关于企业档案信息化管理的策略研究

黄 河，李 霞，徐亚军

（国网宁夏电力公司宁东供电公司，宁夏 灵武 750409）

随着信息技术的广泛应用，社会经济、科学技术、企业发展愈来愈依赖于信息资源；信息资源的开发利用，使社会各个方面发生和即将发生深刻的变化。企业作为社会的一部分，也将会受到这一变化的影响，必须适应这些变化，充分发挥企业档案信息资源的作用，从实际出发，开拓创新，努力使档案信息资源开发利用与企业信息资源开发利用同步发展。强化档案信息管理意识，增强责任感、紧迫感，更好地为企业发展服务。

1 正确认识档案信息在企业信息中的地位

当前时代，是信息时代，档案信息作为信息资源，同其他信息资源一样，是信息的重要组成部分；企业档案信息是企业信息的基础资源，是企业信息的重要组成部分；是一个企业现代化管理水平的重要标志。企业档案信息资源内容丰富，载体形式多样，涉及企业各个部门、方方面面，是企业管理工作中必不可少的信息资源。随着经济发展和管理水平的提高，管理信息系统越来越成为企业管理中非常重要的组成部分，档案管理作为信息管理系统的一个方面，已取得长足的发展，尤其是当一些企业认识到档案资源的重要性后，建立高效的档案信息系统就变得更加迫切了。因此，搞好企业档案信息资源的开发利用，为企业的科学发展、经济建设及企业管理工作服务，是其他信息资源无法比拟、无法替代的。所以加强企业信息资源开发利用，是历史赋予档案工作者的责任和义务，是搞好企业科学管理和经济发展的必然趋势，也是档案事业应对其他科学技术迅猛发展形式的必然选择，必须正确认识企业档案信息资源的地位和作用，抓住当前信息发展时代的机遇，紧跟时代发展的步伐。

2 办公自动化是实现企业档案信息化的前提

企业办公自动化，是企业在处理公文中采用自动化管理手段，利用企业内部网络运转的系统在网上办公，从传统的纸质文件传阅、审批、阅办，到文件办理完毕归档，改在网络上传阅、审批、阅办，到办理完毕的文件归档，全是在网络上运行，这就使纸质文件与电子文件区别开来，也就是传统的办公方式与办公自动化的根本区别，是实现档案信息化管理的基本条件。随着现代办公自动化的广泛应用，文件的载体结构正逐步发生变化，纸质文件比例下降，光盘，磁带等电子类介质的比例增加。电子类介质具有存储量大，体积小的优点，是纸介质所无法比拟的。计算机技术的广泛应用，提高了文件管理的效率，从而也使纸质文件管理不再有优势。

但是，目前就现有的条件和办公自动化程序的使用而言，笔者认为，在今后相当一段时间里，纸质文件和电子文件应当并存，因为，目前办公自动化在企业内部属于刚起步，程序的使用到运行完善需要有一个过程。随着网络技术的应用与发展，电子文件逐渐增多，电子文件和档案在形式和内容上，比纸质文件和档案更难以区分，传统的档案管理模式已不适用于电子档案的管理。为了保障电子档案的真实性、完整性、有效性，必须对电子文件实行前端控制、全程管理，即采用文档一体化管理模式。实现办公自动化环境下的文件、档案一体化管理，将文件工作和档案工作的需求一同嵌入管理文件系统中，实现前端控制，记录从电子文件形成到成为电子档案的一切活动过程和处理情况。

3 标准化的档案管理程序是信息化的保证

所谓标准化的档案管理程序是指：依据企业标准、企业特点、适用于企业档案信息和档案实体进行辅助管理的计算机应用程序系统。因此，配置标准化的档案管理程序是实现档案信息化管理的基础。档案信息化管理要对所需的信息进行数据聚集，数据库的建立是档案信息化的前提，要实现档案的网络检索，就要建立档案信息数据，建立各种目录，包括案卷目录，卷内目录，专题目录等，或者根据需要编制各种检索目录，充分挖掘档案信息资源的潜力，满足不同档案类型的需要，实现最大化的档案信息数据聚集，和信息资源的开发利用，为企业档案信息化管理打下良好的基础。

另外，标准化的档案管理程序应满足企业档案业务工作，它包括档案的统计、鉴定、销毁、借阅、催还及参考资料编研工作，需要档案人员定期、不定期地进行档案基本情况统计，档案借阅归还统计、档案销毁统计、销毁清册登记、超期档案催还工作，还要对归档的技术文件进行分析，为企业领导决策提供依据。应用标准化的档案软件，可以随时随地进行各种数据的统计、设计、打印各种报表，进行借阅登记、催还提醒等等，让档案人员从繁杂的日常事务中解脱出来，标准化的档案管理软件可以真正实现档案业务办公自动化。

4 档案人员是档案信息化管理的主体

档案信息管理人员作为档案信息管理的主体，是保证档案信息管理的重要因素，是加强档案信息管理的核心。人是生产力诸要素中最为活跃的因素，任何先进的技术和管理模式都是依靠人来掌握和执行的。档案信息化管理也不例外，也是要依靠档案人员来完成的，档案人员素质的高低直接影响档案信息化的进程。因此，政策措施、思想观念、工作方法就必须适应新的变化而不断发展和勇于创新，这就需要有不断创新的发展思路，有一大批对计算机技术熟练、业务素质高的档案管理工作者，有一大批坚持创新、勇于创新的档案工作者，为此，档案部门要有计划地开展档案管理人员的思想与业务技能培训，努力培训一批知识全面、一专多能、有开拓精神的复合型人才从事档案信息的管理开发工作。

5 档案信息化管理的重点是电子文件的管理

档案的表现形式各种各样，档案的种类也比较多，但按其记录形式及其采用的技术和设备，绝大多数都可以归于以文字记录的纸质等载体档案和以数字代码序列记录的电子档案，而且这两大类型的档案，还会因长期保存和开发利用的需要相互转换。只有认清电子档案与纸质等载体档案的共同点和不同点，才能做到对电子档案管理提出正确的要求，既坚持档案工作的基本原则，又不致于将纸质等载体档案的理论、方法、技术和标准强加于电子档案，有利于电子档案根据自身的特殊性，创建电子档案的管理理论、方法、技术和标准；才能达到既强调电子文件及电子档案管理的必要性，又不会放松对纸质等载体档案的管理、保护、开发利用；建立文件管理和档案管理合一的信息网络管理系统，充分开发各类档案信息资源为企业服务，使档案事业在电子时代继续得到发展。

总之，在信息技术飞速发展的今天，档案信息管理工作必须紧跟时代的步伐，制定适合企业行业特点、吸收国内相关行业的管理标准和经验的档案信息系统应用软件；关注档案人员知识结构的变革，有计划地进行培训，使档案人员掌握信息技术的新知识；同时在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾，解除其后顾之忧；培养一批有事业心和奉献精神的档案信息自动化管理骨干队伍，使档案事业与信息技术同步发展。