浅议做好企业纸质档案保护工作的重要性

文/新疆棉花产业集团有限公司办公室 张超霞

纸质档案作为企业综合档案室的主要构成部分，纸质档案是企业工作者心血的结晶、成果的积累和历史的见证，它不仅过去而且在将来都将在企业的生产经营中发挥重要作用，做为一名企业综合档案管理者，下面我就做好企业纸质档案保护工作的主要性谈点个人认识。

一、纸质档案保护工作存在的问题

（一）档案工作人员保护意识淡薄

随着办公自动化和数字档案建设的推进，不少档案工作者认为电子文件将逐渐取代纸质文件，从而忽视了纸质档案的管理和保护，借阅档案时一般只在纸张上登记借阅人和档案名称，没有同时纳入计算机管理范畴，因此无法及时准确知道哪些档案的利用率较差，从而影响对利用率差的档案纸张变化情况的掌控以及采取对应的保护措施。也有一些档案工作者由于自身的专业素质较低，缺乏档案保护的专业意识和专门技能，没有按严格的技术规范去管理纸质档案，加之部分档案管理部门经费紧张，条件简陋，库房和设备达不到标准化安全保护要求，这些都影响了纸质档案的完整与安全，直接影响了保存年限。

（二）保护档案环境不佳

档案库房保管条件不同，加上新疆属干燥地区，库房未能严格按照标准进行温湿度的控制和调节，在不适宜的环境下保管档案，会加速档案的老化和损害，加之缺乏完备的档案管理标准化体系和管理制度，库房内未放置防虫防霉药物，或原有药物已放了很长时间而未添加药物，致使药效不佳，未能及时发现生虫蛀霉变现象，从而延误了档案抢救时间。

（三）字迹材料影响纸质档案的寿命

纸质档案字迹材料指书写或印制在纸张上的墨或墨汁、油墨、圆珠笔、复写纸、印台油等线条材料，这些字迹材料受其结构、性质、环境、纸张等因素的影响，容易发生褪变、扩散和模糊不清，直接影响档案的阅读、使用和保存。

（四）有些档案利用者借出档案后不注意保护

翻阅纸质档案时不管桌面上有没有灰尘，双手干不干净，这样就很容易使纸质档案受到损害，还有个别档案利用者认为，只要需要就必须提供，想借多久就借多久，想怎样用就怎样用，工作人员催收多少次也不回应。虽有部分人员也可能由于工作原因出差在外，但更多的人是由于思想观念问题，对档案资料重视不够。甚至有的档案利用者对借出的档案私自拆开，还有对资料借出大意丢掉后，写个情况说明即了事，并没有对使用人按照《档案法》中有关规定给予相应的处罚。

二、做好纸质档案正确保护方法

（一）强化纸质档案保护意识，增强档案人员的责任感

纸质档案作为一种不可再生的“集体记忆”，具有脆弱性和不可替代性特征，存在正在遭到破坏或消失的危险，迫切需要档案工作者以一种有效的方式保护和实施抢救，本着对“历史负责，为企业服务，替未来着想”的高度政治责任感，采取积极有效的措施保护和抢救档案。档案人员不仅自身要有档案保护意识，还要加强对档案利用者的宣传，使他们有意识地注意将纸质档案旋转在整洁的环境中，提醒某些人改掉翻书沾口水这类不良习惯，用干净的手去翻阅档案。一般不提供原件查阅，以减少对原件的损害。使用铁皮档案柜的，应把铁皮柜门边加装密封胶条，加强防尘防湿作用。

（二）做好库房的温湿度调控

纸质档案内除对通风、防晒、防灰尘、防虫、防盗、空气调节等基础调协要求完善外，库房应设置在空气流通、光线好、防潮、防火好的楼层中，库房要远离锅炉房、车间、试验室等，防止二氧化碳、灰尘等有害物质和高温、潮湿对纸质档案的影响和损害，根据我们国家的情况，以库房温度为14-20℃，相对湿度50-65%较为合适，控制好相对更为重要，湿度高有利于霉菌生长，对纸质的档案损害越严重，要彻底解决虫霉问题，关键要在“防”上下功夫。必须配置空调机和去湿机，科学合理地控制库房温湿度，要通过多种途径、方式、采取多种手段改善档案的保护条件，最大限度地延长档案保存寿命，考虑到既要利于档案制成材料的耐久性、防止档案有害生物的生长与繁殖，又要适合库房内的工作条件等综合性因素，进入库房要穿上工作服，换上拖鞋，新接收和利用的档案材料先灭菌再入库房，防止微生物污染。

（三）提高档案人员对各种突发事件的处置能力

目前多数企业档案人员身兼数岗，因此大家把工作重点都放在对档案的指导、收集、整编等工作上，各企业都应针对自身特点制定防火、防洪等应急预案，从思想上加以重视，从制度上加以规范，最大程度地保护纸质档案。

（四）加强纸质档案的修复力度

纸质档案最常见的损坏，一是撕裂、断裂、和破碎，特别是折痕和皱纹处；二是表面脏污易形成斑痕；三是易出现卷边，折皱和残损。这就要求档案管理人员在存放中要认真检查，发现问题及时处置，或进行小的修补，放置在耐用的硬纸夹中保持其清洁，防止进一步损坏，确保档案安全，真实。

（五）加强学习交流，提高技术水平

企业要经常外派档案工作人员到拥有较强技术力量的省、市档案馆拜师学习和实践修复技术，学成后在本企业反复试验实践，经专家检验合格后，再在原件上进行修复。对重要档案修复后应及时扫描转换成电子档案保存，对少数破损严重的档案，可请富有经验的专家帮助修复。