浅谈怎样当好办公室主任

文/程序

（作者系重庆旅投集团办公室主任）

办公室主任，主要起着承上启下的二传手的作用。怎样扮演好二传手角色，是一名合格的办公室主任思考的重点和不懈的追求。

一、参谋助手要确保谋之有效

参谋助手是办公室主任的一项重要职责，关键在于找准位置，不以位低而随声附和，不以好恶而固执己见，不以无关而沉默寡言，做到到位而不越位，尽职而不失职。

一要领会领导意图。参谋助手是领导的左右手，其重点是为领导提供有价值的信息参考，服务领导决策。首先，要能够正确领会领导意图，留心领导平时在不同场合的讲话和对一些具体问题的看法，把它们总结归纳起来，从中把握领导的思想脉搏。这样才能贴紧领导的思路，想领导之所想，谋领导之所虑。其次，围绕日常规律性工作和会务安排，把握规律超前谋划。

二要出于公心建议。首先不人云亦云，克服、避免惯性思维，当大家都认为怎样的时候，要冷静思考，提出自己的独到见解。其次要集思广益，了解各方看法和情况，综合分析，思考多种可能，准备几种方案，供领导选择。第三要公道正派，出于公心，不掺杂个人情感，不违背客观事实。

怎样才能见解独到？我认为办公室主任应该善于思考、富有思想、形成思路。一是要做有心人。头脑里时刻装着问题、想着问题，并且立足于解决问题来进行思考。比如上级出台重大决策后，要有政治敏锐性，思考这些政策决策出台后，对集团工作将产生哪些影响，可以有哪些应对的措施。这样才能从容应对，为领导决策提建议、做参考。二是要做细心人。经常思考“是什么，为什么，怎么样”“必须做什么和不能做什么，应该做什么和可以做什么”，使观察和处理问题有独特性。三是要做恒心人。把学习当成一种责任、一种追求，把思考当成一种习惯、一种境界，使参谋有深度、上层次。

三要把握分寸。有了好点子、好建议，还要讲究分寸，注重时机，这叫谋之有方。工作建议时要“因人而异”，对于熟悉情况、作风果断的领导，主要采取“提纲式”汇报，宜粗不宜细。对于新任职或者思维比较缜密的领导，采取“方案式”汇报，把情况尽量汇报细一些。总之，针对不同情况和不同领导的风格，要有不同方式提出观点、主张或提供背景材料供领导参考。此外，还应注重时机、态度诚恳、语言委婉。

二、服务工作要做到用心到位

办公室主任做好服务工作的总体要求是：用心尽心，细致周到；侧重不失重，主动不被动。为领导服务要忠心耿耿，让他们更加信任；为部门子公司服务要诚心诚意，让他们更加满意；为同事服务要真心实意，与他们更加亲近。

第一，以忠诚之心服务领导。办公室主任服务领导就是服务企业发展，如何为领导提供优质服务、免除领导后顾之忧，是我的追求和努力方向。我认为，重点在“忠诚”。一是工作中既为主要领导服好务，也为副职领导服好务，不能厚此薄彼，没有亲疏之分。特别是在平时主要领导工作较多时，绝不疏忽副职领导安排布置的工作，而应更积极主动落实好，及时反馈推进情况。二是以诚相待而不夹杂任何私意，切实做到不利于班子团结的话不散，利于公司和谐的话多传。我坚信，只要办公室主任真诚地为集团领导服务，是能够赢得领导理解的。

第二，以敬业之心服务工作。作为办公室主任，一方面要落实好领导的要求，同时也要协助部门处理有关工作，更要服务子公司高速发展。为此，增强服务工作的超前性、主动性是做好服务工作的关键。一要超前谋划。对一些常规和必须要做的工作，如大型活动或者会议接待，办公室主任都要事先“动起来”。不能等领导催了，或者出了问题才被动地去做。二要迅速及时。一旦领导交办了事项，部门、子公司有了工作要求，都要立马行动，抓紧落实，敢于督办，确保按时完成，力争提前完成。

三、内部管理要强化细节规范

办公室内部管理的总体要求是“不拘小节、注重细节”。“不拘小节”指对每一项工作，要立足当前、着眼全局。不拘于形式，不限于固有模式，要敢于创新，不为琐碎小事所牵绊。“注重细节”是指办公室工作不能粗枝大叶。

第一，工作过程要细心。办公室工作应该心细如发，一丝不苟，坚持原则，严格程序；细微之处见精神、定成败。对领导交办的工作，周密考虑，认真负责，把每一个细节都做细做精做到位。在条件允许的情况下，要把每个细节都认真检查一遍。比如文字工作，只有不厌其烦地推敲、修改和充实，才能拿出好作品。办会办事也同样如此，特别是对重要会议和重大活动，只有周密安排，细之又细，才能确保成功。另一方面要力戒浮躁，办公室工作头绪多、规矩多，常常会遇到一些涉及面广、处理起来比较麻烦的问题，只有力避浮躁、脚踏实地、认真细致，才能避免出纰漏。

第二，调动大家“一起干”。团结就是力量，团结出成果。办公室工作纷繁复杂，光靠一个人是做不好的，必须依靠办公室全体同事一起干。那么，靠什么来调动大家的积极性和增强责任心？一要靠精神激励人，深入贯彻以“用心塑造、用心服务”为核心的企业文化，倡导奉献精神。二要靠制度约束人，办公室工作必须制度严密，严格考核，赏罚分明，不能做多做少、做好做坏一个样。三要靠感情吸引人，对下属多一些关心、帮助和提携，让他们感到关怀和温暖，寓管理、激励于宽松和谐的氛围中，进而增强凝聚力和战斗力。办公室每周召开例会，重在检查进度。与此同时，副主任能够独当一面，是很好的助手。办公室主任要与副主任多通气、多交流，充分尊重并大力支持副主任开展工作。如某项工作需要副主任牵头，事前要充分征求副主任意见，在形成落实领导要求的一致方案后，再在工作例会上予以安排部署。

第三，指导集团办公室系统工作开展。随着子公司不断发展，办公室系统也不断壮大，作为办公室主任不仅要带头做好集团办公室工作，还要加强对子公司办公室的帮助指导，服务全局发展。首先，强调规范性。督促子公司办公室建立完善的办公室工作制度，以制度规范工作。其次，强化沟通交流。每年组织一次办公室业务交流会，一方面对办公室工作进行培训提高。另一方面，增进了解，交流经验，共同进步。第三，建立信息、督办、公文考核机制，形成月有评比、季有通报、年有表彰。

四、工作协调要注重感情融合

协调是统一认识、政令畅通的需要，也是沟通感情、增强合力的需要。怎样做好协调工作？一要讲原则。确立大局为先、利于工作、推动发展的原则。二要讲方法。多联系、多沟通、多汇报，“请”字在先、“谢”字在后。遇到问题，协调过程中要注意讲清具体安排，介绍相关单位的情况，介绍活动背景，使被协调的单位和同志能够自觉从大局出发，接受协调。三要讲规矩。对上协调时，要处理好“主与次”“远与近”的关系。由于业务分工等原因，办公室主任往往对一些领导服务多一点，对另一些领导接触相对少一点。对接触多的不搞人身依附，对接触少的更要多汇报、多沟通。总之，对上协调就要多当“减震器”，不当“变压器”。横向协调时，要树立商量意识。通过部门联席会方式，在重要会议安排、重大活动的组织上，向部门先预告、早通气，集中力量办大事。对下协调时，要树立服务意识。谦虚谨慎，摆正位置，热情积极，搞好服务。解决问题多倾听各方面的意见和建议，求大同存小异，把协调工作做细、做深、做实。