创新电子商务应用 提高经济社会效益

林振兴 吴岩松 林春景

创新电子商务应用 提高经济社会效益

林振兴 吴岩松 林春景

中国厦门外轮代理有限公司（以下简称厦门外代）由厦门港务发展股份有限公司和中国外轮代理有限公司合资组建，致力于提供以航运为依托，仓储为核心的区域性综合物流服务。经过60多年的发展，公司与世界上180多个国家和地区的数千家航运和经贸企业建立了密切的业务联系，同时也将综合物流服务延伸到全国大多数省市。2014年，公司代理船舶达1.9万艘次，代理集装箱309万标箱，船舶代理艘次市场占有率为76%，目前是中国东南沿海最大的国际船舶代理企业。

近10年来，厦门外代信息化水平始终处于行业领先水平，积极推行电子商务应用，建成了XService电子商务平台，成功推出了九大电子商务应用系统，为客户带来了全新的服务价值，累计交易突破2600万笔，成为厦门港电子商务应用的标杆。

厦门外代电子商务应用的简况

2003年以来，厦门外代通过不断整合企业内部信息化系统，优化业务流程，将船代主要业务环节——订舱、排载、提箱、申报、签单、货运委托、缴费和投保等传统业务流程实现电子商务化，逐步建成了“厦门港国际集装箱运输协作平台（X-Service平台）”：电子排载、电子预申报、自助设备交接单、电子订舱、电子提单核对、电子货运委托、网上支付、网上申报和网上投保等电子商务应用系统。XService平台建设获得了“国家电子商务专项”和“厦门市科技计划”资金支持，该平台现已获得成功推广应用，使用X-Service平台的用户数超过8000个，平台的社会经济效益显著，为厦门港口信息化建设做出了突出贡献，荣获首届“中国港口科技进步奖”、2008年度“福建省科学技术奖”和“厦门市科技进步奖”，2014年 “物流与采购信息化优秀案例”奖。

厦门外代推行电子商务应用的背景

1．厦门外代推行电子商务应用之前存在的突出问题

（1）货代、拖车等客户的操作效率低下

2003年期间，厦门港集装箱吞吐量快速增长，但由于各种原因港航企业间的电子商务发展滞后，货代和拖车等客户仍需要到船代柜台办理排载、申报、提箱和缴费等相关业务，因此操作效率低下。

（2）单证处理成本居高不下

在X-Service平台实施之前，业务流程都用纸面操作，公司接收货代等的纸面单证，以传统方法录入业务管理系统，耗费了大量的人力物力，单证处理成本居高不下。

（3）传统事务处理容易出现人为差错

在X-Service平台实施之前，公司员工必须进行诸如托运单证收集、发送、接收、录入和核对信息等繁琐的劳动密集型工作，这种传统的运输事务处理容易造成人为差错，不利于员工集中精力去处理更有价值的商务，其人力资源利用率很低。

（4）客户等待时间长、信息服务水平低

传统的出口排载、申报和提箱等操作，货代和拖车等客户需要花费送单和柜台排队申请的被动等待时间，客户柜台等待较长。另一方面，在国际集装箱运输操作中，信息的时间价值十分重要，传统纸面操作流程因为时间滞后无法提供有价值的信息服务。

2.厦门外代推行电子商务应用的有利条件

（1）厦门外代是信息密集型服务企业

厦门外代作为船舶代理企业，与国际集装箱运输操作的相关方——船东、货主、货代、拖车公司、码头、堆场、海关、国检、边检、海事、港务、银行和保险等都有直接的业务关系，且处于相关业务流程中的关键位置，相关业务流均汇聚到厦门外代，每天都要与相关方产生大量的数据往来。因此，电子商务的推广应用的经济社会效益将十分显著。

（2）服务供应商的信息化程度较高

为厦门港集装箱运输提供服务的各类供应商，如船代、货代、拖车、码头、堆场，以及海关、边检等政府部门，均实现了内部业务信息化管理，这给托运业务的EDI电子商务化提供了良好的基础。2002年底厦门外代实现内部系统数据和应用的大集成，核心业务全程电子化，企业内部已经实现业务管理的信息化，为电子商务应用提供了可能。

图片来自网络

（3）互联网技术的发展和应用方兴未艾

20世纪末，互联网技术的发展和应用的普及给EDI的应用从环境、技术和市场上创造了良好的外部条件，为电子商务应用创造了良好的条件。X-Service平台建设适逢互联网技术的快速发展，其技术实现为此得到很好的支撑，WEB技术、微软.NET技术和XML技术等成为X-Service平台建设的基础技术架构。

厦门外代电子商务应用的推进进程

在X-Service平台的研发设计和推广应用的进程中，厦门外代碰到了众多的实际问题，重点解决了电子商务应用推广的难题，让员工和客户接受X-Service电子商务新模式。主要表现在以下几个方面：

1.利用市场主导地位，逐步将传统业务流程实现电子商务化

2003年厦门外代班轮代理市场占有率75%，由于厦门外代具有市场主导地位，因此在业务流程电子商务化的推进过程具有话语权，在制定行业标准方面更具有优势，厦门外代抓住机遇，稳步推进电子商务应用，X-Service平台已成功实施了三期工程。一期工程：2003～2007年，建成电子排载（XBooking）、电子预申报（X-Declaration）、自助设备交接单（MyEIR）、电子订舱（X-Order）和电子提单核对（X-Bill）等五大系统。二期工程：2008～2010年，建成电子货运委托（X-Instruction）、网上支付（X-Payment，“物流付费通”）等两大系统。三期工程：2011～2013年，建成“网上申报”、网上投保（XInsurance，“物流快e保”）等两大系统。三期工程实施后，X-Service平台已将订舱、排载、提箱、申报、签单、货运委托、缴费和投保等传统业务流程实现电子商务化。

2.优化X-Service服务流程，让客户真正得到实惠

在X-Service平台具体应用推进过程中，公司设计的电子商务服务流程很多是简化客户操作的，避免了客户往返外代的人工送单时间及人工成本，客户可以真正得到实惠，因此客户接受度相对较高，推进过程相对容易。

3.组织保障，全员推广X-Service新应用

在X-Service平台应用推广过程中，针对不同的项目公司X-Service工作小组都会制定明确的推广计划和目标，明确推广的责任部门，让全体员工和所有客户都了解公司的X-Service战略，使X-Service平台各项应用比例按计划不断提高。

4.借力政府部门新要求，实现X-Service平台应用比例快速增长

除了公司各业务、技术部门集中推介X-Service平台应用外，公司还借力查验单位的新要求，实现X-Service平台应用比例快速增长。

图片来自网络

厦门外代推行电子商务应用的主要效益

厦门外代X-Service平台推广应用给企业带来了良好的经济社会效益，主要表现在以下几个方面：

1.节省人力资源

X-Service平台的推广应用大幅提高了公司的劳动效率，节省了大量的人力资源，效益十分可观，公司人力资源增量率远低于业务的增长率。

2.提升客户满意度

随着船代市场竞争的加剧，客户的需求也日益多样化和个性化，公司在不增加人员的基础上，成立了专门为重要客户服务的项目组，员工有更多的精力关注客户的需求；减少手工录入单证环节，提高了数据的准确性，减少差错率。与此同时，由于电子商务的推广应用，客户足不出户就可在X-Service平台办理业务，主要业务实现了7x24小时的服务，并获得公司的快速响应，减少了外勤作业人员现场奔波之劳苦，也为客户减少人工成本。因此客户满意度大为提升。

3.促进港口无纸化建设

厦门外代致力于流程创新和标准创新，XService平台为行业和港口无纸化做出了很大贡献，为港口绿色发展做出积极努力。X-Service平台制定的电子订舱、电子排载、电子预申报等三个XML格式的数据交换（EDI）标准，属于我国港口集装箱物流领域首创，并被厦门地区货代公司、软件提供商采用，成为厦门港相关业务操作的事实标准。XService平台创新支付模式（“物流付费通”）和投保模式 （“物流快e保”），客户可以获得高效、便捷的缴费和投保服务。

4.带动中小企业技术创新，推动电子商务的应用与发展

X-Service平台的建设实施和推广应用很好地带动了船代、货代及拖车等行业的中小企业电子商务应用发展，有效提高中小企业创新活力和竞争力。该平台对供应链关联企业、物流企业以及网上支付体系等环境建设具有明显的带动作用，推动了电子商务在国际贸易、港口物流各环节的全面应用与发展。

5.社会效益显著、获得政府肯定和支持

厦门外代X-Service平台的应用广泛，目前用户数达到8341个，累计实现交易超过2600万笔，成为厦门港电子商务应用的标杆。经过初步估算，X-Service平台的使用每年可以省却货代、拖车公司、物流公司等外勤人员到外代办理订舱、排载、提箱、申报、缴费和投保手续约150万人次，节省了大量的人力、物力，减少交通拥挤压力，社会经济效益显著，以每人次30元的社会成本估计，每年可以为社会节省4500万元。X-Service平台项目成为2005年 “国家电子商务专项”，2006年和2008年分别获“厦门市科技计划立项”，研发补贴累计450万元。因厦门外代信息化建设先进，X-Service平台推广应用效果良好，公司2010年获得“技术先进型服务企业”称号，享受税收减免和优惠累计3000多万元。

厦门外代推行电子商务应用的主要经验

1．公司领导重视，目标明确

一直以来，公司领导层都十分重视公司信息化建设，认准船代企业信息密集的特点，不遗余力地倡导业务流程电子化、推广电子商务的应用，早在2003年“厦门外代信息技术工作会议”上就确立了信息化建设促进公司业务发展中的理念，逐步明晰了公司信息化愿景目标。

2．组织机构保障，实施高效

为了更好地统筹公司信息化建设、组织电子商务项目实施，公司成立了X-Service推进工作组，从组织机构上保障电子商务建设、推广的具体落实。X-Service推进工作组成员包括公司主要领导、各业务部门（下属）负责人、业务骨干，具体事务由总调度室牵头处理，成员可以根据具体项目需要进行临时调整。由于电子商务项目的实施牵涉跨部门的业务流程调整，因此跨部门的X-Service推进工作组对于协调解决电子商务建设和推广过程中的问题、跟踪项目进度等工作十分有效，确保各电子商务项目的高效实施。

3．创新服务流程，创造价值

厦门外代本着以客户为中心的原则，应对市场变化，不断丰富服务内涵，不断提供创新服务，将船代主要业务流程电子化，为客户创造价值，很好地体现了X-Service平台应用的价值。

4．紧跟技术进步，提高能力

早在20世纪90年代，厦门外代就超前地体会到技术革新在船代业务的应用前景并致力于IT技术的应用。近年来，厦门外代找准互联网技术进步的节拍，紧跟微软.NET技术、WEB技术、AJAX技术和XML技术的发展，使电子商务系统运行在采用业界主流设备和技术的新构架中，系统运行更为可靠和安全，满足瞬息万变的电子商务应用需求。

5.业务驱动研发，全员参与

由于船代企业的业务流程具有很强的特殊性，而且经常变化，因此，我们采取自主开发的模式，控制核心应用系统的代码，这可以实现系统的快速升级和部署，能够更好地满足市场快速变化的需求。厦门外代的X-Service平台建设基本模式是项目推进和日常完善相结合。在日常的系统运维中，业务部门结合实际工作中遇到的问题，内外部的业务、管理需求，对系统提出改进和完善的要求，经IT进一步的商务分析设计和开发，以及在开发过程中的有效及时的沟通和测试，最终实现对系统版本的升级和改进，系统功能在业务部门和技术部门的良性互动中不断丰富和完善。对于重大项目，则成立跨部门的项目小组，项目小组定期开会沟通，分析流程、安排工作进度、负责项目推广、应用辅导和宣传等。

厦门外代推行电子商务应用的启示和展望

厦门外代X-Service平台打破了厦门港传统集装箱运输信息传递的手工作业模式，通过电子信息的无缝连接，实现信息的高速传递和共享，实现船舶代理环节的订舱、排载、提箱、申报、签单、货运委托、缴费和投保等传统业务流程的电子商务化。该平台促进了船东、船代、货代、拖车公司、场站、码头、银行、保险和商检等多种角色协作，并将各自的业务信息流进行整合归并，形成了一体化的港口物流集成解决方案。近期，X-Service平台开始实施第四期建设，将推出更多电子商务应用系统，还将完善物流服务云平台，逐步实现更多客户角色的电子商务应用，为更大范围的电子商务应用奠定坚实的基础。

我们相信，随着厦门外代电子商务应用的不断发展，X-Service平台将聚合更多的港口物流应用和角色，为企业带来更好的经济和社会效益，为客户带来了更新的服务价值。

（作者单位：中国厦门外轮代理有限公司）