使用Excel开展计算机审计实例分析

王山江

近年来，留坝县审计局大力推进计算机辅助审计，虽然大多被审计单位没有使用计算机电算化，无法使用AO审计软件来进行审计，但该局仍紧密结合自身工作特点，发掘计算机审计的新思想、新方法，在审计中取得了较好的成效。Excel作为微软Microsoft Windows和一个组件，其使用面非常广泛，通用性高，可以处理的数据源多，大多数原始数据不需经过转换，即可直接导入到Excel中进行处理，而且对其大多数操作的过程都是可逆的，使用者可以很方便地进行数据调试及查错。在应对一些特定的、零散的数据方面，Excel是一款强大而且通用的数据处理软件，发挥其长处对审计工作有着重要的促进作用。

一、使用Excel的排序功能

该局在对某单位进行审计过程中，因被审单位账目不清，审计组需要根据其分别记录的两本账薄，重现其现金日记账。此时，审计组利用Excel将两本账的现金科目记录全部过到sheet1中，然后利用Excel的排序功能，对其记账日期进行升序排序，即可得合并后的现金日记账流水，再根据其现金的期初库存数，从而可以很容易地将每天的现金余额结算出来。

二、借助VBA实现两个表单的对比

在一次对医院库存药品的审计过程中，需要对两个各含相同字段的Excel电子表单进行逐格对比，找出不一致的地方。因为数据量大，审计组借助了宏来进行操作，编写了相应的VBA代码，通过运行VBA代码，两个Excel电子表单不一致的单元格会被显示为红色，这样审计人员在很短的时间内，就顺利完成了两张电子表格的对比工作，为审计实施节约了大量人力和时间。

三、Excel同SQL协同处理

在对某医院的库存药品进行审计时，需要对其提供的Excel表格中的某些数据按特定条件进行筛选出来，形成一张新表。审计组借助VBA直接在Excel中运行宏来实现SQL操作，采取的方法是先将Excel电子表单导入Access，然后利用Access的SQL查询功能完成相应的操作，再用Excel导入Access的mdb文件，将其恢复为Excel格式进行后续处理。这样做虽然没有直接在Excel中使用VBA来操作那样直接，但却减少了编写VBA代码的工作量，一定程度也降低了出现错误的可能。

四、条件处理函数大有可为

很多时候，我们对数据需要进行条件处理，如有条件的汇总，使用Excel的SUMIF函数即可轻易实现，比如在EXCEL中，A2：8为员工性别，B2：8为对应工资，如果需要汇总男员工的工资，使用公式SUMIF（A2：8，"男"，B2：8）即可。此外，Excel中的条件计数函数也很实用。如需要汇总单元格A1至A100范围内大于1000的数有几个可以使用countif（A1：A100，">1000"）来轻易实现。Excel的条件处理函数在数据分析及统计时，使用较为广泛，通过日常使用情况来看，审计人员有必要掌握Excel的条件查询函数用法。

五、灵活使用Excel筛选功能

使用Excel筛选功能，可以轻易查找符合一定条件的数据，更为强大的是，Excel的筛选功能多条件使用，结合其自定义筛选功能，可以实现复杂的数据处理过程。如某项目审计中，审计组需要在审计表中查出动工时间在2008年以前，投资在300万元以上的教育投资项目，这时正好使用数据筛选的功能，对动工时间、投资额、项目类别这三列进行选择，生成的表中就是符合条件的数据。此外，对于大量的数据，还可以使用“筛选编号”功能，找出前几位的记录。Excel筛选功能是审计时使用频率最高的功能之一，熟悉使用此功能，能显著提高Excel辅助审计水平。

六、扩展Excel功能

在工作中，审计组时常需要对Excel的原始数据进行处理后再使用。对于海量的单元数据，平时使用最多的莫过于VBA了，使用这种脚本语言，可以自动化实现很多数据处理操作。但VBA因其自身代码特点，不易编写，容易出错，且不易查错，因此在实际工作中，我们曾尝试使用Python（一种计算机脚本语言），直接对Excel文件进行操作，处理其中数据。Python的代码编写较为容易，程序结构便于把握，出错机率明显降低，排查问题也比较容易，操作更加灵活，容易上手，有利于工作效率的提升。（作者单位：留坝县审计局）