高校科研经费精细化管理

赵 琳 陈志斌 刘 岚 李雪萌

（1、东南大学财务处；2、东南大学经济管理学院3、南京财经大学）

一、打好基石：加强预算编制

（一）加强预算管理基础工作，细化预算编制

（1）在预算编制科目设置时，应当认真分析同类项目往年执行情况，结合当前政策编制预算，将科目进一步细化。如材料费细化到实验材料和办公材料等，会务费细化到场租、餐费、劳务费等，设备费细化到国内设备和国外设备等。另外，在精细化管理的要求下，科目设置可以根据实际情况不断调整的，且科目层级依据同样可以多样化。

（2）预算编制时，财务人员与课题组成员应加强交流，提高预算的契合度。财务人员应深入调研跟踪课题在申报审批、执行过程中的详细情况，然后结合财务制度，做好预算编制工作。课题组成员在课题申报编制项目计划时，也应认真听取财务人员的专业意见，结合课题实际情况，将课题执行过程中发生的要素一一编入预算中。

（3）在设定预算标准时，课题经费预算应根据经费来源和经费开支要求设定预算标准，严格控制科研项目研究过程中所产生的费用支出，有足够的资金保证科研项目的顺利完成。另外，须根据不同来源的科研经费使用原则、适用范围、使用比例等进行预算结构调整。

（二）规范预算管理，提高预算编制质量

（1）合理编制预算。按照有关科研经费管理办法，高校财务部门和院系要帮助科研项目申请人联系科研活动的特征和需求，依照与目的有关、与政策契合和与现行经济相容的准绳，对科研经费预算进行科学、合理、真实地编制。将科研项目经费分为直接费用和间接费用的，从直接费用项目支出的由项目申请人依据科研活动特质和实际需求编制；从间接费用项目支出的由高校依照归口管理部门和相关规则统一编制。

（2）建立预算评审制度。在预算送审之前，从实际出发，学校组织校内审计部门、相关专家或社会中介机构对将要送审的科研项目进行预算评审，评审后提出审核建议。根据预算审核的建议，课题负责人对预算编制进行调整。在审核劳务费时，将课题参与人员的工作时间及完成的工作量等纳入考虑；在审核重要有形、无形资产时，将学校资产量及使用状况等纳入考虑，尽可能减少资产闲置和浪费；在审核科研经费转出时，必须严格审查项目合作单位与科研项目之间的联系度以及其真实性。

（3）规范预算调整程序。对于纵向科研项目，预算已经批复的，如无特殊事项不可以调整预算，在规定范围内确实需要调整预算的，按规调整；对于横向科研项目，已经签订合同的，需要变更的应按照合同法与当事人协调进行调整。

二、提高使用效率：规范管理制度与财务核算

（一）经费使用管理精细化

（1）统一科研经费管理。高校财务部门应协同科研部门依据相关管理办法统一管理科研经费。如在国有资产管理上，根据固定资产管理办法办理相关手续，不可转让、占有固定资产或利用其牟取私利。

（2）规范科研经费支出管理。首先，应细化经费支出审核制度。在审核票据时，确认其与实际发生相符，无法确认或数额过大的票据要求科研人员提供明细清单等有效证明，禁止报销虚假票据。另外，目前部分高校已经建立了银行支付制度，在此基础上可以进一步推广信用卡支付方式，避免科研经费现金借出逾期不还的现象，真正做到无现金报销。最后，对于采购、工程或外协服务等支出，除按照一般流程外，还应设定金额限制，超出限制必须签订合同，并经由学校相关职能部门盖章确认。

（3）严格科研经费向外转出。科研经费在向外转出时，应在合同的基础上，严格按照合同规定的转出事项、转出金额、付款方式等内容办理。转出单位是公司、企业的，通过提供其法人营业执照、资质认定书、税务登记证等核实其真实性；转出单位是事业单位的，通过提供相关单位组织机构代码证等核实其有效身份。项目负责人必须对转出行为的真实性、相关性负责任。

（4）落实科研项目结题验收。项目完成，须及时对其进行结题验收。纵向科研项目验收需要注意同样的研究成果是否在多次验收中反复使用，横向科研项目验收主要参照其立项时签订的合同进行验收。对于一些暂时无法通过验收的科研项目，要定期监督检查，参照相关办法，给予帮助和支持。

（二）科研经费信息化管理水平

（1）建立科研管理系统。在现有的系统条件基础上，覆盖科研管理中的项目、人员、科研经费等，做到各部门间信息共享，使财务系统真正包涵科研项目立项、使用、验收考核及产品推广使用全过程的科研管理信息体系。另外，应实时跟进采集相关数据，建立一套完善的高校数据库，对科研项目的使用过程进行动态监管，提高服务水平，为科研人员和管理人员及时了解掌握科研项目情况提供便利。

（2）升级改造财务管理系统。对现行的财务管理系统进行升级改造，使其与科研管理部门的科研管理系统无缝对接，为科研经费的预算、使用、决算等提供更好的管理支持。针对科研经费的管理，财务人员运用账务管理子系统，根据科研项目经费类别、项目名称、承担者等设立不同的专项项目核算收入与支出；项目承担者等可以通过网络查询子系统，查阅项目的收入、支出、结余情况；月末，财务人员通过报表管理子系统生成的各类报表，为相关人员提供决策支持。同时，建议在财务软件中开通网上审批权限，这样一来，即便经费负责人身处外地，依然可以登录财务平台，通过网络完成审批，保证科研项目的顺利进行。

（3）将科研经费预算纳入财务系统。根据经费预算编制情况，将项目划分为几个板块，每一板块设置预警线，做好财务监控，当支出过低或过高时便可以及时与相关负责人沟通，采取措施进行调整，而不是等事后出现了问题再整改。另外，设置科目时，需要注意以下两点：一是将科目细化，设置三级以上科目，在报账过程中就能够做到一一对应；二是应尽量使其与预算编制科目一致，以便事后取数的准确性。

三、加大监督力度：健全监督机制

（一）明确高校科研、财务等部门和项目负责人在科研经费管理和使用中的权利和责任 高校科研部门负责管理科研项目立项申报和合同签订，代表高校签署科研协议，对课题执行过程中重要事项进行监督；财务部门负责科研经费的预算审批，审核科研经费支出，审查项目的决算；科研项目负责人负责编制预算，定期接受项目检查，做好项目决算，项目负责人对项目执行情况及完成情况负有法律责任。

（二）严格按照预算调整程序办事 纵向科研项目的调整审批须慎之再慎，确实需要调整的必需符合各级科研管理办法履行相应程序，横向科研预算调整严格按照合同规定执行，对于合同内容要求具体，委托单位不得随意更改。一般的预算调整事项，科研项目负责人可依据项目实际情况提出预算调整，经由院系审批，科研部门审核，报给财务部门批准同意调整；重大的预算调整事项，应先参照一般的预算调整事项程序执行，再上报分管科研的校长批准准予调整。

（三）关注课题结账时段和节余经费的管理办法 从课题来源出发，根据国家相关财经政策和财政部节余资金管理的相关制度，经有关部门准许后，可用于高校贴补科研发展开支；科研项目结余经费严禁用于发放奖金和福利支出，课题经费之间也不得互相占用。

（四）建立四级监管体系 采用“政府监督+主管部门日常监督+机构内部监督+审计部门事后监督”的监督管理形式。增强科研部门和财务部门之间的信息沟通和相互合作；高校财务、审计、科研等职能部门之间分工明确、协同管理，形成一个有效的监督管理机制；构建一个全新的由财务处、科研院、审计部门和设备管理处等部门共同参与管理的科研经费管理信息系统。

（五）建立一套完整的科研人员工作绩效评价体系 鼓励高校科技创新。例如，可以将科研人员与企业合作过程中的创新带来的收益纳入绩效评价体系中来，鼓励科研人员发挥创造力，促进高校科研的发展等。