艺术院校艺术档案管理探析

摘 要：艺术类高等学校的档案管理工作既要遵循普通档案管理的规律和工作要求，又要兼顾艺术档案的特点。本文从艺术档案产生存在的特点、管理的问题以及解决的思路三方面对艺术类高校艺术档案管理进行探讨。

关键词：高校；艺术档案；管理

2002年颁布的《艺术档案管理办法》，将艺术档案定义为在艺术创作和演出、艺术教育和研究、文化交流以及社会文化等工作和活动中形成的，对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录。[1]艺术类高等学校是艺术档案产生与保管的重要机构。

1 艺术档案管理的特点

区别于普通高校，艺术类高校档案管理工作不同于普通档案管理，有艺术档案的独特性，主要体现在以下方面：

（1）艺术档案产生的实时性。艺术档案的产生具有特定的时间及地点，一旦错过，很难补救。不同于纸质档案，产生即存在，不必在产生之时实时归档，可以按学校档案馆（室）的要求，设定统一的归档时间。而艺术档案如果在发生之时没有记录留存，如一场音乐会没有实时记录现场影音资料，事后是无法补救的。

（2）艺术档案的表现形式具有多样性。《高等教育档案管理办法》中对高校档案的概念进行了界定，指高校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。[2]相对于普通档案，艺术档案更加注重艺术的特性，偏重于艺术载体的表现形式，更多地体现为图片档案，如摄影作品；声像档案，如一场音乐会；实物档案，如一副美术绘画作品等。

（3）艺术档案的归档范围多元化。《高等学校档案管理办法》将高校档案的归档范围分为党群、行政等十一大类。而《艺术档案管理办法》将艺术档案的归档范围概况为文学创作、艺术表演、美术、摄影、社会文化、艺术研究、艺术教育、文化交流、个人艺术九大类。对于艺术类高校来说，《高等学校档案管理办法》的分类方法虽然同样适用于艺术档案，但却不能全面兼顾到所有种类艺术档案的收集。艺术表现形式、表现载体的多样性以及艺术教学与艺术科研的独特性，决定了艺术类高校必须增加声像类、实物类、人物类等档案类别。

（4）艺术档案的保管方式相对复杂。不同于纸质档案，可以按“件”或者按“卷”保存，艺术档案没有统一的保管方式与保管规格，如绘画类、雕塑类、艺术设计类档案可能要以实物档案的方式保管；音乐类、戏剧类档案可能要以声像档案的方式保存，需要通过光盘等介质存放在防磁空间中。对艺术档案的保管方式必须量身定做。

2 艺术档案的管理问题分析

对于当前大多数艺术类高校来说，艺术档案管理工作普遍存在以下问题：

（1）学校档案管理部门人员的艺术专业素质有待提升。学校档案馆（室）工作人员大多以档案或其他专业人员为主，对档案人员的培训也主要针对档案理论、档案专业技能以及学校宏观档案管理方面，几乎很少有艺术类高校会注重加强对档案人员进行艺术专业素质的培养和提升。学校各单位大多配置的是兼职档案管理人员，很可能同时兼顾办公室、教学秘书等多重工作职责。因此，对档案专业乃至艺术档案的了解更加匮乏。虽然对于学校档案馆（室）来说，主要还是履行档案的接收与保管职能，但缺乏基本的艺术素质修养，就不能对各单位的兼职档案员进行业务指导，从而成为门外汉。

（2）艺术档案收集与利用率低。对于学校职能部门在工作中产生的艺术档案，由于兼职档案管理人员档案专业水平高低不一，导致很多档案不能完整地保存下来；另一方面，个人创作的艺术档案，在多数人意识中认为属于个人，不应该也没有必要在学校档案馆（室）保管。收集率低自然会导致利用率低，没有为他人提供利用与服务，反过来又影响档案的收集率，形成恶性循环。

（3）艺术档案保管方式混乱。一方面是由于艺术档案表现形式和载体多样化，在保管时需要区分不同的存放介质，进行分类保管。要购置适用于存放艺术档案的档案设备。例如，防磁柜、实物厨。但对于尺寸规格无法统一的艺术档案来说，实物厨也并非能够容纳各种尺寸的档案，如有些大尺寸的美术作品档案只能堆放在库房的角落里，完全无法达到档案保管的要求；另一方面，由于目前艺术类高校对于艺术档案的管理缺乏有效的体制与模式，使得馆（室）存档案数量相对较少，档案工作人员对艺术档案收集、保管也缺乏足够的重视，导致了其保管方式也相对滞后。

3 艺术档案管理思路探讨

对于艺术类高校来说，档案管理工作在遵循普通高校档案管理体制的基础上，如何兼顾艺术档案的管理是亟待解决的突出问题。本文从其收集与保管两方面提出几点解决思路：

首先，要理顺艺术档案收集的线索。由于艺术档案产生的实时性，区别于普通档案，在收集艺术档案时，不能“等、靠、要”，不能集中收集，而应建立一套完整的收集立档体系。对于艺术类高校来说，艺术教学与实践活动、美术绘画作品、艺术设计作品、戏剧表演、音乐作品等艺术档案的产生非常复杂多样。因此，必须理顺档案产生的线索，才会事半功倍。线索一，根据学校要闻和重大事件，整理其中产生的艺术档案；线索二，根据校内艺术实践周历，全面掌握教学实践中产生的艺术档案；线索三，根据重点人物的教学、实践活动安排，掌握期间产生的艺术档案。通过多条线索全面了解学校各层面艺术档案可能产生的事件，奠定了档案收集的基础。

其次，档案管理人员要进行实时收档。通常情况下，学校的档案管理人员习惯于按照普通档案的收集思路，定点定时的收集档案，特别是在当前大多数高校已经实现了部门预立卷的情况下，档案馆（室）人员收集档案的能动性与参与性大大降低。对于实时产生的艺术档案来说，等到年终统一收集，势必会降低档案的收集率，造成档案的流失。另一方面，只是从宏观、总体上把握档案的产生事件，也不能够深入了解档案产生的数量、类型、存储方式等，這就要求学校档案人员主动参与到档案产生的环境中，深入了解档案产生的过程，从而对档案的收集、保管做出更精确的要求。

再次，要调动档案网络管理体系的参与性。仅仅发挥学校档案管理者的主动参与性还不够，学校档案馆（室）人员人数、精力有限，不可能对学校各个层面产生的艺术档案了如指掌。因此，必须调动档案网络管理体系中校内各单位兼职档案人员的参与性。从档案产生的第一线人员手中得到收集线索，会大大提高收集的覆盖率、准确率。

最后，要注意艺术档案立卷保管的类别性与关联性。艺术档案表现形式的差异导致了保管方式的不同。例如，音乐类、戏剧表演类、舞蹈类档案大多采用声像的保存形式，而美术和设计类档案大多采用实物的保存形式，但是从每一件艺术档案的产生来看，又不仅仅是单一的档案本身，可能还需要对附属档案进行保存。例如，对于一场音乐演唱会来说，除了演出的声像资料外，还要保存演唱会的宣传材料，如海报、通讯稿；演唱会的制作过程，如参与演出的人员名单、节目单；演唱会的影响力材料，如获奖文件、证书等等。那么对于这场演唱会来说，产生的档案包含了声像类、实物类以及文字类，对档案的保管提出了更高要求。声像档案要注意防磁，实物档案与文字档案类别不同，保管方式与存放位置也就不同，必须要通过“互见卡”等方式，将同一事件发生的存放在不同位置的档案关联起来，从而保证档案保管的完整性。

对于艺术类高校来说，更为重要的是从宏观理论层面，探求一种兼顾普通档案与艺术档案双重管理的行之有效的管理模式与管理网络，为社会文化的发展保留历史。

参考文献：

[1] 文化部、国家档案局第21号令.艺术档案管理办法[Z].

2002年2月1日实施.

[2] 教育部、国家档案局第27号令.高等学校档案管理办法[Z].2008年9月1日实施.

作者简介：李莎（1981—），女，山东青岛人，硕士，山东艺术学院讲师。