论高校科研档案数据库的建设问题

文/李丽环

论高校科研档案数据库的建设问题

文/李丽环

面对迅猛增长的科研成果和科研资料，传统的档案管理方式已不再满足高校科研档案管理工作的需要，也不能适应高校发展各方面工作的需求。因此，改变传统的科研档案管理方式，利用先进的计算机技术，按照科研档案的类别建立科研档案专题数据库，实现科研档案数据的计算机存储、查询与统计, 提高工作效率，满足高校各项工作的需要，成为当前高校科研档案管理工作的当务之急。

一、科研档案数据库的建立

档案数据库是在档案实体管理的基础上，考虑数据库设计和应用发展的需要，将包括档案实体信息、管理信息、应用环境信息等在内的各种类型数据按照特定的数据模型进行有序化组织管理起来的数据集合，是档案信息资源的高级组织形式。它出现在早期偏重于记录技术的零散组织形式、纸质环境下的传统线性组织形式之后，把各类档案资源信息以电子数据的形式保存起来，实现随时查询利用，更适应当前档案管理的技术现状和管理需求。利用数据库的形式来管理档案信息资源，可以有效地拓展档案的信息记录能力，获得更强大的信息组织和管理能力，同时为档案管理活动提供强大的基础保障，满足其日益严格的精细化管理需求。

科研档案是指在学校教学、科学技术活动中直接形成的具有保存价值的文字材料、计算材料、图纸、影片、录音带、录像带、标本等科技文件材料。主要包括上级主管部门的科研文件与科研计划、本单位科研课题的立项与结题、科研成果鉴定与奖励、科研机构建设、科研成果统计、学术交流等材料。当前，高校科研档案主要是按照科研文件、科研项目、科研成果和科研专利进行分类管理的。因此，我校档案馆按照科研档案管理的二级目录分别建立了科研档案专题数据库。

（一）科研项目档案数据库。对学校承担的科研项目，档案馆按照项目的名称、负责人、项目级别、批准文号、立项时间、结题时间和存放位置等内容，建立了科研项目档案数据库。项目名称、项目负责人、项目级别、批准文号、立项时间、结题时间等检索条件可以基本满足学校一些统计或者粗略查询工作的需求，附上存放位置则便于满足一些需要具体内容人员的查询利用。

（二）科研成果奖励档案数据库。

学校档案馆保存的科研成果奖励主要有三种：发明奖励、自然科学奖励和科学技术进步奖励，因此，按照奖励名称、负责人、奖励类别、获奖时间和存放位置建立了科研成果奖励档案数据库。

（三）科研专利档案数据库。学校的专利档案根据专利申请与授权情况，将专利申请纸质材料和电子材料一并归档，按专利名称、第一发明人、专利号、专利类型、申请时间、批准时间、存放位置等内容，建立了齐全的专利数据库。

二、科研档案数据库的维护

各个科研档案数据库建立起来之后，由专人负责其维护工作，及时、随时地进行学校新近完成科研情况数据的录入和补充工作，做到库中数据完整无遗漏，并且，要保证录入数据的绝对准确。录入数据准确，一方面要求确保录入数据的准确无误，这就要求录入者在输入时要特别认真仔细。如果数据录入时不准确，比如在输入立项时间时，输错了年份，那么就可能给日后的查询利用工作带来麻烦。在统计年度科研成果时，也可能导致两年科研成果统计数据都出现误差的情况；另一方面要求录入格式的前后一致。以输入立项时间为例，如果一开始选择的输入模式为“2012-03-12”，那么，在后期的补充录入工作中就不能又输入“2012年 03月12日”的模式。因为这种格式上的不一致，极有可能导致在日后的数据统计时漏掉该项成果。此外，还要杜绝录入时候错字、别字现象的出现，一旦发现有错字、别字现象要及时地进行修改、更正。诚然，在计算机上修改某项数据非常方便、快捷，这是计算机处理数据的优势，也是手工修改数据所无法比拟的地方。

三、科研档案数据库的利用

在建设各类科研档案数据库时，就要考虑到其提供利用的问题，强化其检索查询功能，保证数据库在提供利益时不仅能够进行单项查询，还能够进行多项的组合查询。只有保证数据库收集录入的档案信息能够进行任意条件的查询，才能真正有效地提高工作效率，保障档案的查全率。目前，学校科研档案数据的利用主要体现在以下几方面：

（一）查询。利用科研档案数据库，可以很方便快捷地实现对相关数据的查询工作。

1.按教师个人查询。如需查询某位老师历年来完成的科研成果，只需在数据库设计视图中创建个人查询项，然后输入该位老师的姓名，该老师历年来的科研成果信息就会以表格的形式罗列出来，这就相当于为学校的每位老师都建立了一个历年科研成果档案。该类查询一般主要用于教师个人职称评审、申报课题等工作的需要，另一方面，也可为领导了解教师个人科研情况提供了准确的数据。

2.按完成年份查询。建立好科研专题数据库后，可以很方便地对每年的科研成果进行统计和查询。比如要查询学校2008年完成的科研成果，只需要在查询栏输入2008即可。该类查询一般主要用于统计每年的科研成果及其科研目录汇编等工作。

3.按成果类别查询。如需查询历年来学校教师发明专利的情况，只需在数据库中创建成果类别查询项,在成果类别查询中输入专利或发明即可。如想知道具体某年学校教师的发明专利情况，那么再设定一个时间段的限制即可。该类查询一般主要用于各种申报材料及评估汇报材料所需数据的填写以及科研成果汇编等工作。

（二）统计。为提供更加方便快捷的服务，专职档案管理人员可通过利用科研数据库事先把每年的科研情况分门别类列出目录。如学校教职工每年申报完成各级课题情况目录，发明专利情况目录，获得科研奖励情况目录等，从数据库中导出，然后以Excel文档形式另外保存，以便日后的查询利用。还可根据这些目录做出详细的数据统计表，便于统计学校某年的科学研究情况以及对历年科研情况进行纵向对比分析，方便领导把握全局。

总而言之，满足高校管理工作的需要是高校科研档案管理的重心，高校科研档案管理工作的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等都是围绕高校内部需求展开的。而科研档案专题数据库的建立既满足了档案数据的管理、查询和统计等需求，又确保了档案数据的安全。它是随着现代科学技术的飞速发展，为档案管理者提供的更加便捷的管理手段，能够有效地提高档案服务的效率和水平。将来，随着科研档案管理网络组织的建立和健全，科研档案管理还将逐渐实现网络化，只要是授权的用户均可以实现远程数据库访问，科研档案管理人员也可以通过网络将提交或记载的科研档案信息进行分类、整理，实现科研档案信息共享的最大化。

（作者单位：燕山大学）