探讨企业科技档案超前管理制度的建设

郜彦

(北京汽车股份有限公司汽车工程研究院,北京 101300)

探讨企业科技档案超前管理制度的建设

郜彦

(北京汽车股份有限公司汽车工程研究院,北京 101300)

企业科技档案超前管理制度是企业科技档案管理制度体系中的一部分。本文试对企业档案管理制度建设的诸方面进行了探讨。

企业科技档案 超前管理 制度 建设

伴随着科技档案种类的日益丰富、数量的不断激增，目前，众多企业科技档案部门已愈来愈认识到建立、健全企业科技档案的超前管理制度，为促进规范管理科技档案工作，夯实坚实的基础，已势在必行。

1 “超前管理”理论

“超前管理”理论是一种前端控制手段，是以文件生命周期理论为基础，将以往档案管理的起点，进行前移，针对文件的形成、积累、整理、鉴定、归档等各个活动，而实行全过程的管理与监督控制。它把文件从形成、收集、积累、鉴定、归档，一直到保存或销毁的各个不同的阶段，均看作是一个完整的过程。而在这一过程中，文件的形成应为前端，积累、鉴定、归档、整理和编目等具体管理活动则为中端，永久保存或销毁是后端。而将过去分环节的阶段性管理，调整成为协同管理，从而确保了归档科技文件的真实可靠、完整安全。

“超前管理”的含义即前端控制，是指将档案管理的重点前移至前期工程，即文件管理，包括文件的管理活动、文件的生成背景及其机构的职能。简而言之，就是对整个管理过程中的目标、要求和规则，进行系统分析、科学整合，把需要和可能在文件形成阶段实现的，或部分实现的管理功能，均尽量在这一阶段实现。

“超前管理”不仅是档案管理工作的源头，更是对可能成为档案的文件的质量控制。是旨在提高管理效率的一种科学理念，其实质就是对档案的质量控制。目的即要使档案在刚形成时，就处于受控状态，并及时纠偏、纠错，使档案在形成、收集、整理、归档等环节中，实现对档案形成内容和质量的全过程控制。它已被越来越多地应用到档案管理理论中去。

2 企业科技档案超前管理制度

(1)企业科技档案超前管理制度含义:指从制度控制的角度，实行全程标准化、规范化管理，通过明确科技文件资料在形成、积累、整理、归档全过程中的各项要求，从而实现企业科技文件资料的规范管理、有序控制。

(2)建设企业科技档案超前管理制度的意义:它是构建企业科技档案工作制度体系的重要一环，也是整个企业科技档案制度体系的开端。它是一种确保提高企业科技档案质量的利用效益，实现企业科技档案全过程管理的有效手段。不仅有利于优化档案管理流程，而且还有助于提升管理水平与服务质量，以及和工作效率，促进企业开发利用科技档案信息资源。

表1

(3)其建立的核心基础:企业科技档案超前管理制度得以建立的核心基础，应是制定出统一、规范、有效的科技文件管理制度。科技文件是科技档案的来源。科技文件的形成、积累、鉴定、整理、归档等几项的工作，紧密相连，共同组成科技文件工作。科技文件是科技档案的前身，科技档案是科技文件的转化形式，二者之间既有联系又有区别。两者之间的差异，致使科技档案超前管理的各个方面(如内容、人员、制度)必然不同于通常意义上的科技档案管理。因此，企业科技档案部门要熟知科技档案的前身形态--科技文件的形成过程和运动规律，在明确科技文件工作管理职责的基础上，适当地将科技档案工作向前延伸，做好对科技文件形成与积累工作的指导、监督和检查，实施超前管理。科技文件的运转程序并非积累过后就终止了，具有保存价值的科技文件，必须按照科技档案工作的要求，经过整理与归档，最终归属于科技档案部门，它并非简单的物理移位的转移。此两项“档案化”程序工作，虽是以科技部门和人员为主体而承担的业务，但企业科技档案部门也需实施超前管理，承担协助和指导的职责。科技文件的最后一个环节是归档。归档的结束，使得科技文件完成了向科技档案的转化。科技档案部门至此即完成了以检查、监督、协助、指导为主要内容的科技档案超前管理，而后便开始科技档案诸项的管理。对于一些能从源头上进行控制的工作环节，如科技文件的收集、鉴定工作，可以在科技文件管理阶段得以实现。此外，归档范围、保管期限表等要素的确定，也应提前到科技文件管理阶段。

(4)企业科技档案超前管理制度具体内容:主要应涉及三方面:文件流转过程中可能涉及的部门(机构)、相关人员，以及企业科技文件自身流程及相关的制度(即文件形成、积累、鉴定、整理、归档的运动规律)(如表1)。

(5)它与企业科技档案管理制度的衔接问题:企业科技档案超前管理是企业科技档案管理工作的源头，是与企业职能活动同步进行的。就是把科技文件工作与科技档案工作协调起来，对企业各项活动过程中，所产生的大量科技文件资料进行有效管理，是对可能成为档案的文件的质量控制，并形成质量闭环。简而言之:即强调从文件形成伊始，直至其最终成为档案的全过程管理控制，这两个制度内容的相互呼应是制度衔接的关键问题，制度在内容方面的连贯性是否良好，直接决定了其实施的效果。因此，在其制定和执行过程中，不仅要考虑自身的情况，还必须考虑其与企业科技档案管理制度的有效衔接问题，使之成为一个协调的制度体系。文件归档制度与档案管理制度中的收集环节是连接两个阶段工作的接口，处理好这一环节的交接工作，是文件从各部门移交至档案部门的关键一环。此外，超前收集与超前利用，在理论上，它们符合档案管理和文件收集“全程跟踪”的思想，在实践中，把“收集”、“利用”作为服务，其中心内涵均在于“超前”，而完美地结合起来。

(6)实施企业科技档案超前管理制度，应从以下方面入手:(a)提高相关人员的整体业务素质:企业各部门相关人员(即参与文件形成、管理的部门和档案管理部门)是实现制度有效对接的主体。其包括:一是有关的科技、生产人员，二是有关的科技管理人员。他们是科技文件和档案形成和产生，最具有影响力的决定性因素。在很大程度上，均决定着制度能否正常地实施。应加大继续教育力度，采取脱产、业余等多种形式培训，有计划、多层次地安排与之相关的业务，以及科技文件管理等具体科目，提高他们的业务，以及管理科技文件的整体水平。企业科技档案人员必须在提高业务素质的同时，主动了解企业整体情况，抓住工作中的重点和难点，超前指导、及时检查，确保科技档案的完整、准确。(b)从组织机构和人员上落实管理:企业应依据实际情况，建立相应的科技档案管理工作网络，统一领导，分级管理，实现科技档案的全面质量控制。(c)分解制度指标，纳入责任制:将制度的指标层层分解，做到“三纳入”。即要纳入他们的职责范围、纳入科技工作计划管理，纳入科技工作程序，使科技文件的形成、积累、流通、整理、归档等制度化。应依据企业实际，明确他们在科技档案全程管理中的责任与义务，还要实行量化考评，并将考评结果纳入绩效考核体系。(d)选择行之有效的管理方式:要依据专业特性，因地制宜，制定出切实可行，且可操作性强的业务流程，进行合理分工，明确界定在管理的各个节点上，相关人员的业务范围和工作职责。(e)加强标准化和规范化:要按照国家标准来制订，才能有助于制度执行的标准化、规范化。必须遵循企业文件自身的特点、流程、规律，结合本企业实际，应明确科技文件在形成、积累、流通、整理、归档全过程中的各项要求，实行全程标准化、规范化管理，是确保实现超前管理制度的保障。(f)营造齐抓共管的氛围:为充分调动积极性、主动性和创造性，应尽力营造有利于团结协作的轻松、和谐及愉悦的工作氛围，在使岗位责任制明晰化的同时，引导相关人员自觉地形成积极配合，共同奋进的合力。(g)实现企业各部门之间的资源共享:企业应充分发挥内部各部门自身的优势，整合并优化资源配置，促进企业实现信息化的进程。

3 企业执行档案管理制度普遍存在的问题

(1)有章不循，有章难循:某些企业的档案管理制度虽早已建立，却形同虚设，无人重视，故很难发挥出自身应有的作用。(2)程序不完善，执行力欠缺:某些企业制定程序不完善，只以档案室的名义印发，而未纳入企业的整体管理系统，也未列入有关人员的岗位责任制和工作程序，导致制度不能得到保证有效地落实。(3)修订、补充和完善未及时，导致制度滞后:应在实践检验的基础上，不断修改、补充和完善，确保制度更合理、规范，以趋于完善。(4)缺乏检查、监督和控制机制:应建立、健全和完善与制度相匹配的严格检查、监督与考核的制度，并切实落实，以确保各项制度的有效执行。

4 结语

综上所述，在理论研究的基础层面上借鉴，档案超前管理制度现已初有成果，但在企业科技档案超前管理制度建设的具体操作实践，以及研究方面，仍很不乐观，存在着一定的局限性和差异性，还有待于进一步深入开展。在企业科技档案管理制度建设过程中，建立、健全和完善一套完整、系统，且科学实用的企业科技档案超前管理制度，应是一项重要的系统工程，其任重而道远，迫切地需要坚持不懈的长期努力，才能得以实现。

[1] 戴潭棋.浅析现代档案管理中归档电子文件的前端控制[J].2011(1).

[2] 金鑫.前端控制:电子文件管理的新思维[J].秘书之友,2007(2).[3]马坛凤.试论档案工作的前端控制和全程管理[J].云南档案,2007(7).