果设定为 A、B、C、D四个级次。A级，综合评价计分值在90分以上，办公设备配置与管理情况较好，能够科学地配置并充分利用办公设备，控制管理规范，工作效果明显。B级，综合评价计分值在80-89分，能够合理地配置和利用办公设备，控制管理有效，在配置与管理过程中存在着一些缺陷和弱点，但对绩效管理工作影响较小。C级，综合评价计分值在70-79分，能够较合理地配置和利用办公设备，管理比较规范，但工作效果不明显，在配置与管理过程中存在着一些缺陷和弱点，对绩效管理工作产生了比较明显的负面影响。D级，综合评价计分值在69分以下，办公设备没

有得到合理的配置和利用，管理控制弱化，存在着较大资产损失风险。

二、办公设备配置与管理情况评价

以对某地市中支2011年、2012年办公设备配置与管理绩效审计为例，根据审计中发现的问题，结合上述构建的评价指标，综合评价结果为B级。即：审计期内，办公设备内部管理制度较为健全，管理较规范；但在办公设备配置的经济性、管理的效率性和效果性方面还存在一定不足，影响了办公设备配置与管理的绩效。具体如下（如图1）：

（一）办公设备配置与管理基本情况分析

办公设备配置与管理的基本情况，主要从人员配置的科学性、规章制度的健全性、制度执行的有效性、账务信息的可靠性四个方面进行评价。从审计结果分析看，该行存在以下问题：一是对低于2000元，达不到固定资产标准的打印机、碎纸机、传真机、保险柜、办公桌椅等办公设备，缺乏领用、清查、报废等日常管理制度及措施，存在资产损失的风险。二是个别电子设备账务上已做报废处理，实际仍在继续使用，但没有载体对此进行后续登记管理，存在报废管理漏洞。三是存在个别固定资产信息登记或更新不及时的现象。上述问题表明，该行办公设备配置管理的规范性需进一步加强。

（二）办公设备配置与管理的经济性分析

办公设备配置与管理的经济性，主要从办公设备采购或取得的节约情况、办公设备配置数量和标准合理情况、办公设备后续消耗的适当性三个方面来评价。从审计结果分析看，该行存在微型机人均配置数量较多，个别笔记本电脑配置标准较高，打印机配置结构不合理，个别采购的相机库存时间过长等经济性不足等问题，需进一步改进。

（三）办公设备配置与管理的效率性分析

办公设备配置与管理的效率性，主要从办公设备采购和日常管理的效率性两个方面来评价。从审计结果分析看，该行存在以下影响效率性的问题：一是集中采购管理计划性不足，审计期内实际执行的26项办公设备采购中，有15项是第四季度追加的，占比达5769%，采购项目的计划性有待进一步增强。二是个别科室闲置微型机、传真机未交回科技部门处理或调剂使用，影响了办公设备日常管理效率。