医院档案信息化管理存在的问题及策略探讨

宓 丹

（湖北省孝感市中心医院，湖北 孝感 432000）

医院档案是记载医院发展过程中的中重要资料的记录，患者的病例、医院的设备、财务的资料、人事、科研等相关信息，涉及到医院发展的方方面面，是医院管理的重要组成部分，医疗改革和竞争让医院的档案管理走上了信息化道路。医院档案管理是一项重要的管理职能，信息化对于档案管理有着重要的推动作用，从档案资源的数据挖掘到档案的安全保管都对医院管理起着重要作用，信息化档案管理能够实现档案管理的精准化和高效化，保障医院日常工作的正常进行，实现医院信息管理的信息化、科学化与规范化。当前医院档案管理的问题还有很多，主要集中在档案管理重视程度不足档案管理的硬件设施不足，档案从业者专业性不强技术有待完善，档案管理的效率不高、制度不健全等问题，如果这些问题能够得到妥善处理对医院的管理将有大大提高。

1 医院档案信息化的现状

档案管理的载体发生了变化，不少的医院依然还在用纸质档案来进行文件的传输和保存，虽然纸质档案不能完全被电子档案所替代，但是纸质档案已经逐渐丧失了其主导地位，电子文件以其高效的传输速度和大量的传输储存量得到了社会的认可和关注，计算机技术的发展让现代档案的信息化管理呈现出了高速发展的势头，例如生产或者开发意向重大的项目图纸和纸质文件就打到上千页文件，保存起来没有扫描过的电子文件方便和高效，原有纸质文档保存的文书档案、基建档案、设备档案、会计档案、人事档案、科研档案、病历档案等都将被电子档案所取代，将信息集中在一个集成系统中，不同的管理模块分担着不同的管理任务，计算机负责执行管理人员和档案使用人员的命令，计算机操作更加的准确和科学。医院作为一个公益性组织承担着重要的社会职能，医院管理工作的效率高低直接关系到人民群众的生命安全和身体健康水平。信息化管理可以提高医院的工作效率，降低医护人员的工作量，提高病患就医的不必要时间，优化工作流程。档案是医院的重要资源，可以通过大量的档案找出纷繁复杂的数据中挖掘出有利于管理的共性特征，从而创新医院管理提高管理水平，医院档案信息化管理的问题主要有以下几个。

（1）档案管理信息化的意识薄弱。档案管理信息化是新时期管理的主要方向，但是有些单位和部门把档案管理的信息化简单的理解为用计算机管理档案，这样就大大浪费了档案的潜在价值，医院的档案资源利用好了可以大大提高医院的工作效率，带来巨大的经济和社会效益，大量医院却将这些资源闲置起来，对档案的社会效益和经济效益缺乏重视和宣传，导致了单位工作人员人浮于事，对档案工作的重要性认识不足，大大降低了档案的利用的效率。

（2）医院档案开发管理的制度有待完善。档案内容复杂多样，档案管理需要严密的逻辑顺序和谨慎的保管，在一些中小型医院中出现了档案管理不规范现象，主要是档案号编辑不规范，档案建设标题设定不方便查找，档案的目录内容缺乏一定建设性，很多档案的卷内目录仍然是缺少的，不同的档案管理出现混乱保管和分组现象，医院档案的收集、分类、保管、保护、保密制度不够完善以至于部分档案录入时候出现错误，丢失了重要的信息，给医院造成严重的损失，产生了消极的影响。另外在档案管理和检索方面做得还有一些问题，检索速度不能跟上医院的要求，检索的效率不高。大部分医院还是以手工检索为主，不能完全依靠计算机去检索一项档案的存在位置和管理现状。浪费了大量的人力，手工检索的工具越来越多但是都不够精准，不能达到现代档案管理信息化的要求。

（3）医院档案信息化的安全性也有待提高，医院作为人民群众的健康保障机构，不能对人民群众的隐私和社会影响置之不顾，档案信息化的过程中面临着很大安全风险，不少熟悉批量处理过程中对原件的保护也非常重要，数字化是信息化的主要方式，但是信息化不是要单纯的去纸制化，纸制文档同样需要进行妥善的保管以配合电子档案的保管和使用。数字化的主要技术还是计算机硬盘和储存技术，现代云储存的发展让互联网使用者可以随时随地获取电脑资料和信息，信息的共享性让档案的安全风险大大提高。需要用科学的方法进行规避风险，提高档案管理的安全等级，增加互联网黑客或者其他不法分子的窃取难度。

2 医院档案信息化的对策

医院档案的种类名目繁多，形式多样。因此，要正确处理“有文不归”和“有文必档”的关系，明确制订文件材料的归档范围和收集重点，以便把有价值的文件收集齐全。建立健全文件资料的收集归档制度、取得领导重视、各部门配合，更重要的是专职档案人员要做到“三勤”，即脑勤、手勤、腿勤，爱岗敬业，尽职尽责。档案管理人员应根据档案材料来源广、范围大的特点，主动上门，跟踪收集。首先根据文件材料形成时间的规律主动收集，把握文件收集的主动权，把反映主要职能活动和历史面貌的的重要材料都收集起来。要加强与各部门的沟通，避免归档时遗漏。阶段工作结束或年度工作完结，专职档案管理人员应主动上门将所形成的文件材料收集归档，把大量分散的档案资料进行加工、分析鉴别、归档集中，从中找出规律性的材料和数据，变死材料为活信息，为开展各项管理工作服务，为各项管理工作提供齐全、完整、准确、可靠的档案信息资源。同时档案管理工作应加强宣传，通过多种渠道、多种形式、多种场合适时宣传档案知识和档案法规，增强全员的档案管理意识，使其自觉的配合好文件资料的收集和归档工作，以有利于档案工作的顺利开展。

医院档案管理信息化水平在逐渐提高，是一种提高医疗水平重要的科技手段，也对档案管理人员提出了更高要求。医院档案工作较为复杂、繁琐，要求档案管理人员专业、细致，且有较强的信息技术水平和保密意识。但当前，受多重因素的影响，愿意投身档案管理事业的人员逐年减少，即便在岗人员，也因长期缺乏专业培训或者素质较低，而无法适应人事档案管理工作的发展进程。信息时代对于档案信息化的建设不仅要求从业人员要具备传统档案管理知识，还需要能熟练运用信息库处理技术。

3 结语

综上所述，档案管理是医院管理过程的一项重要的职能，但现在的档案管理中还有不少的问题，医院要从领导自身做起，对档案工作的重视程度要提高，对档案管理实施绩效关系把档案工作的考核和工作绩效挂钩，提高档案的使用价值和保管安全性，加大宣传档案的价值和工作的重要性，引进专业人才对档案的潜在价值进行挖掘进而提升医院的经济和社会效益。只有这样档案管理的的信息化才能在规范下发展，才能走出新时期档案管理信息化新道路。

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