浅谈中小学校食堂账务处理*

广西财经学院 钟金萍 池昭梅

近年来，中小学布局的调整，学校办学规模不断扩大，在校就餐人数猛增，学校食堂的数量也随之增加。如何规范食堂管理尤其是财务管理成为中小学迫切需要解决的问题。我国2014年1月修订施行的《中小学校会计制度》，明确了中小学食堂的会计核算要求与方法。因此，为进一步提高中小学食堂的账务处理工作质量，规范中小学校财务行为，加强财务管理和监督，提高资金使用效益，促进中小学校事业健康发展。本文对广西南宁市300所中小学食堂的账务处理情况进行了问卷调查。这些调查样本中，80%的中小学食堂进行了独立核算，20%的中小学食堂没有进行独立核算。为使调查结果更具针对性，本文仅对食堂独立核算的样本进行统计分析。问卷根据食堂账务处理的实际，分四部分内容进行调查，分别是会计科目的设置，会计凭证的登记与审核，会计账簿的设置情况、财务监管情况。

调查发现南宁中小学食堂会计科目的设置（“基本符合”及以上程度占45.5%）、会计凭证的登记与审核（“基本符合”及以上程度占36.8%）、会计报表的编制（“基本符合”及以上程度占39.5%）、财务监管情况（“基本符合”及以上程度占39.2%）这四方面会计制度的执行程度并不高，“基本符合”及以上程度的平均比率是40.2%，即超过一半的中小学食堂的账务处理并不规范。由此可知，中小学食堂的账务处理工作质量较低，大部分学校没有按照会计制度执行。这也反映了食堂会计基础工作及其财务管理存在一定的问题，具体表现在以下两方面。

一是会计基础工作不规范。（1）会计组织机构不健全。事业单位会计制度明确规定：单位应当根据会计业务需要设置会计机构，或者在有关机构中配备会计主管人员和专职会计人员。中小学校食堂作为独立的核算主体，应该按规定建立相应的会计核算机构，指定符合《会计法》规定的会计人员，如出纳、记账、会计等岗位。本次调研，发现80%的中小学食堂没有按规定设置会计岗位，所聘任的会计人员没有具备会计证与相关的会计知识，也不持证上岗，甚至有些学校直接由后勤部分的一般员工代管，没有做到独立核算。（2）会计核算不规范。首先，科目设置、票据管理不规范。虽然食堂是学校的附属产业，但发生的经济业务不少，对人员的能力要求比较高。但目前大多数中小学校食堂基本是由后勤人员管理，他们对基本的会计规范不熟悉，很难按相关要求进行管理。记账作为基本的会计工作，其科目的设置与票据的要求比较严格。而目前大多数中小学食堂票据不规范，如部分学校存在用“白条”现象，购买固定资产等实物的发票后面也没有验收证明，甚至缺少购货清单。

二是财务监管不严格。（1）内部控制制度不健全。调查发现，部分中小学食堂没有相应的监管机制。较为明显的是缺乏食堂物资采购、验收、保管的内部控制制度，成本管理、票据管理、现金、银行存款管理等方面也没有严格规范，导致财务管理工作混乱。如部分中小学食堂的验收流程简单，规范不严，实物不登记、不签字、不验收；甚至有些中小学几年都没有对食堂库存货物进行盘点，库存管理令人堪忧。此外，很多学校食堂缺乏内部审批制度，在食堂收支方面，审批不严、审批手续不完善，客观上给一些不法分子带来了可乘之机。（2）成本、收入管理较混乱。目前，大部分学校对食堂成本或收入项目的明细并不熟悉。食堂成本本来应该包含主副食、调料、燃料、水电等内容，然而有些学校把教职工的修缮费或者部分招待费都算入食堂开支并计入成本。食堂收入方面，部分学校还存在刻意隐瞒收入的情况。（3）食堂财务收支情况不够透明、公开。财务相关制度规定，食堂财务账目在每学年末由校工会及膳管会对食堂账目清查一次，清查情况在校公开栏中公示。然而目前大部分中小学校食堂的财务收支情况除了财务人员、校长知道以外，教师或食堂后勤人员等对学校的财务情况基本不了解。因此，食堂财务收支情况符不符合相关规定，并没有人进行监督。同时，食堂支出前也不征求相关人员的意见，支出后更不会公开，学校食堂收支情况的公开度较低，给食堂财务管理规范化工作带了很大的不便。

从调查结果可以看到，以南宁市中小学校食堂为代表的样本会计制度执行程度并不高。为进一步规范中小学校的会计基础工作，加强食堂财务管理，需要结合实际，进一步分析中小学校食堂账务处理存在问题的原因，归纳起来主要有以下三个方面。

第一，学校领导对食堂财务管理工作不重视导致了账务处理工作不规范。一方面，由于食堂只是中小学的一个后勤部门，甚至存在外包的情况，学校领导常常认为食堂对学校的发展没有多大作用，只有教学工作才是学校工作的重心。因此，并不会像对待教学工作那样对待食堂财务管理工作。另一方面，部分领导掌握的会计业务知识相对较少，对食堂的会计基础工作管理意识比较薄弱，关注程度也比较低，不按照《会计法》或《事业单位会计制度》等相关的制度要求对食堂甚至学校的财务部门进行管理，导致了食堂相关会计人员的工作标准不一，这样很容易造成了食堂账务处理不规范。

第二，食堂相关人员业务水平不高影响账务处理质量。在本次调查中，40%的中小学校食堂没有配备专职的会计人员，学校食堂的账务处理工作基本是由学校后勤部门中没有会计实务的一般员工代管或者由普通教师兼职完成，没有按照独立核算的要求进行食堂的账务处理。尽管有部分中小学的食堂配备相关的会计人员，但是也没有经过相关会计业务的培训，缺乏会计业务知识与专业技能，且无证上岗。食堂的经济业务虽少，但会计核算工作并不简单，由这样缺乏会计实务且素质较低的人员来进行会计的基础工作，必然导致食堂账务处理工作质量的低下，致使食堂会计核算工作杂乱无章。

第三，食堂会计核算内外部监督不严。首先，修订《中小学校会计制度》之前，国家没有真正出台过关于中小学校食堂会计核算工作规范的制度，也没有相关的监督机制约束食堂的会计工作。尽管出台了事业单位会计工作的相关政策，但是没有将食堂作为一个独立核算主体进行规范。没有政策的约束，这在很多程度上造成了食堂会计工作的混乱。其次，相关学校对会计工作方面的制度响应不高，没有把相关的规定落到实处，不会采取有效的监督手段对本单位的会计工作进行监督，更别说对食堂的会计工作进行监督。此外，中小学校食堂没有完善的内部控制制度，各岗位之间也没有相互监督与制约，加之没有对会计工作进行内部审计，使部分会计人员或领导产生侥幸心理，造成食堂账务处理工作的混乱。

中小学校应该顺应形势，按照新制度要求不断提高食堂的账务处理工作质量，进一步规范学校的会计基础工作，加强食堂财务管理。根据本次调查结果，结合中小学食堂的实际提出以下五点建议。

一要严格食堂账务处理工作人员的准入制度，配备合格的会计人员。中小学校的食堂承担着为广大师生提供良好的餐饮服务的职责，其日常发生的经济业务，从原材料的采购到食品的销售及食堂收入的分配，都需要掌握会计知识且具备专业技能的人员才能胜任，因此，必须按照会计制度的要求配备会计人员，严把会计从业资格关，配备合适的会计人员，从根本上保证账务处理工作的质量。此外，中小学校发生的经济业务量也不，应该充分考虑会计人员的数量，建立会计工作岗位责任制，对会计人员合理分工，使之相互制约和监督。从食堂的实际来看，至少应该分别配备一名会计、出纳及仓库保管员，会计可由学校的相关会计人员兼任，出纳可由学校有会计专业基础的人员任命，仓库保管员可由责任心强、思想政治觉悟高的人员任命。

二要建立内外部监督机制，全面加强食堂管理。学校应该根据会计制度的相关规定，结合本单位食堂的实际情况，制定切实有效的日常监督机制及合理的食堂内部控制制度。如按规定建立并完善食堂会计人员岗位责任制度、食堂账务处理程序制度、原始凭证管理制度、食堂财务收支审批制度等内部控制制度。只有完善的控制和监督制度才能保证食堂账务工作有章可循，有据可依，才能使会计基础工作更加规范化。同时，财政部门应该对中小学校的食堂建立以财政监督和行政监督相结合的外部监督体系，不断加强对中小学食堂会计基础工作的监督与审计，及时对相关会计人员进行业务指导，定期进行验收检查账务处理工作，对检查出的问题及时纠正并对不规范、违反会计法律法规的账务处理行为予以一定的惩罚。

三要切实提高食堂会计人员的专业水平和综合素质。由于食堂账务处理工作是一项专业性、综合性很强的工作，对工作人员的业务能力要求较高。为提高食堂账务处理工作的质量，中小学校应该不断增强食堂会计人员的专业水平及综合素质。食堂的会计工作人员，自身要加强学习，不断充实和完善自己，努力提高自己的专业知识水平和业务水平，也应熟读会计相应的法律法规，适应食堂账务处理工作的需要。与此同时，相关部门应适度增加培训资金的投入，为会计人员学习提供平台，为加强会计人员的后续教育管理提供支撑。及时对食堂会计人员进行业务指导，可以定期举办专门的培训班或者举行中小学食堂会计人员交流会，不断提高他们对食堂账务处理的能力。

四要加强食堂财务管理，尤其是原始凭证的管理。原始凭证是证明经济业务发生的第一手资料，其真实性对财务处理工作的质量有十分重要的作用。中小学食堂的开支必须开具发票，且开具的发票必须完全符合国家有关规定和行政事业单位会计制度的要求，如发票的格式、内容、填制方法、审核程序等内容必须真实可靠。同时，食堂开支的范围也必须严格按照国家相关规定进行，如伙食费支出、食堂其他物品购置费用及其食堂的维修费，必须在相关费用的列支范围，超过规定部分，由采购者自行负责。

五要规范化食堂账务处理流程。中小学校食堂发生的经济业务由资金的流入到资金的流出，涉及确认—入账—过账—结账—编制财务报告的账务处理过程，每一个环节都不同程度使用会计科目、票据，且都会有不同的要求，为了保证账务处理工作有序进行，食堂应该根据实际情况，从财务预算、物资采购、账务处理过程、审批过程到财务报告的报送及公布整个过程建立一套有效的、规范的会计处理流程，以提高会计基础工作效率及质量，从而加强食堂财务管理工作。