煤矿建设项目档案收集工作的现状与对策分析

文/神华新疆能源有限责任公司 郭佳

煤矿建设项目档案管理是贯穿于煤矿建设工程始末的一项重要工作，它与工程同步，记录着项目建设的全过程。能否真实地反映工程建设情况，关键在于项目建设过程中原始资料的收集管理。

档案收集工作是档案业务工作的基础，是将企业的档案信息资源进行集中管理的重要环节，档案齐全完整的程度与整理质量的高低，都可以通过收集工作直接反映出来。作为煤矿企业的档案管理人员，深刻认识到档案收集工作必须按照国家有关规定，通过切实可行的措施和方法，把对国家和企业有保存、利用价值的各类文件材料集中统一到企业档案管理部门，使它们得到安全保存，便于查找和利用。

一、当前煤矿建设项目档案收集工作存在的问题和现状

长期以来，煤矿企业项目管理层对档案管理工作缺乏了解，认识存在误区，忽视档案管理工作在煤矿建设项目中的重要性。针对部分煤矿档案室档案管理的现状，分析其原因主要是:项目档案管理意识不强，领导重视不够，经费投入不足，制度不健全,缺少必要的项目档案管控措施。某些建设、施工单位只注重抓工程施工进度、安全生产、工程质量，忽视档案资料管理工作。导致工程竣工后，大量工程施工资料缺失，资料不齐全、不完整、不系统，资料粗枝滥造、弄虚作假；复印（制）件多，质量不高，不能及时归档。总的来说，收集的材料质量高低直接影响建设工程档案的归档是否规范和利用是否方便，是当前建设工程档案管理管理的重点和难点。

建设工程档案管理一般要经过收集、整理、组卷、归档这几个程序。其中，收集包括纸质材料、电子文件和特殊载体材料的收集。目前，煤矿炭建设项目档案管理总体水平较低，煤炭行业缺少系统的指导煤矿建设项目档案管理的行业标准。档案人员和技术人员之间对收集内容缺乏共同的理解和认识，缺少依据，造成一些重要材料漏缺。比如矿井基本建设，生产技术、地质勘测等方面的标准较笼统,档案人员在收集资料过程中出现归档资料不全。技术人员对建设项目工程资料收集和归档范围心中无数，对收集来的资料不知是否有价值，统统交给档案人员，致使收集效率低下，档案归档率和利用率极其有限。这些都影响和制约了建设项目档案的收集工作。

二、加强煤矿建设项目档案收集工作的对策和途径

建设项目档案资料的收集是工程档案管理工作基础。必须与项目建设同步进行。若错过最佳时机，使制度形同虚设，就起不到应有的作用。档案资料的收集是项目档案管理的重点和难点，做好收集工作，对于项目档案顺利通过验收至关重要。

（一）加强建设项目档案制度管理

完善项目制度和规范建设程序，管理制度和业务规范要程序化，形成体系。程序制定要流程清晰、职责明确、要求具体，控件和考核措施有力，档案管理部门要有适当权重，采取必要的行政、经济手段。制度制定要有档案人员参与，制度不能只有保密规章，要有档案实体过程的控制制度。建立并落实“四参加”、“四同步”制度。在项目初期就要制定建设项目档案收集相关规定，例如:范围及保管期限表、归档质量要求、归档时间等。抓住工程关键阶段进行收集，采取事前介入、事中指导、事后跟踪的方法，与规划、工程部门积极配合，确保收集的档案齐全完整。

（二）将档案纳入项目强化全过程管控

一是纳入质量保证体系。档案管理的具体要求及相关职责，要写入质量保证体系章节，要定期进行监督检查，以验证档案管理制度执行的有效性、合理性。二是纳入合同管理。档案管理人员直接参与主要合同招标文件起草，合同谈判，并提出文件移交和归档的具体要求。档案管理有关条款在签订合同时要详尽，要求要明确，在合同专用条款中明确违约罚款金额所占比例。在工程结算支付前，档案管理部门必须有签字权。三是纳入工程进度管理。档案管理部门与业务部门要分工合作，对未按计划提交的文件及时催交。参与到月度工程施工进度验收考核当中，检查和验收工程进度同步技术资料的收集情况。四是纳入工程技术管理。建设单位审查文件材料时，工程部门与档案部门要各负其责、各有侧重、共同审验、共同把关。对整体工程施工资料的编制、收集、整理、归档，以及最后资料的移交负有监督、检查和管理责任。

（三）加强原始资料的收集，确保资料的准确性

目前，各工程项目部普遍重视工程进度、质量和成本管理，不重视工程施工过程中工作资料的收集。工程完工竣工验收时，存在突击“补”资料、“编”资料的现象，既需要多次修改，又不能保证其准确性。因此，要提高竣工资料的准确性，保证档案资料能够很好地服务于生产，平时就要注意收集和管好原始材料，做到工程施工资料的收集与工程进度同步。

施工阶段产生、形成的工程质量保证资料是建设工程档案的核心部分，这些资料直接记述和反映工程建设的内在结构和质量。档案管理部门建立相应的管控措施，比如:工程管理部门月度验收工程进度和工程技术资料时，如发现资料收集与工程进度不同步，根据资料收集情况对相关人员进行考核。使其及时做好收集工作，最大限度地确保各阶段工程质量保证材料与所记录的对象保持一致，保证项目档案的完整、准确、系统。

建设项目档案收集是建设项目管理中的薄弱环节,注重建设项目档案的管理工作必须从重视收集工作开始。作为一名煤矿企业档案管理人员，在工作中要不断发现新问题，找出新方法，积极探索，及时总结，不断创新，才能更加科学有效地管理好建设项目档案。