论《高等学校档案管理办法》颁布的重大意义

文/兰州城市学院档案馆 严锐

为规范高校档案工作，推进高校档案工作规范化、标准化、信息化建设，有效地保护和利用档案，充分发挥档案在高校中的作用，2008年8月20日，中华人民共和国教育部、国家档案局联合颁布了《高等学校档案管理办法》(教育部令27号)，以依法保障高等学校档案事业的科学发展为宗旨，对高等学校档案的管理机构、管理职责、管理范围、管理方法等作了明确、严格的规定。《高等学校档案管理办法》最新、最突出的特点是努力构建高等学校档案管理的组织、人员和条件三大体系。其内容分为总则、机构设置与人员配备、档案管理等七章，共四十三条。《高等学校档案管理办法》由教育部和国家档案局联合签署，以教育部第27号令的形式正式颁布（在现代公文13大类14个文种中，命令或（令）是权威性最高的指挥性行政公文，具有内容重要、强制性大的特点）体现了国家对高校档案工作的关心和重视，也是高校管理工作的迫切需要。

《高等学校档案管理办法》的发布实施，是1989年以来国家为促进高校档案工作的发展所做出的一项重要举措，是指导我国高校档案工作科学发展的法规性文献，对于推进高校档案管理，深化高校档案工作改革，提高高校档案服务水平，具有十分重要的意义。

一、《高等学校档案管理办法》的修订

《高等学校档案管理办法》中明确指出:“高等学校档案，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。”由于高校档案管理涵盖了学校各个方面形成的档案资料，不同于一般机关单位的档案管理，具有其特殊的性质，国家教委于1989年发布实施了《普通高等学校档案管理办法》（第6号令）。随着我国经济的快速发展，教育也在快速发展，信息技术的发展更为迅猛。随着我国高等教育质量的提高，高校档案工作的内涵和外延也发生了变化，传统管理模式面临挑战和机遇。高校档案在机构建设、制度建设、队伍建设、硬件建设、信息化建设等方面都必须与时俱进，发展创新。原有的《普通高等学校档案管理办法》已不适应高校档案管理工作的发展。2007年，教育部办公厅对1989年以国家教委第6号令发布实施的《普通高等学校档案管理办法》开展了修订工作，由中国教育学会档案工作分会通过各省高校档案学会广泛征求了全国不同类型高校的意见，并组织相关人员进行了深入讨论，形成了修订初稿，并下发全国各高校征求意见。教育部通过各高校意见反馈再次修改，形成共识，并从立法角度进行了再修改。取消了原《普通高等学校档案管理办法》中普通二字，改为《高等学校档案管理办法》。最终形成总则、机构设置与人员配备、档案管理、档案的利用与公布等共七章四十三条的新条令。《高等学校档案管理办法》的修订发布，体现了国家对高校档案工作的关心和重视。

二、《高等学校档案管理办法》的几个新提法

（一）明确了高校档案工作的管理体制

《27号令》在总则中明确了两个新的规定:一是“国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作”。这一条，过去无明确规定。高校的档案工作，业务上主要有省档案局主抓业务指导，教育行政部门基本上不抓档案业务，只能是档案工作找到才去处理，最多是个协调。新办法明确规定要求“教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。”职责和任务性质就不一样了。这是一个新提法。其次明确规定“高校档案工作由高校校长领导”。这一具体的规定，在以往高校档案管理体制改革中从未有过，对档案工作边缘化是一个突破，对我们高校档案部门来说是最为重要的。多年来，我们一直期盼希望学校把档案工作纳入学校管理和发展的议事日程。事实上，没有哪个学校把档案作为发展事项来讨论对待。而是应档案部门的要求，解决面临的眼前的困难。所谓头痛医头脚疼医脚。今后要求学校纳入整体发展规划同步发展。同步发展一直是档案人员的心声，学校档案工作应该受到学校重视的。

（二）突出了高校档案工作新的内涵建设

《27号令》提出了一些具有新内涵的规定:

1.提出高校档案机构要“组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作”，并强调“高等学校应当对纸质档案材料与电子档案材料同步归档”。适应了知识经济和电子信息技术发展形势，突出了时代特征。这一条对高校尤为重要。信息化建设电子档案部分高校起步较晚，硬件差距大，要做到同步归档，在信息化硬件配套和电子档案归档管理和教育方面需要下功夫。

2.将“编研、出版档案史料，开发档案信息资源”列入高校档案机构的管理职责。过去档案部门的任务主要是:收集、整理、编目、上架、保管、提供利用。现在将编研、出版档案史料、开发档案信息资源，作为高校档案部门的基本职责、基本任务、不能可有可无。

3.提出“有条件的高校，应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课”。这一条很有新意。大学生接受高等教育，应具有档案意识和档案知识。开设档案管理选修课，是一种素质教育、能力教育。任何工作都有档案，每个管理人员都懂档案管理，对单位和社会的档案管理水平就会有大的提高。所以，档案教育应从大学教育抓起。目前的现状是，从事档案工作的人懂档案，一般人对档案都是外行。大学开设档案选修课，无疑将提高我国社会整体档案意识和水平。

4.对档案机构设置、人员配备，有明确规定。要求具备条件的高校应当设立档案馆。明确指出未设立档案馆的高校应当设立综合档案室，有利于促进高校档案的统一管理。要求高校档案工作人员“具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能；要求档案馆领导具有组织管理能力并具有开拓创新意识和精神。”对档案工作人员的职务、待遇以及个人保障都加入了本条款，明确了职责，突出了人才兴档，人才强馆的理念。

5.新办法还规定，将学生类档案纳入归档范围，而且单独设类。这一条在高校归档范围内是新加的，而且单列了一条。表明对学生档案的高度重视。主要包括大学生在高校的学历教育期间的个人档案，含:高中高考档案、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。新的办法出台后，学生档案将统一由学校档案馆管理，毕业生档案材料的归档及毕业生档案向派遣地转递都将趋于规范化，学历教育档案归档有法可依了。

6.《高校档案管理办法》强调高校要重视和加强征集对于学生、学校和社会有保存价值的各种档案史料，突破了过去传统归档理论的限制，拓宽了高校归档范围视野。

7.《高校档案管理办法》提出:高校归档的档案材料除纸质外，还包括“电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式”。并明确了文件材料的归档范围。这不仅扩大了高校档案归档范围，促进了高校档案信息化建设的力度，方便了学校和社会利用档案信息资源。

8.在档案的利用与公布一章里，还做出了“高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构”的规定。以往办理档案证明没有明确具体单位，学校办公室、教务处、成教处等单位都可以办理认证的，现在档案机构是唯一合法认证部门，取消了其他部门做档案认证的权限。

三、认真学习《高校档案管理办法》，在高校档案业务工作中扎扎实实地贯彻落实《办法》

高校档案部门要从学校发展的全局对高校档案工作进行全面思考，同时，也要联系本校档案工作的实际情况，在学习、实践中创新。

首先高校档案馆工作者要要认真学习《办法》的实质和内涵，深刻领会其精神，充分认识《办法》的实施对推进高校档案工作规范化管理的重大意义。《办法》不仅增加了许多新的元素，也对高校档案工作人员提出了更高的要求，高校档案工作人员只有加强业务学习，提高档案业务能力，增强档案管理工作的责任感，才能推动高校档案管理工作从传统型向现代化转变，才能适应高等教育改革和发展的需要。

其次高校档案部门要对照《办法》，认真开展调查研究工作，重新规划学校档案工作的未来。比如学生档案:以前基本上归高校学生处管理，划归学校档案管理部门后就要考虑如何更好的做好学生档案工作，高校档案部门要切实采取多种有效的措施，加强对档案工作的领导，强化档案工作的队伍建设、制度建设和基础设施建设，把《办法》的各项规定落到实处，为学校档案工作的发展争取更多的条件保障。

同时要做好对《办法》的研究和战略思考。《办法》的贯彻实施即将迎来高校档案工作的第二春。高校档案工作人员，对《办法》不仅要学习好、宣传好、落实好，还要不断深化对《办法》的学习研究和战略思考，积极开展调查研究，从理论与实践、定性与定量、中期与近期结合上开展工作，逐步解决，以期获得有质量和特色的调查研究报告，并以此为基础，形成具有针对性、操作性的相关行政规章草案。这是我们高校档案管理人员的职责和使命，也是我们推动高校档案工作的必由之路。

[1]教育部,国家档案局.高等学校档案管理办法,(教育部令27号)[S].2008,9,1.