浅析高校学生档案数字化建设工作

张娟+张新宏

[摘 要]本文分析了学生档案数字化建设的背景及保障体系，重点分析了高校学生档案数字化建设的过程，目的是使学生档案管理工作迈上新台阶，为学生就业、升学等提供良好的服务。

[关键词]高校;学生档案;数字化建设

随着计算机网络技术的发展，档案管理逐渐由传统的手工管理向网络化管理转变。学生档案从建档、保存、查询、利用和档案邮递等过程都发生了质的变化。构建一种适合高校学生档案数字化管理的新方法，以解决传统学生档案管理中存在的问题，是当前高校档案工作急需解决的实际问题。

一、高校学生档案数字化建设工作的背景

1.2008年教育部、国家档案局联合颁布了《普通高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）。它是指导新时期高校档案工作科学发展的法规性文件。本办法将学生在校形成的文件材料纳入归档范围，而且单独设类，彰显了以人为本和重视民生的档案理念。

2.高校档案工作的重点一是管理，二是服务。而要提高学生档案管理工作水平，计算机网络化管理是关键;档案工作服务创新是从事档案工作的理论基础和行动指南，我们要在新的机遇条件下，结合高校学生档案工作的实际情况，用创新理念服务于高校各项工作。

二、高校学生档案数字化建设保障体系

高校学生档案数字化建设是一项复杂的系统工程，涉及档案学、软件科学、信息管理等多个领域，需要学校各个部门的共同参与。

1.前期准备阶段。这一阶段主要分析学生档案信息化管理项目的可行性、项目投资收益比、项目的主要功能、学生档案信息数据库的选择及相应基础设施配套情况、学生电子档案接收范围、接收源等。并合理规划项目各阶段的目标及完成任务，组织专人负责各阶段，并通过招投标筛选出最合适的合作伙伴。

2.基础设施建设。高校学生档案数字化基础设施建设是高校档案信息建设的基础，主要由硬件设备、软件系统和校园网络组成。在硬件方面，主要有计算机、打印机、扫描仪、存储设备及其它必要组件。软件系统主要指档案信息系统，该系统除应具有收集、管理、保存和利用等功能外，还应能实现公告发布、权限管理、元数据管理、安全管理等功能，以确保学生电子档案的真实性、完整性。网络建设主要包括基于局域网的档案管理平台，基于校园网的学校平台和基于互联网的公众平台，统一各部门之间管理软件数据接口，以实现学生电子档案的收集、保管、利用，最终实现学生电子档案资源共享。

3.基础业务建设。学生档案数字化建设基础业务主要包括两方面：一是传统学生档案的数字化处理，即将已保存的学生实体档案通过扫描仪电子化;二是学生档案的数字化管理，主要涉及学生电子档案的生成、接收、传递、保存和查询利用。首先，对原有馆藏的学生纸质档案，学校应通过前期调研、规划，制定符合本校的数字化加工方法进行数字化;其次，对正在形成的学生电子档案，各高校应根据自身实际情况，结合已出台的国家相关标准，积极制定适合本校的学生电子档案归档标准，明确学生电子档案的数据格式、收集范围、接收规范等内容。

4.保障体系建设。学生档案数字化管理的保障体系离不开人力、物力、财力的支持。高校领导要给予重视，将档案信息化建设列入议事日程。加强对档案信息化建设的财政支持，保证高校档案机构购买和配置档案信息化所需要的硬件和软件设施。加强档案信息化人才队伍建设，一方面解决档案部门人员编制少的问题，增加新员工。另一方面定期对馆内人员进行业务培训，切实提高学生档案工作人员的管理水平。

三、高校学生档案数字化形成过程

1.调出学生档案。对学生档案拆分和登记。根据各高校档案信息化程度和实际情况，按批次调阅档案，以专业和班级为一批，填写档案借阅登记表。对于不同类型档案的特点采取不同的拆分办法，并不能损坏档案，以确保学生档案的原始性。

2.学生档案扫描。针对不同档案的特点，采用不同的扫描方案。对于纸质较差、字迹不清的学生档案，采用平板扫描仪，轻拿轻放;对于学生设计的图纸档案采用图纸专用的工程扫描仪;对于纸质较好且量较大的学生各种证书档案可以采用高速扫描仪。

3.学生电子档案保存。按照档案管理系统对学生电子档案技术规格的要求命名文件名，保存扫描文件，修复编辑学生电子档案。对已经保存的文件进行纠偏、去污、拆边、对比度、亮度等处理，确保文件清晰、端正、干净。

4.学生电子档案识别。对于文档类学生电子档案，通过图文扫描系统编辑后导入数据系统识别，识别后的文件按照学生档案管理要求生成双层PDF文件。

5.学生电子档案质量检测与分类。对于扫描且编辑完成的扫描件，依据学生档案的个人信息，按照高校档案管理系统的要求，制作档案导入系统模板，著录档案相关信息，同时检查是否有漏扫或档案不完整的现象，确保档案目录数据分类与档案扫描文件的一一对应。

6.学生电子档案导入高校档案管理系统，归还档案。扫描且检查合格的学生电子档案，按照高校档案管理系统的要求导入高校档案管理系统，确保扫描图像与案卷目录、卷内目录100%挂接正确，使加工扫描成果在高校档案管理系统中有效检索和显示。按照档案原貌封装档案，档案归还后上架，同时要把当期完成的电子档案备份保存。

总之高校学生档案是高校档案馆藏的重要组成部分，加强高校学生档案数字化管理，使之与高校办公自动化形成一个有机整体，将学生电子档案生成与归档相连接，提高学生档案归档率，使查询者不局限于学生档案室。通过网络实现远程传递、异地处理、网内共享和实时归档，这样就会让学生档案最大程度的发挥作用，体现以人为本的思想，为用人单位和学生提供更好的服务。

参考文献：

[1]《中华人民共和国档案法》

[2]《普通高等学校档案管理办法》（国家教委27号令）

[3]金波.论数字档案信息资源建设[J].档案学通讯，2013（5）：45-48.

[4]秦芳远，刘环琼等.办公自动化环境下学生档案数字化管理的研究[J].数字兰台，2012（5）：20-21.

作者简介：张娟，女，硕士研究生，馆员，主要从事高校学生教育与档案管理研究工作。

基金项目：本文为2012年陕西工业职业技术学院院级科研立项课题《高校“学生类”档案管理模式探索与研究》（项目编号ZK12-15）