创新医院文书档案管理的有效途径

文/王晶选

医院文书档案包括患者的病例和医院的工作方案、发展计划、委任书、会议记录等多项重要内容，是对医院发展、革新的历史见证。重视文书档案管理工作，有利于提高医院整体管理水平，提高医院工作效率。文书档案管理工作者要有与时俱进，开拓创新的精神，积极采取更现代化的办公手段，提高管理效率。

一、文书档案管理现状

（一）对文书档案管理工作不重视。文书工作者和档案工作者配合不协调，不重视对方的工作，给实际管理带来困难。

（二）归档界限模糊。医院没有明确的归档界限，导致工作人员不能将文件材料及时正确归档。

（三）管理基础差。医院文书档案管理以保存资料为主，对归档质量要求不高，缺乏专业的文书档案管理人员。

（四）管理手段与时代脱节。部分医院沿用人工管理档案的方式，与当代的信息化社会脱节，严重影响了档案信息的调取、查询工作。

二、文书档案管理标准

（一）标准化。注重文书质量，书写文书要用统一标准的纸张，字体工整，格式规范。

（二）规范化。建立完整合理的文书档案管理流程，注意文书档案管理的及时性，制定清晰的归档界限，规范操作技术。

（三）保密性。文书档案关系到医院工作人员和病患的私密信息，必须十分注意保密。重视纸质档案和电子档案的原始性。

（四）专业性。文书档案管理，必须由专业人才负责，提高文书质量，规范档案归档。

三、医院文书档案管理新途径

针对目前医院文书档案管理工作出现的种种状况，笔者结合管理标准和医院对文书档案管理的新要求提出以下几种较好的管理途径：

（一）取得院领导重视。文书档案管理工作离不开院领导的大力支持，文书档案管理人员需向领导阐述自己的工作性质，证明这项工作的重要性，及时向领导汇报工作情况，取得领导重视。

（二）完善文书档案管理基础设施。文书档案管理离不开打印机、复印机和扫描仪等基础设施，医院应加大对文书档案管理工作的资金投入，完善管理设施，提高办公自动化水平，进而提高员工工作效率。

（三）创新管理理念。信息化发展迅猛，具有便于信息检索、更新、维护的优势，医院应建立自己的网络信息管理系统，并将文书档案信息管理纳入其中。把以前纸质的文件都分类录入到数据库中，此后的每份文书档案信息按照规范的分类方式分别存入不同的数据库。医院工作人员在借阅档案资料时，可以先征询信息管理员的同意，通过网络快速查找。采用这种管理方式可以节约纸张，防止信息因纸张损毁而丢失，更具安全性。此外它还具有管理方便、查询快捷的优势。

（四）注重文书档案信息的安全性。对于纸质档案，要注意保存在安全位置，既要防止信息泄露，还要预防纸张损坏。可以定期将文书档案资料装订在一起放入保险柜中。

如果采用信息化手段管理医院文书档案资料，必须重视医院网络信息系统的安全性，通过及时更改密码，设多重密码，及时更新系统、更新病毒库等方式保障信息安全。对于十分重要的信息，医院可以选择不联网保存，以防黑客入侵。

（五）加强文书档案管理的监督工作。做好文书档案的监督工作要从两方面入手：文书档案管理部门，医院各科室。

1.监督文书档案管理部门。建立科学的监管方案，设立独立的监管人员，督促文书档案管理工作者及时完成接收到的任务，不得随意拖延或将任务转交他人，不得随意透露医院文书档案信息，档案归档要严格按照归档标准，注意档案信息录入的准确性。

2.监督医院各科室。文书档案管理部门要委派专人定期要求各科室汇报档案信息，不允许各科室出现文件资料大量堆积情况，从源头掐断档案信息遗失的苗头，确保档案信息完整无误，保证文书档案管理部门年终不会出现工作大量积压。

（六）重视文书档案管理队伍建设。文书档案管理工作虽不能为医院创造直接的经济利益，但它却是医院长远发展的保障。因此，医院要提高管理队伍综合素质，建设一批思想端正、技术过硬的文书档案管理工作者。

重视对文书档案管理队伍的建设，引进专业管理人才，对现有工作者展开培训，提高管理人员对管理工作的重视程度，传授专业管理技能。此外还要对文书档案管理人员定期开展思想政治教育，提高他们的保密意识，确保医院重要信息不会泄露。鼓励员工开拓思维，寻求更好的管理手段，提高工作效率和工作质量。

（七）采用激励机制。医院可以在文书档案管理部门采取激励机制，对于工作效率高、工作质量高的工作人员给予物质奖励，以此提高大家的工作热情，让管理人员更重视自己的工作。

重视文书档案管理，就是对医院信息安全的重视，是对医院长远发展的重视。我们应积极学习先进技术，创新管理理念，改善管理方式，在发展中不断弥补不足，适应医院对文书档案管理提出的新要求。