事业单位档案管理中信息技术的有效运用探讨

栾琳琳

摘 要：在信息技术快速发展的形势下，人们的衣、食、住、行均与之息息相关。事业单位档案管理的内容繁杂，采用传统的人工管理模式，不仅效率低，且极易出错。应用信息技术后，可以弥补上述问题。本文从信息技术在事业单位档案管理中的应用角度出发，先分析存在的问题，最后探讨有效运用的具体策略，旨在为事业单位档案管理工作提供一定的参考。

关键词：信息技术；运用；事业单位；档案管理

在事业单位档案管理中，设计的内容非常繁杂，包括具有保存价值的文件档案、签订的合同、会议记录等[1]。信息技术的普及带来巨大的优势，比如实现了机种统一管理，提高档案管理的效率，减少人工管理模式中的失误事件，还能对档案数据进行及时融合、更新等。但是，在信息技术的应用中，受多方面因素的影响，还存在一些问题。因此，需要加强分析，并采取有效的措施予以解决，提高工作效率。

1 事业单位档案管理中运用信息技术存在的问题

目前，在事业单位档案管理中，信息技术在运用时还存在一定的问题，不利于信息技术优势的良好发挥。具体来讲，表现在以下几个方面。

（一）对电子化档案管理的认识不足

在事业单位的档案管理工作中，由于工作人员对电子化管理的认识不足，往往会导致工作出现失误，比如过分依赖计算机，对于比较重要的文件，没能及时备份、打印，一旦计算机发生故障，就会导致文件的丢失。此外，当文件被打印成纸质文档后，会忽视作为草稿的电子文件，流失信息资源。但是，如果打印所有的文件、归档，则会造成资源浪费，并且还会给电子文件的管理带来困难。

（二）电子档案的归档、管理欠规范

近年来，事业单位普遍应用多媒体技术、计算机网络技术，故而积累了大量的电子文件。但是，就目前情况来看，对于电子文件的管理，基本停留在逻辑性的归档上，但在归档管理方面仍存在诸多问题，不够规范。比如在办公自动化系统在设计的过程中，档案管理工作人员未参与其中，导致设计考虑欠周全，大多注重逻辑归档功能，忽视了物理归档，没有将文件下载到可脱机保存的载体上。在这种情况下，一旦网络发生故障，电子文件很有可能会消失。

（三）电子文件的存储安全性不高

网络给人们的工作、学习带来方便时，同时也给网络安全带来挑战[2]。现如今，网络黑客、病毒等层出不穷。在事业单位的电子文件管理中，在文件存储操作中，基本是直接保存在个人的计算机硬盘上，或是将其存储在局域网的服务器硬盘上，脱机保管得不到良好的保障。若遭到计算机病毒的感染，则会造成数据丢失或是被篡改等，电子文件的正确性、完整性遭受一定的威胁。

（四）工作人员专业能力较低

事业单位档案管理中应用信息技术的过程中，要求工作人员具有具备较高的专业水平[3]。但是，目前，大多数工作人员的综合素质不高，主要表现在对计算机网络知识了解较少、工作不严谨等，导致电子文件的归档不完全，甚至出现文件的泄密、丢失。

2 事业单位档案管理中信息技术有效运用的对策

针对目前事业单位档案管理中信息技术运用时存在的问题，需要采取有效的措施予以解决，提高信息技术的应用效果。

（一）加强对电子化档案管理的认识

在档案计算机管理中，其行业标准规范有两个方面：第一，在档案计算机软件开发的过程中，需要遵循行業规范标准，按照规定的要求进行设计、开发，最大程度上保障网络化管理，实现信息资源的共享；第二，在档案基础工作中，需要规范标准。鉴于此，要想实现档案计算机管理，需要做到以下两点。

1、加强档案的基础工作

在事业单位的档案管理中，提高工作人员对信息技术应用的认识，加强文件管理质量，不断引进新技术，对于不规范、低质量的管理软件，可采取逐步取缔的方法，从而大大提高档案的基础工作。

2、强化工作人员的现代化管理意识

通过发放宣传单、专题讲座等途径，强化工作人员的现代化档案管理意识，认识到运用信息技术的优势，并且促使工作人员加强学习，跟上时代发展的步伐，改变传统的档案管理观念，牢固树立档案意识。

（二）规范电子档案的归档管理

目前，事业单位档案管理中应用信息技术后，文档分离问题日益凸显，不利于档案管理工作的规范化、效率化。鉴于此，需要采取以下措施，不断规范电子档案的归档管理。

1、推行文档一体化

在事业单位内部推行文档一体化，解决在以往工作中存在的诸如工作程序雷同等问题，并且将文件、档案视为一项系统化的工作，提高档案的质量。此外，工作人员树立从信息源头坐起的观念，加强文件管理的超前控制，发挥档案的作用，改变以往文档分离的问题，实现文档一体化。

2、加强软件研究

在事业单位档案管理中，还需要站在长远的角度来看待问题[4]。研究使用成熟的文档一体化软件。与此同时，深入研究网络化电子文件，加强电子文件管理的连续性，以此来应对非传统载体形式的虚拟档案带来的挑战。

（三）加强安全防范措施

随着网络化的快速发展，信息安全问题日益凸显。针对目前事业单位档案管理中信息技术在应用时，需要加强安全防范措施。

1、加强基础设施的维护

在事业单位的电子化档案管理中，计算机是重要的载体。因此，需要定期维护计算机硬件设施，比如根据实际情况，对机房的温度、湿度等进行调整，从而尽量减少环境对计算机网络安全的影响。此外，还要定期检查计算机各项硬件设施的运行，对于已经老化的网络基础设施，应及时更换，确保其正常、安全运用。

2、应用相关的网络安全技术

第一，应用防病毒技术，包括病毒预防技术、病毒检测技术、病毒消除技术（如瑞星杀毒软件、360卫士、卡巴斯基软件等）。第二，应用数据加密技术。为了保障事业单位档案电子化管理的安全，需要在计算机系统中应用数据加密技术，隐藏、加密重要的、机密的信息。数据加密技术主要有数据传输加密技术、数据存储加密技术、数据完整性鉴别技术、密钥管理技术。

（四）提高档案管理工作人员的综合素质

1、加强工作人员的培训

在事业单位的档案电子化管理中，单位需要结合自身实际情况，有计划、有目的地开展培训活动，包括计算机、网络等多方面的知识。根据培训内容和日常工作表现，定期进行考核，并将考核的结果与工作人员的升职联系起来，促使工作人员积极参加培训，并且不断加强学习，提升工作素质。

2、吸引高新技术人员

事业单位除加强培训外，还需要通过实施相关优惠政策，吸引高新技术人员参与到事业单位档案管理工作中，注入新鲜的血液，带动其他工作人员互相学习，，实现相互提高，不断提高工作人员的工作素质，为事业单位档案电子化管理提供重要的人才保障。

3 结束语

综上所述，在事业单位的档案管理中，应用信息技术，可以对档案文件进行规范、动态的管理。但是，在应用的过程中，还存在认识不足、归档管理欠规范、存储安全性不高、工作人员专业能力较低等问题。为了保障信息技术的有效运用，需要采取有效的措施予以应对，促进事业单位档案管理工作的信息化水平。

参考文献

[1]陈国柱.信息技术在事业单位档案管理中的应用[J].信息与电脑（理论版），2013（02）：124-125.

[2]朱琳.基于信息技术视角下的事业单位档案管理分析[J].办公室业务，2011（10）：64-65.

[3]王珂.信息技术在事业单位档案管理中的应用研究[J].云南档案，2010（11）：29-30.