从党校评估谈档案的收集工作

文/中共盐城市委党校 葛雪梅

近年来，随着中央对党员领导干部培训力度的加大，各级党委对党校工作的评估，特别是对市、县级别的基层党校的评估得到重视。这几年，省委、市委分别对地市、县（市、区）委党校进行了评估。评估内容包含了组织领导、干部培训、教学科研、师资建设、行政后勤、基础设施等党校各个方面工作具体的内容。笔者作为一名档案管理人员有幸直接或间接参与了市委党校的迎评工作和市委对各县级党校的评估工作。在党校评估工作中，党校的档案发挥了重要的作用。党校档案作为直接反映和记述党校发展和历史活动的真实记录和凭证，在评估中提供了大量的文字材料和基础数据。也正因为评估工作需要从档案中提供大量的佐证资料，我们看出党校档案的收集工作存在许多问题和不足。

一、党校档案收集工作存在的问题

（一）内容不全面

在档案内容上重视红头文件的归档，而“白头文件”如单位编印的简报、调查报告、电话记录、各类报表收集不齐全；重视文书档案的收集整理和归档，而作为党校重点工作的教学、科研资料收集不全面；作为党校中心工作的党员领导干部培训工作，校本部制定的教学计划、专题设置、学员手册有归档，但反映培训班学员在校学习情况及走出校门、走上岗位的情况资料收集较少；科研档案对科研成果比较重视，而对科研项目的组织、申报、立项、审核、经费、鉴定、结项等材料归档不全面；反映党校集体活动的资料收集多，反映个人或典型活动情况的资料收集比较少。

（二）收集不及时

在不少县级党校的评估报告中，总结了很多可以推广的好的做法和经验及取得的成绩，但是在具体材料中却查不到可以佐证的原始资料，让评估人员有种吹牛拔高不真实的感觉。或者在评估时补了资料，但是已经不能真实反映当时的状况。再如反映校容校貌变化发展的材料，现有的好补，但改貌前的资料已经无法再补。

（三）收集不主动

评估过程中发现许多应该收集归档的材料，没有归档，还散落在处室、部门或个人手上保管，一方面，许多职能处室形成的材料，对今后的工作还有很大的用处，为了使用查找方便，不愿意上交到档案室统一归档，形成档案资源分散、条块分割，另一方面，档案人员思想上不积极，收集不主动，坐等各处室馆将文件材料送。还有的档案员对不断修改的材料不关注，如干部培训的学员手册，由于许多任课老师是外请的，经常造成任课老师及任课时间在开班时还无法确定下来，导致培训手册多次变动，而档案员只收集了最原始的，造成档案与实际情况不符。

（四）载体较单一

党校档案目前仍以纸质档案保管、文字材料为主，而反映各种活动的具体内容及过程的照片、声像、光盘、磁盘等载体类档案收集的比较少，缺少了对评估内容的有效证明力。

（五）收集范围窄

从评估情况看，材料说明基本以文字为主，实物档案收集少，如奖杯、奖章、锦旗、题词等；口述档案没有收集，如某次省委领导到党校视察，作了重要讲话，却没有录音没有记录；名人名师档案没有收集，党校培训班都会外请很多知名学者、专家，每年也会在本土聘请一批兼职教授，这些名人名师应建立档案库。

二、档案收集工作存在问题的原因分析

（一）档案意识不强，缺乏重要性认识的教育

从整个社会来看，除了档案专业管理部门，各层各级各单位的档案工作都被边缘化，从单位领导到普通员工的档案意识普遍淡弱。目前，党校档案管理人员基本是兼职的，大都承担着本部门的其他工作，如行政管理、教学管理、科研管理等等，有的还承担着教学的任务。也就是说档案工作在他们所承担的各项工作中也是处于边缘地位。大家对档案工作的重要性认识不足，以致档案收集工作也就一直处于被动状态。

（二）法治思想淡薄，缺少相应的约束机制

档案是党校的宝贵财富，应由强制手段保证档案的齐全完整，而当前党校整体依法治档的思想观念淡薄。客观上党校缺乏各种具有约束力的规章制度，使得档案收集工作无法落到实处，不能建立正常的档案工作秩序。应依据《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》及国家档案局八号令并结合党校的实际情况，制定更具体更完善的规章制度，如《党校档案工作条例》、《党校文件材料归档和不归档的范围》、《档案管理人员岗位责任制》等，使得收集范围更恰当、收集办法和要求更明确。

（三）业务素质不高，接受培训的机会较少

档案人员兼职的多，专业知识缺乏，档案业务管理的本领和水平欠缺，且流动性较大，刚刚熟悉了业务，人员又调整变动了，导致档案管理人员学习专业知识的积极性低，缺乏活力和开拓创新精神，抱着“不求有功但求无过”的思想，使得档案收集工作不稳定、不规范。虽然市档案管理部门每年举办业务培训，但大多数档案人员都由于各种原因不能如期参加，外出参加业务交流的机会就更少了。

三、做好党校档案收集工作的对策

（一）加强宣传，提高档案收集意识

通过党校工作评估，大家深刻认识到档案资料的价值和作用，提高了全校教职工的档案意识和档案在校领导心目中的位置。档案意识强弱与校领导对档案工作的重视程度有很大关系，所以档案人员在平时工作中要从封闭半封闭的状态中走出来，善于抓住机会向校领导特别是分管领导汇报档案工作开展的情况、取得的成绩和存在的问题，邀请校领导参加档案部门的会议和活动，争取校领导的重视、关注和支持。另外，要积极向全体教职工宣传档案的价值和作用，宣传档案收集的目的、意义，定期或不定期地举办档案展览，利用党校校园网、宣传栏进行档案法律法规知识的宣传，从上至下、从核心到外围，档案工作开展到哪里，宣传工作就跟进到哪里，使教职工充分认识档案对党校发展和建设的作用。

（二）加强档案管理人员的队伍建设

要适应现代化的档案发展，必须建立一支高素质的档案管理队伍。首先要加强档案人员对档案工作重要性认识的教育。档案内容涉及党校工作的方方面面，它对党校现在将来的建设和发展都有重要的作用和价值。把档案的重要性灌输到每个档案员的头脑中，使之成为其主动工作的动力。其次要加强档案人员能力素养的培养。能力是知识水平的综合反映，一定程度上决定着工作的效率、质量和水平。档案人员必须具备一定档案专业知识。档案管理人员如果没有系统、全面的档案学基础知识是很难做好档案工作的。一方面可以引进具备档案管理经验的专业人才，另一方面可以派送现有档案人员继续学习深造、提供档案业务交流学习的平台，使他们及时了解档案管理的最新工作动态和信息。档案人员必须具备广博的科学文化素养。党校档案内容丰富，工作涉及党校活动的方方面面，档案管理人员必须具备一定的理论素养、文化知识、科学技术知识及与档案学相关的学科知识。档案人员必须具备一定的综合能力。党校的档案利用者一般层次都较高，既有丰富的实践经验，又有较高的理论素养，这就要求我们的档案人员具有较强的组织管理能力和服务能力去做好档案信息资源的深层次开发，才能满足利用者的深层次需求。

（三）建立档案收集工作的正常机制

档案收集工作机制是党校档案收集工作得以正常有效开展的基本保证。我们必须从实际出发，建立档案收集工作机制。主要包括四个方面的内容：一是档案部门的控制机制。党校的职能主要是党员领导干部培训，培训工作既有连续性，又有较强的阶段性和周期性，这就要求我们档案收集工作做到定期收集和不定期收集、重点收集与普遍收集相结合,灵活、主动地控制档案材料的收集。档案管理人员要及时掌握党校正在发生或即将发生的重大工作和活动的信息，有目的的开展收集工作。如主体班开班、教改工作会议、科研工作会议、党校重大活动等等，档案人员主动参加，了解工作动态和信息，进行现场跟踪收集，做好零散文件的及时收集。二是职能处室的约束机制。将档案收集工作列入职能处室相关人员的岗位责任制、列入职能处室的年度目标考核内容，列入相关人员的绩效考核范围，真正把档案收集工作落到实处。三是档案部门的督查机制。档案管理部门要指导和协助职能部门文件材料的收集整理和规范管理，有效提高工作效率，对未归档和准备销毁的文件材料进行检查和监督，保证收集工作的有效开展。四要档案收集网络制。档案管理人员不可能对方方面面的工作都非常清楚了解，必须在各职能处室、综合处室选拔热爱档案事业、具有奉献精神、精通计算机的教职工担任兼职档案管理员，他们对本处室的文件材料了如指掌，能及时有效地甑别分类，保证本处室、部门的文件收集、整理和归档。档案部门人员要经常深入各处室，及时交流沟通，解决收集工作中遇到的问题。形成纵向和横向的收集网络，保证档案收集的完整，使档案收集工作经常化、制度化。

（四）加强信息化建设，保障电子文档收集

目前，除了文书档案应档案局的要求统一配备了专门的档案管理软件，其它职能处室的档案，如教务处的党员领导干部培训档案、科研处的科研档案等大部分都是纸质保存，有的连电子目录都没有，资料的检索仍旧依靠手工作业，这已经不能很好地适应社会信息化发展进程及档案数字化建设的要求。而现在电子文件日益增多，各职能处室必须配备专业档案电脑及业务软件，并与办公室档案管理软件兼容，保证不同平台不同数据库的信息资源可以进行整合，使得档案信息化日趋完善，保证档案的及时查找和利用。

档案收集是整个档案工作的起点，也是档案生存的条件，没有前期的收集工作就谈不上档案的管理和利用。要做好档案收集工作，我们档案管理人员必须树立高度的责任心、细致严谨的工作作风，培养团结协作、勇于创新的精神，全面提升档案管理水平，使档案更好地服务于党校的改革和发展。

[1]于晓庆.企事业单位档案管理基础[M].内蒙古人民出版社,2001.6.

[2]曾丽芳.浅谈档案收集工作[J]办公室业务,2012.13.