新时期高校档案管理问题与对策初探

甘秋歌

（杨凌职业技术学院 人事处，陕西 杨凌712100）

高校档案是高校在从事招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式载体的历史记录，是高校在进行教学、科研、党政工作必不可少的一部分，也是学校提高工作效率的重要手段［1］。档案工作既可以促进知识的不断创新，还可以扩大知识的利用范围，将旧知识推陈出新，发挥出重要的作用。

一、高校档案管理的重要性

高校的档案管理工作真实着记录了高校在教学、科研和党政管理工作的全过程，它有利于记录高校建设的轨迹，有利于提高学校的管理水平和工作效率。在高校的各种工作当中，档案工作是一种服务性的工作，它为学校的建设和发展提供依据，有的时候，还能起到决定性的作用［2］，比如：为学生或者毕业生出具录取证明、学历证明、教职工工作证明等，这些证明都关乎着一个人的前途和未来，因此档案工作对高校的发展有着重大的意义。

二、高校档案管理的特点

（一）高校档案管理的社会性

高校录取的学生来自于社会，在毕业之后又走入社会，学校的学生档案中保存着学生从入学到毕业的一些重要信息，反映着他们的体能状况、道德修养、学习成绩等方面的情况。高等院校的科研内容、技术产品都是面向社会选取的，经过研究所产生的成果也是服务于社会的。所以，高校档案管理是具有社会性质的［3］。

（二）高校档案管理的综合性

高校档案中不但有每个学生的学习及活动情况的记录，还包括学校在教学当中形成的教学成果方面的档案，还有教职工的人事档案、财务费用方面的档案等。高校在培养人才的过程中，还经常带领学生去工厂、研究所等地实习，这些内容都需要记录在案，这就造就了高校档案管理的综合性。

（三）高校档案管理的系统性

高校档案材料分为党群、行政、学生、教学、科研、基本建设、财务等十一个大类，种类繁多。形式多样不但包括纸质版的内容，还有很多视频、音频档案，这些档案形成了一系列的文档整理、保管、借阅利用等理活动，就是高校档案管理的系统性。

三、当前高校档案管理现状及存在的问题

当前，我国的档案建设工作仅仅处在基础时期，档案信息化都还不成熟，依然存在着较多问题。

（一）高校档案管理队伍的不稳定性

档案管理要求工作人员具有较强的专业性和分析能力，如果工作人员欠缺这种能力就很难胜任档案管理这项工作。档案管理人员和高校专职老师在薪资待遇方面存在着较大差别，而且上下班时间较为固定，没有弹性时间，这使得很多档案管理人员在内心上产生了一些波动，对本职工作存在抵触情绪，人员流动性比较大，这就导致高校档案队伍不稳定。

（二）档案管理手段落后

随着社会的不断发展与进步，计算机的利用已经渗透到各行各业的发展之中，在高校档案管理的过程中，由于信息量大，数据庞杂，内容较多，一些数据的保存和分析依赖于计算机的使用，但是从目前的状况来看，高校档案管理的手段还相对落后，计算机技术并没有得到普及，网络化的管理工作还没有全面开展［4］。

（三）档案专业管理难度较大

在实际的工作当中，很多高校是由几个院校合并后形成的，由于地理位置发生了变化，以前各院校的档案没有因为高校的合并而合并，且一直分散在各个校区，管理难度增大。这就导致没有将档案管理规范化，档案的完整性得不到保证。

（四）档案意识淡薄

高校师生和工作人员受传统思想的影响，认为只要做好教学和科研工作就可以提高办学质量，导致档案管理的意识不强；还有一些学校认为，档案工作和学校办学没有直接联系，不把这项工作加以重视，严重影响到档案的完整性和真实性。

（五）档案管理队伍素质较低，管理制度有待完善

高校档案管理人员中缺乏专业人员，管理人员的整体素质不高，档案管理制度不健全，这使得很多档案在搜集、整理、保护方面的工作做得不够好，造成了档案在使用之时变得难以查找，或者文件丢失、数据流失，这种现象时有发生。

四、新时期高校档案管理建设对策

（一）增强档案管理的现代化意识

在进行档案管理的过程中，需要加强工作人员和单位领导的现代化意识。档案管理的现代化意识包括思想意识的提高，知识结构和操作技能的现代化。需要依靠科技的进步和科学的管理理念，摒弃传统的保守思想，将被动的档案管理理念变成现代服务的管理理念。

（二）提高档案工作人员的专业技能和素质

档案管理的建设过程是一个不断完善的过程，在这个过程中，需要依赖档案工作人员的专业技术与文化素质的提高，只有档案管理的工作人员改进了思想，树立了服务意识，才能更好地为学校服务，按质按量地完成档案管理中的重要任务，为后期的工作开展提高有效保证。

（三）加强档案信息化建设

档案管理工作的基础是档案资源，各种档案工作都是依靠资料来进行的，档案工作是人们有意识得按照一定的规律对文献和记录进行归整和保存的工作。目前我国很多高校都有自己的校园网，如果可以将计算机技术引入到档案管理中，会给档案管理、特别是档案利用方面带来很大的便捷。加强档案信息化建设，是信息时代对档案管理工作提出的新要求。除此之外，档案安全关系到国家的民生大计，将网络安全融入到档案管理工作当中，有利于档案管理的安全性和长久性［2］。

五、结语

档案管理现代化建设是一个循序渐进的过程，不可能一蹴而就。需要工作人员树立现代化的档案管理意识，建立健全档案管理制度，提高自身专业和道德素质。不断地对档案管理人员进行继续教育，加强对计算机网络技术的学习和提高，以及英语水平的提高。在档案管理工作当中，需要有计划，有步骤地进行，在实践中积累经验，不断将新的技术引入其中。

［1］王朝阳.高校档案管理工作面临的主要问题及对策研究［J］.华北水利水电学院学报：社科版，2010（5）：44－46.

［2］戴典芬.运用现代信息技术做好高校档案工作［J］.南京农专学报，2011（4）：95－96.

［3］甘秋歌.新时期人事档案管理工作的重要性及创新模式思考［J］.杨凌职业技术学院学报，2014（2）：84－86.

［4］刘燕.高校档案管理中存在的问题及对策［J］.长春大学学报，2011（2）：121－123.