做好企业档案工作服务企业发展的几点认识

文/金川集团股份有限公司档案馆 张雪君

企业档案是企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料，它作为企业历史发展和文化建设的真实记录，鲜明地反映了企业的形象和文化特性。在现代企业的发展过程中，企业档案已成为企业不可替代的资产和财富,在维护企业的经济利益、合法权益和传承企业文化,为企业的正常运转提供信息服务方面发挥着重要的作用。企业档案工作作为企业管理工作的重要内容之一，通过履行档案管理职责的行为和活动，反映和体现了企业的综合管理水平和经济实力，所以高度重视并做好企业档案工作对提升企业的整体管理水平、维护企业利益、规避市场风险、保持企业健康发展具有重要意义。

近年来，许多矿产资源型企业围绕资源利用、节能降耗、污染物减排治理、新产品开发、产业链延伸和进入新业务领域等生产实际进行了大量的项目建设，为企业结构调整和发展目标的实现奠定了坚实的基础。随着企业的快速发展，产生了大量的档案资源，如何在企业实现转型跨越的关键性历史阶段充分发挥企业档案工作对企业发展的重要作用，进一步做好企业档案工作，为企业实现跨越式发展提供优质高效的档案利用服务，是我们企业档案工作者面临的一个重大课题，为此，我认为应做好以下几项工作。

一、高度重视档案制度建设，促进企业档案工作健康有序发展

制度先行，是做好企业档案工作的首要保障。俗话说:“没有规矩，无以成方圆”，所以企业档案工作在贯彻和执行《中华人民共和国档案法》及相应的法规、规章的同时，必须要根据企业的实际制定出相应的管理制度和规定，并严格遵守和执行，始终强调档案工作是为企业保管发展成果、积累档案资源，提供利用服务的重要工作，并要随着时代发展、科技进步而不断的修订和完善各项规章制度，与时俱进。

因企业档案工作的专业性和业务性很强，所以应当协调企业内部的多个职能部门共同起草并会签制定各项档案管理制度，对科技档案、文书档案、会计档案、电子档案、特种载体档案、对外投资与合作项目档案管理、文件材料归档管理、建设项目文件归档要求、档案整理规范等制定相应的规定，形成一套完善的企业档案管理制度体系，对企业档案工作的原则及管理体制，文件的形成、积累与归档职责，档案的收集、鉴定、整理、保管、统计、利用要求，以及企业资产与产权变动档案的处置原则等都给予明确的规定和规范。通过制度建设，能有效地为企业积累各类高质量的档案资源，保证企业各类档案的完整、准确、系统、安全和有效提供利用。随着科学实用的档案资源体系建设逐步形成，企业档案工作人员的档案意识、保密意识、责任意识、法律意识也将不断提高，企业档案工作的法制化、科学化和规范化管理水平也会不断加强。

二、高度重视员工素质培养，提升企业档案人才队伍建设水平

人是做好档案管理的工作的主体，档案工作人员的素质高低直接影响着企业档案管理工作的好坏，因此提高档案管理人员的素质是提高企业档案管理工作水平的重要前提，而提升个人素质和能力的最主要途径就是学习。江泽民同志曾指出:“现代的档案工作者一定要有丰富、广博的知识，政治、经济、科学、文化方面的知识，都要掌握一点，还要学习一点外语。”所以做为企业档案工作人员，通过学习，首先要掌握档案管理及档案信息化建设的基本理论、基本知识、基本技能；其次要加强知识拓展，不仅要努力学习档案方面的专业知识，还应该熟悉计算机应用、网络技术等方面的知识，从而不断提高档案管理的现代化水平，成为一专多能的多面手；再次要加强深度研究，档案工作人员不能仅仅满足于收、整、管、用的传统工作内容，更应该立足企业实际，结合企业发展，进行深度的档案研究、编撰，挖掘企业档案资源的丰富内涵。

随着现代企业的发展壮大和信息化建设的深入推进，对档案管理人员也提出了更高的素质要求。因此，企业管理者要始终坚持人才第一资源思想，把培养企业档案专业技术人才作为一项重要工作来抓。档案管理人员要坚持把个人自学和集体学习结合起来、把专业培训和以会代训结合起来、把网络学习和相互交流结合起来、把理论学习和工作实践结合起来；在学习内容上不仅仅学习档案专业知识，还应根据企业的经营和发展实际，学习企业改革发展和项目建设的概况、学习企业的生产工艺流程、资源利用情况、学习现代企业经营、管理、科技、法律等各方面的知识，努力拓宽视野和知识面。只有通过坚持不懈抓学习和业务培训，才能提高企业档案管理人员的学习意识、学习能力和业务素质，才能培养一支政治觉悟高、文化基础好、业务素质强的档案专业人才队伍，满足企业档案事业发展的需要。

三、高度重视档案安全保管，强化企业档案的实体和信息安全

档案是不可再生资源，由于档案介质、载体的性质不同，档案的保管存在诸多自然、人为因素的安全风险。确保企业档案安全，始终是档案工作的生命线和底线，是企业档案部门的基本任务和第一要务。所以一定要本着“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的态度，按照档案管理职能要求，保护和管理好企业的各类档案资料，要让这些承载着企业发展历史和企业文化的宝贵档案财富不断的传承下去。为此，要自上而下地将档案安全责任落实到岗位，落实到个人。要严格按照“以防为主、防治结合”的方针和档案管理“八防”的要求，落实各项安全措施，确保企业档案绝对安全。

档案安全包括实体安全和信息安全，在保证档案实体安全的同时，对于信息安全，即档案信息的保密要求也必须要做到。企业档案工作人员一定要有安全和保密意识，要知道档案安全绝不是小事，一旦档案损失损坏，依法是要追究法律责任的，故一定要时时绷紧档案安全这根弦，绝不放松。

四、高度重视档案信息化，加快推进企业档案工作信息化建设

当今社会，已经从工业社会进入到到信息社会，信息化已成为社会历史进步的主要推动力。我国于2006年制定的国家信息化发展战略指出“信息化是当今世界发展的大趋势，是推动经济社会变革的重要力量。大力推进信息化，是覆盖我国现代化建设全局的战略举措，是贯彻落实科学发展观、全面建成小康社会、构建社会主义和谐社会和建设创新性国家的迫切需要和必然选择”。作为国家经济运行主体，生产力、生产技术发展最前沿的企业，是国家信息化建设的基础和核心，必然会在信息社会里利用现代信息技术，通过信息资源的深入开发和广泛利用，不断提高生产、经营、管理、决策的效率和水平，大力提高企业的竞争力和经济效益。

在信息化社会的背景下，企业档案工作就是要运用信息技术对企业档案资源进行现代化管理，不断提高档案管理和利用的效率和质量，数字化档案馆的建设就是今后企业档案工作的必然举措和发展趋势。当既符合档案安全管护要求，又满足档案保管、研究、文化传播等功能要求的综合性、数字化档案馆建成后，通过信息网络平台，在确保信息安全的前提下，将最大限度地为企业各级管理人员提供广泛的数字化档案信息服务。

五、高度重视档案利用，努力扩大企业档案利用的广度和深度

档案利用的本质是服务，服务是档案利用的中心环节，是企业档案部门与其他部门联系的纽带和桥梁。要进一步创新档案服务模式，提高档案服务质量，充分发挥档案资源在服务企业发展中的重要作用，坚持用以人为本的理念开展档案利用服务工作。

做好企业档案的开发利用工作，需要建立在对档案资源深入了解和研究的基础上，档案管理人员只有熟悉“家底”才能为企业提供更好的服务。必须将被动利用与主动参与相结合，积极做好档案利用趋势调查，既可广泛调查，也可有针对性地联系有关部门，调查他们的利用需求，有计划地确定各时期档案利用重点，有目的地做好利用准备。档案管理部门要加大与其他部门、各类媒体、报刊的合作，深入挖掘企业档案的历史文化内涵，以开放的思维推动开展档案开发利用工作，从多方面彰显馆藏档案在企业发展中的独特作用，扩大影响。要积极争取与相关部门以合作、联办或协办等形式参与展览、出书、开辟栏目等活动，既为利用者扩大档案利用范围，又利于档案资源的功能发挥，同时也增进档案管理部门与其他部门的合作交流，扩大档案工作的影响，其效果将远远超出单纯提供档案资源的效应。

在档案服务上，要主动向企业相关部门了解企业项目建设情况，尤其是重点项目规划，了解他们利用企业档案要解决什么问题，要利用哪些类型的档案信息材料，希望得到何种帮助等。要提前为项目建设做好档案查阅准备服务，可以提前做项目的相关档案目录汇编，主动提供给建设单位，以提高查全率、查准率。总之，要拓展档案服务的内容，就要在服务观念上，从重“收藏、保管”变为既重“收藏、保管”更重“开发、利用”；在收集方式上，从“等待送”变为“主动收”；在档案利用方面，从“坐等来”变为“送上门”。

总之，做好企业档案工作，就必须热爱本职工作，树立服务意识，要有责任心。企业档案工作者要有坚守信念的政治品格，践行使命的执著精神，甘于奉献的价值追求，乐观向上的人生情怀，要有甘当无名英雄的精神追求。只有这样，才能从心底认可自己所从事的职业，才能充分发挥主观能动性，把企业档案工作做好。