基于数字环境的民生档案共享探析

胡有红

摘 要：随着改革开放的深入发展，民生档案的需求日益增加，如何实现档案资源的集约化管理、便利性使用，成为当今档案人必须面对的重大课题。本文以档案资源“共建共享”为出发点，从必要性、亟需解决的问题和构建模式方面，对“共建共享系统”进行了探讨。

关键字：民生档案；档案资源；数字化；信息共享

民生档案从字面上来理解就是指机关团体、社会组织和个人形成的与社会大众利益直接相关的一类专门档案，是对民生问题的原始记录和真实反映。从外延上看，民生档案是指教育、就业、分配、社会保障、医疗卫生、城建环保、公共管理等民生领域中形成的各类涉民档案。基于上述分析，我们将民生档案内涵描述为：社会组织与个人在民生建设的过程中所形成反映民生相关状况的档案，具体包括社会层面上的民生档案与个人层面上的民生档案，两类民生档案共同构成民生档案体系。

民生档案是承载过去、传递信息、服务大众的民生资源。在民生档案日益被重视、政府部门主动提供服务功能的今天，中国各个政府机关部门都在寻求实现资源整合最优化、服务效能最大化的突破，如何适合和最大程度地利用数字环境所带来的积极变化，进而来推动民生档案的进一步发展，成为摆在档案工作者面前的一个重大课题。

1 打破信息藩篱，满足民生需求

（一）民生档案查档需求日益迫切。随着改革开放持续深入和经济社会不断发展，民生工作已经越来越多渗透到社会生活的各个方面，对于推动经济社会发展、促进精神文明建设和民主建设起着越来越重要的作用。民生档案正是档案部门在回应党和政府贯彻落实科学发展、全面构建和谐社会的背景下应运而生的。尤其是近几年，国家各项惠民政策的出台，客观上推动民生档案的需求日益增加。因此，民生档案如何收集好、整理好、保管好、利用好，来为民生工作服务，成为摆在每一位档案工作者面前的真实难题。

（二）档案资源条块分割。各系统、各专业档案馆之间的条块分割和档案保密工作的限制，造成找到所需档案往往要经过很多手续，跑好多地方，经过了很多麻烦后，有的人甚至还找不到自己所需的东西，这样既费时又费力。因此，整合好档案信息资源就变得十分重要，只有有序的档案信息资源才能为人们所利用，整合并建立起公众档案信息应用系统，能有效地缓解这一实际问题。

（三）档案数字化建设发展迅速。为便于档案的查找利用，各级国家综合档案馆每年都在档案数字化建设方面，投入一定的经费，经过多年发展，各级国家综合档案馆数字化建设成果日益显著，甚至有的档案馆实现馆藏档案90%以上的数字化，为档案的在线共享利用提供了数据资源支撑。

（四）档案信息化建设发展。自 2002 年《全国档案信息化建设实施纲要》正式发布，我国的档案信息化建设进入了系统阶段，如今档案信息化建设已经取得了很大的成绩，档案信息基础设施正飞速发展，据不完全统计，全国各级各类档案馆、档案室计算机已发展到约 35000 台，网络服务器 2000 多台，截至 2006 年底，国家综合档案馆网站建立的比例已达 57.5%，高校档案网站的建立的比例更是达到了66.3%。由此可见我国档案网站体系已初见规模，档案系统的局域网网络体系建设已基本完成，档案系统的广域网网络体系上站点已达 2000 多个，这为档案信息资源的整合与共享提供了较好的基础。

2 以问题为导向，以“三个建设”为抓手，推动档案信息共享

（一）加强标准化建设。档案数字化建设标准包括《各级国家档案馆接收电子档案管理办法》、《档案数字化工作规范》、《档案信息交换与共享管理办法》、《数字档案馆建设规范》等，特别在“十五”和“十一五”期间制定了大量标准。总体来讲，档案数字化工作的相关标准的确不少，内容涉及纸质档案数字化的格式、机读目录的格式、档案管理系统的功能及数字档案馆的建设规范等。然而，档案数字化工作的相关标准大多为推荐标准，各档案部门既可以采用也可以不采用，尤其是级别低一些的档案部门，限于人员知识的有限，根本就不知道還有相关标准，实际工作中各行其是。档案数字化工作的相关标准数量很多，但都没有强制约束力，很多档案部门都另辟捷径，采用自已的标准和要求，如此一来，在大统一的情况下，小差异又很多，这些差异在全社会档案信息资源建设过程又成为不可逾越的障碍，使档案信息资源整合的难度大大上升，进而影响到档案信息资源的社会共享。

鉴于此，加强标准化建设，坚持规范性原则，统一规范，具体工作上应续编、修订现有的标准，完善档案信息化方面的标准体系，并抓好标准的实施。尤其是加强强制标准建设的力度，是现阶段档案信息资源建设与整合时期需要解决的首要任务之一。

（二）强化档案数据库建设。档案数字化工作虽然很早就有一些尝试，但前些年没有广泛开展，全面、深入的档案数字化工作是近几年才逐步实施。馆藏数量庞大、数字化工作任务繁重与配备的专业人员较少形成了很大的矛盾。省、市级档案馆目前基本上已经完成案卷级或文件级目录数据库的建设，全文库的建设正在进行，比起目录级数据库建设，全文级数据库的建设需要花费的人力和物力更加庞大，工作量也更加繁重。

档案信息资源建设的核心任务是建立档案全文数据库，档案全文数据库是档案信息资源整合与共享的基础，全文库建设的好坏将直接关系到档案信息整合的全面性与系统性，关系到档案信息深度开发与专业服务的质量，并最终影响到档案信息资源共享。截止目前我国还没有建立起全国统一的档案门户网站，也没有构建起大规模的国家档案数据库，还无法实现对外一体化的档案信息服务。另外，虽然我国各级各类档案馆已经普遍使用计算机辅助档案管理，各类档案管理软件也已开发出来并投入到档案馆的日常工作中，数字档案馆建设已取得初步成效，但依然发展迟缓，不但制约了数字档案馆的发展进程，也直接影响档案信息资源的整合与共享。因此，依托电子政务建设，建立档案信息化建设保障机构，尽量获得档案信息化建设的财政支持，并将档案资源建设纳入当地“智慧城市”发展规划，构建一个基于计算机网络环境的、管理一体化、资源数字化、服务网络化的档案资源管理系统，保障档案信息资源的共享。这就要求档案信息资源库建设是目前必须打好的基础工作之一。

（三）开展安全保障体系建设。安全，是档案工作的生命线。电子档案的安全也分为载体安全与信息安全两大方面，电子档案的安全是近年档案界研究的热点问题之一。与传统的纸质档案相比，电子档案的安全是一个技术性很强的复杂问题，电子档案载体安全涉及载体的种类，硬件升级后的识别与兼容性，以及自然灾害和人为破坏等；电子档案信息安全涉及的层面有很多，有来自硬件的破坏、软件及应用程序中潜伏的病毒、操作系统中及管理系统中的操作权限及黑客攻击等。电子档案信息的安全保障是一个重要的问题，是档案信息资源整合与共享的安全卫士。

3 加强顶层设计，构建共享系统

信息化背景下以共享为目标的档案信息资源整合系统是基于各个档案管理节点，充分整合本单位档案的上级应用系统。它集档案管理、档案利用为一体，是一个面向用户的软件系统，在该系统中，庞大的数据库是档案管理者和档案用户的共同对象。信息化背景下以共享为目标的档案信息资源整合系统由两大部分组成：档案系统内部的档案信息资源整合、档案系统与外部信息平台的信息交流和管理模式优化。

（一）构建内部档案资源整合系统。档案系统内部的档案信息资源整合的目标是将国家档案馆的档案、专业档案馆的档案、档案室的档案进行合理整合，以便为档案用户提供全面、深入、专业、综合的档案信息服务。整合的对象是各部门、各单位的档案信息，它打破了地域和时间的限制，将不同地区、不同单位的档案信息资源整合成跨时空的档案信息服务平台，档案用户可以随时随地通过网络来查找自己需要的档案内容。

档案系统内部的档案信息资源整合过程：经本单位档案数字化并按照要求处理后，上传至当地地区档案信息数据库（如浙江省目前实施的“档案登记备份”工作），当地的档案信息管理理部门对收到的档案信息进行整合后再上传至国家档案信息数据库，国家档案信息管理部门对来自各地区的档案信息资源在原整合基礎上再次进行宏观整合，并将最终整合好的档案信息资源对外界提供利用。

（二）构建外部档案资源整合系统。档案系统与外部的信息资源整合是档案系统与外部信息系统交流、融合的过程，档案信息系统是社会大信息系统中的一个子系统，其功能发挥的充分与否，首先，与档案信息系统中档案信息资源的质量有很大关系；其次，和下层档案信息管理部门资源整合的合理性、科学性也有密切的联系；第三，与用户端信息查询工具的简易程度也有相当大的关系。

此外，在档案资源方面，各级国家综合档案馆要逐步与民生部门对接，将民众需求量大的档案，逐步导入共享系统中，切实将共享系统打造成便民的网上查档窗口。

（三）优化管理模式。档案管理逐步从传统的实体管理向信息管理转变，现在的管理模式是两者并存，后者不断扩大管理范围，并形成以档案信息资源为核心的管理模式。档案管理模式的这种转变，为档案信息资源共享提供了条件，同时，计算机技术、网络通讯技术、强大的数据库技术等先进技术为档案信息资源共享提供了依据，信息法律法规的日趋完善也为档案信息资源共享创造了良好的人文环境。

在信息化迅速发展的今天，民生档案的管理只有插上“信息的翅膀”，不断完善管理模式，优化管理利用平台，才能为民生工作提供更有力的支持。

参考文献

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