计算机技术在办公自动化中的应用研究

潘谈

摘  要：办公自动化是运用多种技术形成的现代化新型的办公形式，在计算机技术的应用中具有重要的影响。本文主要以计算机技术在办公自动化中的必要性为切入点，重点研究计算机技术在办公自动化中的应用。

关键词：计算机技术;办公自动化;应用研究

引言：计算机技术是办公自动化实现决策效能的核心，其功能体现在计算机的硬软件设施上，办公自动化运行的环节离不开计算机的设施，两者相辅相成，共同促进。深度掌握计算机技术在办公自动化中的应用，能够减轻工作重量，提高办事效率的总水平。

一、计算机技术在办公自动化中的重要性

计算机技术是对信息处理和收集的一个过程，随着信息社会的深入，企业对办公水平不断的要求高质量化。办公自动化作为优化工作质量的载体，其工作内容必须准确、及时的采集企业所需的信息，科学的处理，才能使企业在市场竞争中稳占先机，提高企业的综合效率。办公自动化以工作人员的技术为主导，运用计算机及通讯技术相结合，形成多样的办公模式，具有方便快捷、综合开放及办事效率高的特点。它通过收集信息资源，建立企业内部资源共享机制，从而全面提升计算机技术的应用效果。

二、计算机技术在办公自动化中的应用

（一）构建信息发布平台。企业在进行办公自动化工作时，可以利用计算机技术构建网络信息交流平台，发布企业的综合信息，使信息的流通快速准确，同时需要工作人员积极配合，对企业信息及时采集和处理。比如，在企业的内部网站上开发企业内部员工论坛，将员工的工作状况和工作内容等发布在论坛中，相互交流，吸取工作经验并要求员工在论坛中发布工作心得和对工作的建议，提高员工的整体工作效率，有利于企业的正常运营;企业还可以开发信息对外流通平台，使客户或同企业能出初步了解本企业的经营特点，掌握本企业的基本信息。另外，企业还可以利用计算机技术构建企业内部员工的资料信息平台，将员工的通讯率和基本信息发布到企业内部网站，从而提高办公自动化的工作水平。信息发布平台的构建，能及时查阅外部和内部的信息反馈，增强企业对外信息交流的进度，提高企业在市场中的竞争优势。

（二）强化文档管理。在进行文档管理时，企业可以利用计算机网络系统深度完成文档的批复工作。其操作过程由工作人员结合实际工作要求合理完成。对文档操作的过程、时间、修改和审阅痕迹及操作人的姓民进行保存，方便日后查阅。文档操作完成后，对文档进行管理，管理方可分为拟办方和承办方，可以根据文件的重要程度进行安置，然后制定查阅权限，防止员工对文档信息的更改。在文档管理中应用计算机技术，能够方便文档检查，保证信息的共享。另外，计算机技术运用在在文档使用的软件上，数据、文字、表格的处理是办公自动化工作的重要组成部分，既能快速的对文档进行更改和编辑，还能为文档提供大量的信息，保证文档的制作的专业性。计算机技术将纸质文档转变为电子文档，具有保密且不易丢失的效果，通过对企业的文档建立安全的文档管理数据库，加强自动化文档管理的水平，提升工作人員的工作效率。

（三）优化工作流程。企业的工作流程离不开计算机技术[1]。企业在办公自动化工作过程中，可以协调部门和岗位之间的工作内容，促进企业人才的综合利用率，部门间的工作内容且具有固定的操作特点，应严格按照工作流程办事，对工作流程进行实时的监控，保证工作的真实性。比如，企业运营过程中公告的拟定、请示、审批及发放等，工作内容相对固定，为了降低工作人员的操作失误，可以利用计算机技术制定自动化的工作流程，合理安排资源的配置，将公告上报领导且同意后，直接在网上发布到各个员工的账号中，使其他员工及时的查阅公告，掌握情况。还可以利用计算机技术实现自动化固定的工作管理，如在网络平台上设置会议管理、工作内容管理、用餐管理及公共物品管理等机制，既能增加员工对工作的认识，又能提高整体员工的工作效率。

（四）深化资源设备。办公自动化的主要工作是对企业信息进行收集、传送并配上文字或图像等业务进行处理[2]。办公自动化的开展离不开计算机技术的应用。因此计算机的设备室配合工作的关键。办公自动化工作所用的软件资源主要体现在通用软件和专用软件上，专用软件包括计算机系统软件、支持性软件及财务管理等软件;通用软件包括WORD、EXCEL、PPT、PS等图像处理软件和文字数据处理软件。软件的操作需要计算机技术的多方配合，计算机技术在办公自动化的应用为工作带来便利，具有广泛的运用效果。

结语：总之，办公自动化是计算机技术持续发展的前提，也是信息时代的重要产物，具有强化管理组织和提高办公效率的功能。企业需要不断培养员工的办公自动化工作效率，实现计算机技术的全面发展，从而提高企业的经济和社会效益。

参考文献：

[1] 吕静.计算机技术在办公自动化中的应用[J].东方企业文化，2012，20（1）：22-23.

[2] 魏宏玲.办公自动化中的计算机技术应用[J].赤峰学院学报，2012，12（22）：28-29.