浅谈办公室如何打造工作“升级版”

文/江涛 田金利 陈梅芳

新形势下，办公室如何更好地发挥职能作用？如何服务好领导、服务好机关、服务好基层？需要办公室在实现“服务、管理、素质”全面升级上下功夫，创新方法，提升政务，做精事务，做优服务，努力把办公室建设成为一个服务优质、运转高效、作风过硬的机关“窗口部门”。

一、发挥“三个作用”，实现服务升级

抓好“三服务”（为领导、为机关、为基层）是衡量办公室工作水平和能力的标尺。要实现服务升级，办公室必须充分发挥好“三个作用”。

充分发挥参谋助手作用，更好地为领导决策服务。参政设谋是办公室最重要的职能，也是最能体现水平、体现成效的工作。充分发挥参谋助手作用，必须突出重点，讲究方法。一是辅助决策要力求设谋全局。要善于从领导的角度和全局的高度去思考、策划和处理问题，努力与企业中心工作合拍共振。要注重调查研究，摸清实情，找准与本单位、本部门工作实际的“结合点”，提高参谋辅政质量。二是文稿起草要力求精益求精。文稿起草贵在勤学、善思、求新、精审。要树立精品意识，尽可能地用最明确的形式反映最真实的情况，用最简短的篇幅容纳最丰富的内容，用最朴实的语言表达最深刻的道理。要善于从全局和领导的角度思考问题，增强文稿的指导性、针对性和操作性。文稿起草要突出时代特征，避免老生常谈、旧话连篇，充分体现新思想、新语言、新风格。三是信息服务要力求提高质量。信息工作的着力点是让领导掌握真实情况，为决策打基础，是领导的“千里眼”。必须把着力点放在信息报送的“快速、准确、有用”上，切实提升信息质量。要注重时效性，快速收集和传递信息，做到不拖延、不迟报、不漏报，重要事故事件更不能瞒报。要在“快”字上下功夫，做到发现问题快、采编撰写快、送阅审批快、反馈落实快。信息的价值最终体现在指导和推动工作、解决实际问题上，要紧紧抓住实际工作中的亮点、热点、难点和盲点，挖掘信息的价值，使信息充分发挥服务决策的作用。

充分发挥督查督办作用，更好地促进重大决策部署快速落实。督促检查是推动决策落实的重要手段。督查督办工作必须与企业决策和领导的工作思路合拍，在狠抓落实上取得实效。一要围绕中心、紧跟重点。紧密围绕中心和不同时期的重大决策、重要部署、重大问题以及职工群众最关心、最直接、最现实的利益问题，采取“围绕领导决策重点查，把握关注点主动查，抓住热难点集中查，落实领导批办件专项查”等方法，加大督查力度，精细督办管控，确保决策落实和政令畅通。二要落实责任、细化考核。围绕企业重点工作和重点项目，认真做好任务分解，逐一明确责任领导和责任单位，定期考核通报。对特殊、紧急项目，要倒排督查进度，实行时时督查，全程督办，促使各项工作快速落实和完成。三要完善机制、创新方法。健全督查工作网络，形成上下联动、齐抓共管的大督查格局；完善一周一督查、一季一通报、半年一评比的跟踪督查机制；建立督查项目台账，针对进度较慢的项目，及时进行跟踪督办；不断创新督查形式，把督促检查与调查研究结合起来，在方法上求“活”，在工作上求“真”，在作风上求“实”，在成效上求“深”，全面提升推动工作的执行力。

充分发挥综合协调作用，更好地实现日常工作高效运转。综合协调是办公室的一项基本功。搞好综合协调要注重加大内外沟通力度，在“早”字上争主动，在“细”字上下功夫，在“俭”字上动真格，妥善处理和解决好各种复杂事项，保证各项工作有序推进和高效落实。一是做好领导和部门之间的工作协调。准确把握领导意图，对重要会议、重大活动，增强主动性、前瞻性，提前介入，做好预案，周密安排，精心组织，明确责任，狠抓落实。对涉及部门较多、容易出现推诿扯皮的问题，主动协调，注重细节，做到急事求“快”、快而不乱，缓事求“稳”、稳而不拖。二是搞好对上、对下的联系。对上，要认真领会上级部门的重大战略决策、重要工作部署，为领导决策提供前瞻性的服务；对下，要注意了解掌握基层工作动态，为领导提供决策依据，推动领导决策落实。三是充分发挥牵头作用。办公室既要当好“总调度员”，又要当好“总服务员”。对一些急事、难事、琐事，其他部门不便协调的事，既要敢于牵头，当好主角，又要善于协作，当好配角，注意兼顾好方方面面的关系，善于调动各方面的积极性。

实现服务升级要做到“四个更加”。一是服务精力更加集中。汇聚各方智慧，调配全员力量，专心致志办大事、办要事、办成事。二是运行机制更加规范。进一步修订完善各项制度、规程和标准，确保各项工作统一协调、运转高效。三是过程管理更加精细。无论是政务还是事务，都要从细节入手，想细、做细、督细，以细节成就事业。四是服务方式更加务实。服务工作要做到雷厉风行，干练利落，说干就干，干就干好，确保领导交办的工作不延误、办理的文件不积压、处理的事情不出错、前来办事的人员不受冷落。

二、推行“三化管理”，实现管理升级

没有创新，办公室工作就缺少活力。办公室要大力推进模板化、程序化、标准化管理，做到工作有模板、业务有程序、执行有标准。

大力推行办文“三化”。进一步规范公文管理，无论是发文过程的拟稿、会商、核稿、签发、用印、分发、存档7个环节的处理，还是来文过程中的签收、登记、批办、传阅、承办、研办、催办、处置办毕公文8项程序的落实，都要进一步细化，制定标准和精细的工作模板示例，确保各项规定、流程的科学化、具体化，实现文件办理规范、顺畅、安全。建立公文质量控制体系，进一步完善公文质量测评办法，严把政策关、文字关和程序关，建立公文从“入口”到“出口”的全程质量控制精细标准。

大力推行办会“三化”。进一步完善《会务工作细则》，根据会议类型、规模和规格，分门别类制定工作流程，细化会务涉及事项和要素，依时间顺序或工作关系排列成详细程序，对应每道程序设置工作内容、工作标准、完成时限和责任人，形成不同类型会议的《工作方案模板》和《操作流程图》，真正做到会务工作周密、周到、周全。尤其注重在会务细节上强调规范和标准，会议材料的版式设计、印刷用纸、印刷质量，会标的字体选择、长宽高度、使用材料，会议座牌的图案色彩、摆放位置等都要实现标准化。精细会务服务，推行标准计时服务，实现会前30分钟做好准备、会中定时服务、会后及时清理。同时，建立会议满意度测评机制，通过强化外部约束，提高办会质量和水平。

大力推行办事“三化”。不断强化办公室“统筹协调、督促各方”的职能，对各种政务接待、参观考察等重要活动及领导交办事务的办理等，进一步规范和优化，制定成流程图，实行模板化、标准化操作，简化程序，提高效率，确保工作不断档、不脱节，无死角、无纰漏。同时，要推行个性化、特色化服务，具体问题具体分析，不断改进服务方式，在固化服务中突出创新，在创新服务中完善标准，持续提升办事效率和服务水平。

实现管理升级要做到“四个强化”。一是强化协调联动。树立“一盘棋”思想，对全局性工作、中心工作，实行办公室联动、协同作战，密切配合，相互补台，确保重点工作、重要任务圆满完成，不出差错。推行片区联动机制，制定基层各片区办公室定期会晤制度，提高工作协作性和联动性。二是强化考核评估。对各项业务工作分门别类地对照“三化”管理要求，进行定期和不定期检查，对办文、办会、办事质量进行评审和通报。建立完善以岗位职责、服务承诺为基础，以目标考核为抓手的考核评估体系，改进目标分值划分、考核内容、考核方式等，不断完善季度考核、年度考核机制，切实发挥目标考核的导向和督促作用。三是强化信息化建设。围绕打造“信息化办公室”，大力推广应用移动通信技术和无线网络技术，形成应用统一方便的电子政务系统。四是强化创新提质。打破思维定式，更加大胆地推动管理创新，在主动服务、创新服务、特色服务、品位服务上多谋、善思，精心打造让人耳目一新、使人眼前一亮、独具企业特色的服务内容和服务项目，实现办公室工作全面提质。

三、开展“素质提升”活动，实现素质升级

大力开展“素质提升”活动，在改进“三种作风”上下功夫，突出“四个结合”，处理好“四个关系”，全面提升办公室工作人员综合素质。

改进“三种作风”。一是改“学”风，提素养。学习创新能力是提升服务水平的前提。办公室人员要勤于学习，创造性搞好服务工作。要树立终身学习思想，坐得下来、静得下心，挤出时间，钻进去，向书本学理论，向实践学经验，向同事学专业，向领导学思路。坚持问题导向，带着问题学，提高分析、解决问题的能力。二是改“坐”风，接“地”气。办公室是为领导、为机关、为基层服务的重要部门，坚守岗位，坐在办公室里办理公务、起草文稿、处理文件、整理资料是工作需要。然而，要提高服务的主动性，就必须走出办公室，多到基层去，到群众中去，多调查研究、常走访一线现场、细了解基层实情，主动为领导决策提供最为准确的第一手资料，为机关提供最优质的服务，为基层解决最实际的问题。三是改“行”风，重实干。树立真心服务的理念，传达真实意图，反馈真实情况，用真心促实干。树立精细服务的理念，注重服务细节，突出服务效率，事事细致、处处细密，将难事办妥、急事办稳、杂事理清、繁事化简，把各项工作做得细之又细、慎之又慎、精益求精。树立超前服务的理念，凡事超前准备、超前安排、超前谋划，做到情况提前掌握，工作提前部署，要事提前介入。树立廉洁服务的理念，在工作和生活中严于律己，抵得住诱惑，经得起考验，耐得住寂寞，做到“自重”“自知”“自律”。

突出“四个结合”。一是综合培训与单项培训相结合。在集中组织综合培训的基础上，办公室要采取一对一、上门式的培训方式，针对办公室服务需求开展特色化培训，找准短板补短板，切实提升单项具体工作能力。二是内培与外培相结合。在内培的基础上，坚持走出去，多参加上级部门、兄弟单位、业务部门组织的外部培训，开拓视野，扩充知识面。三是现场交流与观摩学习相结合。组织基层各办公室之间，跨区域办公室之间在业务上进行交流、观摩，相互学习，借鉴经验，取长补短，共同提高。四是岗位实习与业务指导相结合。组织有岗位业务提升需求的办公室工作人员到上级部门进行岗位实习交流，以轮训的方式，使办公室工作人员在业务上得到专项指导和快速提升。

处理好“四个关系”。一是处理好职责与职权的关系，做到到位不越位。明确工作定位，对职责范围内的事，要积极主动、敢于决断。特别是在重大会议组织、重大活动安排和重大事件处置上要果敢行事，积极履职。但又不能超越自己的职权，不能越位办事。二是处理好主动服务与辅助决策的关系，做到献策不决策。干办公室工作必须在被动中求主动，想问题、办事情尽可能早半拍、快半拍。既想领导之所想，又谋领导所未谋。必须准确把握领导决策意图，依据掌握的情况，积极主动地为领导出主意、提建议，努力做到参到关键处、谋到点子上。但切不可替领导决策，在重大事项上贸然行事，抢先行动。三是处理好服务领导、服务部门与服务基层群众的关系，做到总揽不包揽。办公室要充分发挥“桥梁纽带”作用，在服务全局、协调各方上，做到总揽不包揽、协调不取代、放手不甩手。要善于集中群策、凝结群力、发挥群智，在和谐融洽的气氛中推动各项工作。四是处理好实干与名利的关系，做到出力不出名。办公室人员要时刻保持任劳任怨的心态，遇工作就争、遇困难就上、遇荣誉就让、遇责任就抗，不争位次、不抢镜头，多干实事、少做表现，甘当无名英雄、幕后英雄，不贪名、不图利，更不恋权。要甘于承担责任，谦让功劳，做到谋事不谋利、奉献不索取、建功不揽功。