档案保管期限划分问题思考

文|王亮

现行档案保管期限表,虽然在档案工作中发挥了十分重要的作用,但由于其条款较少且语言表达抽象、模糊、可操作性差,并且在实际操作中随意性很大。根据《档案法》及国内外对档案保管期限的规定,提出新的划分方法--划限与标时相结合的方法，以及改变档案的一次鉴定制为二次确定制。近年来对档案保管期限划分问题的争论不少通过不同的观点，我们可以看出在档案保管划分问题上确实存在很大的问题等待着我们去解决，目的是更好的发挥档案的价值。

档案保管期限是衡量档案价值的尺度,是档案价值在档案管理中的现实表现。我国档案保管期限的划分，从五十年代至今有好几次变动,但变动并没有消除档案界在这方面的争议现象 。特别是近几年来，这方面的话题越来越多，由于我国大部分档案馆 ( 室) 存在馆藏档案数量急剧增加与结构单一、内容重复的矛盾的存在，在很大程度上与价值鉴定不科学有关,因此有必要对保管期限表进行修订。

重新修订档案保管期限表的必要性

档案保管期限表是档案馆、室鉴定档案价值和确定保管期限的依据,是开展档案鉴定工作和保证其质量的有效工具,是国家管理和控制档案信息资源的重要手段。自20世纪50年代至今, 国家根据各个时期不同情况颁布了一系列档案保管期限表,来使鉴定工作有法可依,有章可循。所以档案保管期限表在档案管理过程中发挥了十分重要的作用。但在实际操作运转的时候,我们发现我国现行档案保管期限表存在许多不足。条款较少且语言表达抽象、模糊,可操作性差,弹性大。用这样的保管期限表,在各立档单位由非专业的、不断更新的兼职档案员和科室内勤人员来划定档案保管期限,随意性自然很大。档案保管期限的确定是档案管理中的一项重要内容,也是一项难度最大的工作。按照集中我国档案管理统一的基本原则,我国是由国家档案局统一编制保管期限表发到全国,但大多单位制定的档案保管期限表都是照搬照套,上下雷同，存在类似的问题。因此许多档案馆( 室) 看似馆藏数量很大,但结构不合理、特色不明显,实际上质量并不是最优的。因为,档案价值具有多元性、时效性的特点,要对这种立体化价值结构进行准确判断是相当困难的,况且人们认识和评价档案价值往往带有很强的主观性;同时,由于社会对档案的需求是不断变化、复杂多样的且难以把握。因此,随着档案数量的不断增长,我们要结合档案整理方式的不断变化,针对档案管理保密期划分存在的问题，制定符合社会需求的档案管理保密期的划分方法。

重新修订档案保管期限表的可操作措施

重新确定档案保管期限表的法律依据。既然我国的《档案法》已经明确规定了档案分期分级原则,那么我们在确定保管期限时就必须与法律法规保持一致,使档案划分符合法定标准。这在某种程度上来说，为我们修订档案保管期限表提供了法律依据。因此我们十分期待国家档案局早日出台分级的具体标准和管理办法

建立一个新的划分方法——划限与标时相结合的方法。这种划分方法的具体操作如下：即先将档案划为进馆和不进馆两部分，对进馆档案尽可能全面，具体地列出各机关在工作活动中形成对国家和社会有保存价值的档案的名称及进馆时间。档案进馆后再根据《档案法实施办法》分为一级、二级和三级。对不进馆档案按不同价值分为永久和定期两种，在定期内分5年、10年、20年、30年、50年等五个档次。机关保存的档案中凡对机关有50年以上仍有保存价值的，就可以作为永久保存。大家或许对标时法有些陌生，以下笔者会对这一概念，进行简单的阐述：标时法，顾名思义就是给档案文件标明具体的保管年份。如标明保管 1年、3年、5年、1 0年、1 5年、2 5年、4 0年、5 0年、7 5年。乃至永久。这样档案部门根据年份就可以进行具体的鉴定工作了。标时法的做法显然要优越于抽象的“两分”或“三分”期限，但是要实行标时法的前期准备工作量也是巨大的。也就是说，国家档案局以后制订不是三十几个款目的档案保管期限表了,而是制订有详细条款的档案保管年份表。

改变档案的一次鉴定制为二次确定制。档案文件从立档单位档案室到进入档案馆的过程，是两个不同的保管阶段，它们在利用价值的取向上发生了变化。在档案室阶段的档案利用价值主要是对立档单位的职能价值又称文件的原始价值；在档案馆阶段的档案利用价值主要是对于国家和社会的历史价值又称为文件的从属价值。档案对于国家和社会的历史价值，才是档案馆的永久利用价值所在。不应当用档案室阶段的观点去判断档案馆阶段档案的利用价值。在档案文件的鉴定工作过程中， 必须充分地、妥善地处理好档案馆与档案室之间的相互配合、相互支持的关系，档案馆应加强指导，在准确制定档案馆档案文件保管期限表的情况下，对各个立档单位档案文件保管期限实用表提出修改意见，减少单位档案员划定档案保管期限的随意性，并尽可能缩小档案室与档案馆之间在划分上的分歧。

重新修订档案保管期限表可能遇到的阻碍

解决人们的思想认识问题，力求达到各个部门之间的利益大致平衡。因为档案形成于各个部门，所以各部门强调比较多的是方便本部门利用,想要着力维护自己的利益，一心只为本机关服务也是常理,而对一些公众社会的问题却想得比较少。因此，各单位在确定保管期限时必须树立面向社会的思想，从服务社会，服务长远的思想出发，做出更大贡献。

充分考虑到档案的地区性和分布的不平衡性的特征。档案是一个地区、一个单位的各项活动真实的历史记录,有些档案对国家和社会不一定具有保存价值,而在当地或者在本单位则很有利用价值,因此我们必须要有重点地管好这部分档案。其实，档案的价值不在于地区的划分，而是体现在档案保留的时间和内容。我们要重视地区性档案的保存，保障其存在的真实性。

强化归档工作的培训、指导、检查

新时期的档案保管期限划分问题中，尤其要注重归档工作是否对每一份文件进行了归档，以及归档保管期限如何划分进行鉴定。另外，我们务必要加强对档案人员的日常培训、新上岗档案人员的培训等，使档案人员掌握档案工作规章制度和档案业务要求，提高档案业务水平，能够胜任本岗位工作。在档案监督指导、行政执法检查中加大对各机关归档工作的检查力度，督促正确界定文件材料的归档范围和科学划分档案保管期限。

关于档案保管期限划分问题这个问题已经在社会上展开了一段时间的考虑，引起了社会相关人士的高度关注，我们也在不断针对这个问题展开调研和考察，希望日后能发现更好的解决策略。