重视档案是做好法院审判工作的基础

李彦明

近年来，唐山市中级人民法院档案工作取得了长足的进步，以2012年搬迁新综合审判大楼为契机，我们瞄准规范化、标准化、科学化目标，彻底改善了硬件环境，配置了先进的管理设备，扫描了文书档案和主要业务卷宗，机关档案工作目标管理认定跨入省5A级先进行列，档案工作不仅为审判工作和各项社会事业提供了优质服务，也成为全市机关单位的一道亮点。

随着经济转型升级的不断深入，越来越多的社会矛盾和问题以案件形式进入司法领域，人民法院审判案件的数量日益增加，档案工作的任务越来越繁重，档案服务审判工作和社会各项事业的作用也越来越明显。我是从基层政法口干起的，中间又担任过地方政府、党委主要领导职务，档案的价值和作用我深有体会，如果说过去重视档案工作更多的是从宏观层面多一些，那么在法院院长岗位上，则更多的体现在组织领导和具体工作上。我认为，做为法院院长，只有充分认识到档案工作的重要性，真正把档案工作摆上位、抓到位，才能最大限度发挥好档案的作用，为审判工作和其他各项工作提供服务和保障。

重视档案才能促进事业发展

档案是人类活动的真实记录，是第一手的原始材料，是人们认识和把握客观规律的重要依据。国家的各项事业都离不开档案，无论是政治、经济，还是科学、文化、教育，离开档案都无法正常运行。就机关单位来说，档案中包含重要的事实、大量的经验，只有借助这些记录，各单位才能正常处理日常工作，才能保证管理、决策上的连续性。对于人民法院来说，成千上万案件卷宗，储存着大量纠纷原貌，关系到千千万万当事人的切身利益，如果不加强档案管理，会造成不可估量的损失。

江泽民同志在上海市档案馆的题词中说的好，“档案工作有它的特点，就是平时不起眼，也不引人注目，但是，一旦当你需要时，如果平时工作没有做好，临渴掘井，就悔之晚矣”。现在有些领导干部比较浮躁，只重视眼前利益，不尊重历史，不重视档案。我做县长、书记时，每次开会都要讲，领导干部要重视档案工作，勤抓档案收集，经常看档案、琢磨档案，从档案中领会前人处理有关事件的道理，从中认识社会发展的规律，吸取经验，取长补短，推动工作。当中级法院院长后，我更加认识到档案工作的重要，将档案工作提上党组议程，纳入党组工作，认真营造档案工作的良好氛围。我有深刻的感受，一个单位档案管理的好，档案工作开展的好，它的整体工作也必定走在前面。只有深刻认识到档案工作的重要意义，切实重视档案工作，解决档案工作中的实际问题，档案工作才能开展得有声有色，才能促进其他工作的发展。

诉讼档案是法院工作的保障

法院档案工作是“记载审判历史、传承司法文明”的重要工作，这种重要性是由法院的工作性质决定的。人民法院是国家的审判机关，在行使审判权的活动中所形成的诉讼档案、文书档案都是特有的，是党和国家的宝贵财富。对于检查总结人民法院执行党和国家的政策、法律、法令等经验，对于国家立法，对于维护社会主义民主与法制，平反冤假错案等等，都具有不可估量的重要作用。

诉讼档案管理工作是整个法院工作不可缺少的一项专门业务，是提高人民法院工作效率和工作质量的必要条件。到法院工作后感觉到，人民法院各项工作确确实实离不开档案工作的积极配合。

诉讼档案是审判工作的依据。比如，一审案件要依据侦查、起诉程序中形成的档案来审理，二审要依据一审案件形成的档案来办理。这其中的案件事实不是原始状态的事实，而是体现在档案中的过去的事实记录。以事实为根据，实际上是以体现在档案材料中的事实为根据。离开档案，就无从审查和认定案件事实。再比如，前些年复查历史案件，因为当时案件材料比较简单，不能全面地反映案件事实，就给复查工作带来了很大的困难。在其他方面，如司法统计分析，或对案件进行研究、总结经验，也离不开对诉讼档案的利用。正确、充分地利用诉讼档案，不仅能够准确地审理案件，也能够为法院制定工作制度、正确决策提供科学依据。

诉讼档案为总结审判工作经验、编纂法院历史，为法制宣传教育，为国家立法工作等都提供了丰富的素材。如，诉讼档案为法律院校的教学提供了丰富案例，为教育人民群众增强法制观念、遵纪守法提供可供参考的典型。在整顿社会治安，打击严重刑事犯罪的工作中，法院干警利用司法档案，从不同的角度研究分析各类案件，写出专题材料，对打击刑事犯罪起到了重要作用。

抓好档案工作是领导干部的职责所在

担任唐山市中级法院院长以来，我始终坚持“好的传统不能丢，新的模式引进来”的工作思路，运用新技术、新方法，创新管理、科学管理，努力打造法院系统档案工作的新标杆，开发利用的好典范，当事人满意的好窗口。

一是重视档案、健全体制。我始终把档案工作摆在突出的位置上，经常过问档案收集工作、档案信息化工作，对相关部门工作怠慢、不予配合的情况，点名约谈中层干部；对档案工作中出现的困难问题，召集党组会，重点协调调度，并从人财物上给予大力支持，帮其消除障碍，助其顺利发展。

为了加强对本院档案工作的组织领导，我亲自担任档案工作领导小组组长，主管办公室工作的党组副书记、副院长为副组长，下设办公室，形成院长分管、办公室主任主管、档案人员具体管的档案工作管理机构，集中统一管理档案，由业务部门立卷整理，档案室签收归档。制定和完善了档案工作的各项规章制度，做到了档案工作有法可依，有章可循，保证了档案工作的有序开展。

二是配强人员、狠抓管理。面对档案人员不足的情况，克服“案多人少”矛盾，专门招录一名档案专业大学生，安排到档案管理岗位，并从业务庭抽调优秀书记员补充到档案管理岗位工作，保证了档案工作部门始终有5名相对稳定的管理人员，其中既有经验丰富的老同志、又有态度认真的大学生，既有耐心细致的女同志、又有能干重活的男干警，形成业务上传帮带，工作上追求快，技术上接纳新的档案工作氛围。采取在职培训的办法，对现职档案员进行档案管理和软件使用知识培训，全面提高档案管理人员的政治、业务素质和档案工作能力。

为了加强档案室基础建设，在筹建市中院综合审判大楼时，就召集设计人员、档案专家对档案室进行规划设计。档案室的位置、布局、大小等方面都经过了充分论证，地板进行了承重特殊处理，形成了现有的规模。严格实行三室分设，库房560平方米，阅档室40多平方米，办公室70多平方米。按照现代化档案室的要求，参照先进档案室的标准，进行硬件配备，采用自动灭火装置确保符合档案保管要求；采用恒温恒湿空调自动调控温湿度；采用智能密集架科学有效管理档案，此外还安装了防盗装置、监控设备，配置了扫描设备、防磁柜等等，可谓一应俱全，实现了档案室的规范化、标准化、现代化。目前室藏档案共有14万余卷，门类齐全，其中有文书档案、诉讼档案、会计档案、法医档案、照片档案、光盘档案、实物档案等。均按照各类档案的整理要求进行了规范整理，符合国家标准。

三是大力扫描、发展信息化。唐山中院一直致力于大力推动档案信息化建设。早在2005年就引进档案管理专业软件—科怡档案管理系统，用了一年多时间，对全部文书档案和主要业务档案文件级目录进行了录入，方便了检索利用。2010年又引进法院审判流程管理系统，实现了诉讼案件从立案到归档利用的动态管理。

我来之后，累计投入了300余万元，购置了档案数字化设备，引进通达海档案管理系统，对全部文书档案和主要诉讼档案原文进行了扫描，实现了数字图像与目录数据的挂接，完成了局域网内的互联互通。现如今，在内网的任何一台电脑上，只要有相应权限都可以查阅档案，做到了网上办公、无纸化办公。

四是注重开发、有效利用。保存档案最重要的目的就是为了利用，只有利用才能体现档案的价值，只有利用才能使“死”档案变“活”。为此，我们一方面从改变借阅利用环境入手；一方面从编制档案汇编、档案丛书努力，充分挖掘档案的潜在利用价值，为审判工作和社会发展保驾护航。

在接待利用方面，提供了宽敞明亮、摘抄复印方便、检索工具齐全的利用室，指定熟悉室藏、调卷迅速的档案工作人员负责对内外调阅档案。使用微机、手工目录、帐册、交接薄和密集架标签等多种检索工具相结合的调档方法，提高了查找速度。每年接待查阅档案人员达800余人次，调阅档案近千卷，复印档案近万页。

在档案编研方面，续编《全宗介绍》、《年鉴》、《组织机构沿革》，撰写了《档案利用效果实例》、《档案规章制度汇编》等，有效地服务于审判、服务于社会。

当前，司法公开是法院工作的重点，唐山中院在深入推进司法公开三大平台建设的同时，把网上预约查档作为今年的三大特色亮点工作之一，大力推进。此外，还利用电话预约、现场预约等多种方式，针对不同人群、不同需求，拓展了预约查档服务的覆盖面，真正把司法为民的理念落到了实处。

近年来，在上级法院档案业务部门和省、市档案局的具体指导下，通过不懈努力，唐山中院档案工作取得了一定的成绩，多次受到省高院和省、市档案局的表彰，每年都被评为档案工作先进集体，特别是在档案工作管理晋升工作中，连续3年连升3级，2013年以全省高分97.9分的佳绩，通过了省档案局的机关档案工作目标管理5A级认定，走在了全省法院系统的前列。但和最先进单位相比我们还有一定差距，尤其是档案信息化管理利用水平尚需进一步提升。今后我们将进一步规范管理，严格要求，提高自身素质，增强服务意识，提升服务水平，努力推动档案管理工作再上新台阶。