“反记账、反结账”功能在会计电算化中的利与弊

孙宪芹

摘   要：随着电子计算机日新月异的发展，会计由原来的手工记账逐渐被电算化所取代。会计电算化大大提高了会计信息质量、会计计算精度、会计运算速度，改变了会计工作的面貌，在应用过程中与以往的手工记账相比优势明显。但会计基础数据的整理和录入毕竟还是由人来完成，在日常工作中不可避免地会产生问题和错误，在纠正这些错误和问题时，往往会用到会计电算化程序中的“反记账、反结账”功能。

关键词：反记账;反结账;会计电算化

会计电算化中的“反记账”功能是指将已经记账的凭证通过记账的反向处理，恢复到未记账时的状态。“反结账”功能则是在已经结账的期间，通过会计程序的操作，恢复到未结账时的状态。笔者做为一名在基层工作多年的会计工作人员，使用过多套会计软件，大多软件中具有“反记账、反结账”功能。现根据我多年的实践经验，对其利弊进行简要分析。其有利的方面主要体现在下面三个方面：

第一，“反记账、反结账”功能对更正错误的记账凭证具有简单无痕的优势。实际工作中，由于工作失误或计算错误等原因，已月结的记账凭证发生了错误需要更正。此时可以做相反的记账凭证对错误凭证进行冲销，但总会在账簿中留下一条错误的记录，不能消除。而使用“反记账”功能则是在原来错误的凭证上进行更改，改正后的记账凭证不会留下什么信息，干净无痕。通过“反记账、反结账”，将数据库中冗余信息清除出去，从而保证了账簿的数据准确明了，能给会计使用者提供有效的会计信息。

第二， 当计算机出现意外状况时，“反记账、反结账”功能能将会计数据恢复到最近的有效状态。在我们日常工作中，可能出现如断电、病毒侵袭而导致记账或结账过程意外中断的非常事件， 还可能出现会计软件数据库被人为非法篡改的情形，也可能出现存放会计账簿数据的硬盘扇区遭受自然或人为损害的情形，这些意外状况的出现就完全可能导致会计凭证、会计账簿数据信息混乱不符。一旦出现这种错误，都无法采用手工会计更正错误的方法如划线更正法、补充登记法来更正，此时最好的办法就是实行“反记账、反结账”。通过会计软件的“反记账、反结账”功能，将会计数据恢复到一个比较可靠的时间节点的最初状态，然后我们对错误的凭证进行修改，对丢失的数据进行补记，重新进行凭证审核，凭证记账，凭证结账，从而能保证会计凭证的准确有效，保证会计账簿的记录真实可靠。

第三， “反记账、反结账”功能有利于培训和教学。我们在进行会计软件的实验和教学时，总要进行一定数量规模的会计模拟，学生在学习的过程中会不断地输入一些数据，这些数据是虚拟的、不真实的，同时还会出现一些误操作、误删除的情况。以上这些信息一旦记账和结账，便会记录到会计数据库当中，从而会影响到老师的教学和下批次学生的学习。而会计软件的“反记账、反结账”功能，则会非常轻松的将这些信息恢复到初始状态，而不必理会学生在实验中录入的各种数据。

因此，“反记账、反结账”功能无论是从电算化实务工作的角度，还是从教学实验的角度来说，都有一定的可取性，都是有利的 。有其利也有其弊，这项功能的应用同时存在着不尽完善的地方。

首先，“反记账、反结账”功能与《会计基础工作规范》相冲突。《会计基础工作规范》中规定“账簿记录发生错误，不准涂改、挖补、刮擦或者用药水消除字迹，不准重新抄写”，而“反记账”、“反结账”功能则相当于在数据库中完全擦去原来结账或记账的痕迹，这实际上也是对账簿进行了典型的“刮擦、涂改或重新抄写”。由于不留痕迹，不易发觉，就给某些会计做假账、更改数据提供了技术支持，一些素质不高的会计人员就会营私舞弊，甚至发生贪腐现象，严重威胁会计信息的安全性、真实性和准确性。

其次， 滥用“反记账、反结账”功能，即便不会发生舞弊现象，也会大大增加会计信息系统的风险。这是因为“反记账”和“反结账”功能在实际操作过程中并不是绝对安全的，我们在“反记账、反结账”时，由于会计人员的能力水平有限，不会像会计软件的程序员一样熟练精通，可能有一些模块的数据不会同时进行“反记账、反结账”，例如一些辅助核算数据如往来核算数据、数量核算数据、外币核算数据等，很难进行全面的恢复，有时还会发生混乱现象，不同时间、不同类型的数据搅和在一起，甚至会导致系统崩溃，而造成无法挽回的损失。

因此，“反记账”及“反结账”功能如同一把双刃剑，具有很强的两面性。在工作我们既不能完全否定其作用，也不能不正视其弊端，要趋利避害，做到“会用”而不“滥用”。

1.要制作严格的操作规程，用制度来约束会计操作者的行为。我们要明确规定“反记账”、“反结账”的使用情形，并且实际操作者必须得到系统管理员的授权。“反记账、反结账” 从本质上讲，是对错账的一种更正行为，但是从形式上说存在管理漏洞，因此要明确使用者的责任，避免舞弊现象的发生。

2.谨慎使用“反记账”、“反结账”的功能。由于其具有一定的弊端，并且违反《会计基础工作规范》的某些规定，我们在操作时一定要认真仔细，减少错误的发生，能在当月修改的一定在当月修改完毕，不能跨月份处置。要尽量按规范中规定的方式方法进行错误的更正，该冲减的冲减，该冲消的冲消，该补记的补记，尽量少用“反记账”、“反结账”的功能。

3.购买软件时要充分了解“反记账”、“反结账”的功能，要由专业软件人员对此功能进行专项重点培训，要对操作员、系统管理员进行不同形式的授权。操作中尽量进行反复试验，以确保操作人员能够完整、准确地进行“记账”，“结账”，“反记账”、“反结账”，确保数据恢复和存储的方便、安全。

“反记账”及“反结账”功能是会计电算化中不可或缺的一部分，正确的使用会对我们的工作产生良好的积极的影响，我们一定要慎用、会用、用好这项功能，为提高我们的会计信息质量发挥出其应有的作用。endprint