小议文书档案对企业文化建设作用

文/中冶长天国际工程有限责任公司 王尚晟

成功的产品研发和营销策略，让企业得以生存，而让企业伟大的，是企业的文化。文化对企业的支撑和推动作用越来越明显，伟大的企业文化在企业逐步成长路上的不可或缺性已经得到了越来越多企业的充分认可。

企业档案，特别是文书档案，真实记录了企业生产经营和文化建设从起点到结果的全过程，承载了企业文化的过去与当下。我们不妨做这样一个判断：企业文化正是由于植根于以文书档案为代表的企业档案，才得以福泽企业的发展与效益提升。企业文书档案的充分开发和利用，服务于企业文化建设，为企业经济效益的提升提供了无形资产保障，反过来也为文书档案工作自身的建设提出了更高的要求。

一、从概念说起

（一）文书档案是什么

1.档案。在学术研究中，档案的定义很多。在《中华人民共和国档案法》中，我们看到了这样的定义：“档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”①。

基于这个官方定义，我们总结档案的形成，有如下几个要点：其一，档案的来源有二，公共机构或者公民本人；其二，必须是社会活动的产物；其三，必须有保存价值，对国家或者对社会；其四，形式多样，可以是文字、图像、声像等一切可以保存，并固定于某一载体上的任何形式；最后，“档案是反映真实的历史面貌的载体，我们保存档案的重要目的之一就是为了将事物的本来面貌原原本本的呈现出来。”②

2.文书档案。所谓“文书档案”，顾名思义，则是以“文书”为主要收归内容的“档案”，按照上述“档案”定义，文书可以分为公务文书和个人文书，将“文书”的范围做一些细化，公务文书包括政府部门在管理国家、处理政务时使用的工具，用以颁布法律、传达政策和政令、请示问题、报告情况、商谈事务、制订计划及记载各种活动，在进行上述活动中产生的有凭证作用的各种形态的材料也可以“文书档案”的名义进行收归；个人文书是指个人在社会活动中撰写的传记、回忆录、书信、日记，保留下的手稿和获得的证书、奖牌等。其载体既可以是文字，也可以以图片、声像、实物等为载体。

（二）企业文化是什么

1.文化。所谓文化，是一个群落（既可以是国家，也可以是民族与企业等）在其历史发展过程中创造的物质文化和精神文化的总合，包括思维方式、行为准则、风俗习惯、英雄人物等。

2.企业文化。从广义上说，企业文化作为社会文化的细胞，立足于企业的生产经营，建立起的企业生产方式、机构组成，价值观念，经营方式及处事哲学，并对企业经营效益产生深远影响。从狭义上说，企业文化，强调精神的凝聚，希望用文化无形的手，团结企业员工，使他们对企业的价值产生强烈的认同，并由此增强员工的归属感，引导员工把企业的发展内化为自己人生价值的一部分。我们可以说，企业文化，是一家企业在他的成长过程中形成的理念及其素养的总和，是企业对自我身份的体认，他是让企业与其他企业区别的精神气质与魅力所在。

二、文书档案与企业文化

（一）文书档案通过存史资政，塑造制度文化和经营哲学

文书档案资政的作用主要表现在两个方面：其一，总结经验的教训。文书档案形成历史，那么读史的意义在哪里？与其说是为学历史知识而学习历史，毋宁说是通过这些从档案中来的历史事实，学习如何处事——这样的行为会导致这样的结果，而想要获得那样的成果，你必须付出那样的努力。这是历史的意义，更是全面收集与保存文书档案的意义所在。

对于企业经营来说，我们可以从自己丰富的企业馆藏中找到以往成功经营中总结出的经验，也可以从那些不那么成功的项目中总结出教训，帮助企业不断地成长。另外，企业的文书档案馆藏，也正如我们中华民族浩瀚的史籍一般塑造着企业的处世方式，进而在潜移默化中不断强化企业的现行管理制度和经营哲学。全面完备的企业文书档案馆藏以“历史”的方式帮助企业形成并强化自己的文化特征与管理方式与经营心得，每一家成功的企业都能从这些形成了自身特征的文书档案中找到自己之所以成功的经验与教训。

《商界》杂志上，有一则这样的故事。2008年公历新年来临之前，上海市政工程管理局的信箱里，多了一封英国来信，恩·厄斯金设计公司是这封信的发出人。该公司在信中告诉上海方面:“我司于1907年交付使用的外白渡桥，设计使用期限是100年，现在已到期，去信提醒注意对该桥进行维修。”该事务所随信提供了外白渡桥的全套施工图，上海市政工程管理局的工作人员发现这套历经百年、堪称文物的图纸依旧完好如初。③试想，如果没有一套完善的文书档案管理制度，何以在百年之后，依然能够记得那份签订于20世纪初期的工程合同。这样一套细致入微的售后服务理念和顾客至上的经营哲学，离开了文书档案、技术档案的支持，何以淋漓尽致的发挥其效力？更不用说这种靠完善的文书档案管理机制便可得以很好实施的“百年售后服务”理念，会产生强于昂贵的商业广告多少倍的社会效应和口碑效应。

其二，以保存文字形式的管理制度，对自身的发展做出限定性的指向。在中国的档案学语境中，一份文件，无论其现行与否，只要其完成了归档手续，即成为档案。所以，在现行档案管理体制之下，文书档案馆存之中有大量现行的法律、法规、制度、条例、措施等等制度性文件，正是这些文件构成了我们社会、企业的制度文化本身。那些通过文书档案反映出来的处事方式正是通过他们，完成了自身的具象化——这些制度性文件，无论他们是否还在执行，将那些在空中飘渺着的文化，落地成为实实在在的法律条文，规范了一代代人的生活、工作与学习。这些东西，就是制度文化本身。也可以说，通过对这些馆藏的法规的研究，也可以推动一个社会组织内部的处事方式的变迁，或者使之固化。

笔者所供职的中冶长天国际工程有限责任公司，通过定期修订《公司管理制度汇编手册》，并印发公司各个部门，与公司法务部门一道进行定期宣传、解答员工在执行相关制度时的疑问、倾听职工的需求和疑问，并及时对相关制度进行修订，收到了不错的反馈——“平时发的制度性文件，不便保管，也不便查阅，档案馆做的制度汇编强化了我们对制度的认识，也为我们的工作带来了实际的便利。”有职工作过统计，一本小小的制度汇编，为他们每天的工作起码节省半个小时以上的时间。这就是档案的力量，制度的力量。

（二）文书档案通过存史培育内部凝聚力和价值认同

其实历史研究除资政功能外，另一个很重要的功能就是教育功能。所谓历史的教育功能就是指历史对于人们的思想、道德伦理、品性情操等方面的影响和熏陶，特别是它可以通过凝聚民众的价值认同，来振奋民族精神，增强民族自尊心和凝聚力，在弘扬和培育民族精神方面起重要作用。

身为一名优秀企业的档案工作者，应当像那些受到史家旨趣的感召优秀知识分子一样，学习他们对国家民族怀抱高度责任感的精神，把为企业留史当作自己天然的职责，把以企业为己任上升为职业情怀，以企业的精进与腾飞为己任。同时，我们也应当知道，正是中华民族辉煌灿烂的历史进程凝聚了这些知识分子对国家、对民族、对社会既已形成价值的认同，形成了一股不可阻挡的力量，使得这些高度责任感成为了传统，并使之不断发展、得以继承。

企业文化工作者和档案工作者可以合理的利用企业优质的文书档案资源，发掘传统企业的精神要素，比如，可以以企业文书档案馆藏为基础，对其进行编辑加工，制作成建制的“企业发展历程”、“企业年鉴”、“先进人物事迹”等，在职工中宣传推广，与职工一起回顾本企业的光辉岁月与和企业一道成长的先进人物，唤起普通职工对企业的自豪感和认同感。

做好这项工作，能够带来对企业发展极为有利的成果。我公司自1957年建立以来搜集了数量庞大、内容丰富的文书档案库，并由此编撰了一套规模恢弘的企业史志。企业前辈们，将自己的理想、信念和强大的向心力融于其中。在世纪之交，企业在一度因行业不景气而导致的经营低谷时，在前辈精神的感召下，大多数企业技术骨干信念坚定、不受诱惑，坚守在了自己的岗位上，帮助企业成功的度过了行业的寒冬，迎来了公司经济效益的大发展。

在新的时期，我公司通过企业内部刊物的连载、专栏的方式，刊载了由我馆编撰的先进人物事迹和企业史志的相关内容，通过这些先进事迹，鼓舞员工们不断努力与奋斗，与公司共成长。

（三）文书档案通过存史塑造企业形象

国家与民族的形象，不仅仅取决于当下，更取决于历史。我们可以通过研究一个国家、一个民族和一个社会团体的历史，去体认他们是一群怎样的人，这个群体是一个怎样的群体，从而对他们产生或是敬畏、或是轻视等等的情绪。

企业形象，是社会形象的构成要素，也是国家与民族整体形象的直接表现之一，不仅仅只是关乎企业本身和他的目标客户，从本质上说，他是公众对企业全部经营及社会活动和表现的概括性印象和评价。在企业形象的培育和宣传的过程中，文书档案能够以整体性历史的方式，反映一家企业所特有的独占性特征、文化精神内涵和企业形象。

每一家企业在不断进化、壮大的过程中都必然经历一个较为漫长的时期，才能最终登上一个全新高度，由此我们可以了解文书档案是在一家家企业各自的经营过程中产生，所以不同企业的各自特征都会在档案中反映出来，最终成为企业文化建设的载体。企业之间的文书档案会呈现出各自特点，而从企业自身来说，每一个成长阶段所形成的文书档案也会有所不同，所以企业形象的建设、宣传与完整、齐备文书档案是密不可分的，或者说，文书档案为宣传企业形象提供了原始、权威、可靠的资料来源。

只有在做好经营工作的同时，利用企业丰富的文书档案馆藏，进行有效的修史、宣传工作，以期建立良好的企业形象，并通过这种有据可查的坚实史料为基础建立起来的企业形象，转化形成丰厚的无形资产，在企业从残酷的市场博弈中胜出的过程中起到积极的作用，并且帮助企业在获得更加丰厚综合回报的同时，消耗较少的有形资源。在这种潜在利益的鼓舞之下，现代企业的管理者更加有必要将这种工作上升到战略高度；通过对文书档案的利用来塑造企业形象，并有效运用之。

三、企业文书档案部门如何发挥在企业文化建设中的作用

（一）档案工作者要做好本职工作，争取领导支持

首先，要建立健全文书档案工作制度，完善文书档案相关设施设备。企业在把制定各项管理制度时，要把档案工作制度纳入其中，在实际工作中不断规范、完善档案工作各项制度，靠制度促管理，并确保企业文书档案齐全完备、利用有效、权属明晰且专有。在档案形成的各个阶段，做到既管理严格，又方便利用。在档案搜集阶段，注意搜集、保管，确保档案的完整并能够从不同角度反映企业的特色。

其次，提升档案管理人员自身素质，积极服务。文书档案工作是企业的一项重要工作，需要其工作人员不断提高自身素质。一方面，政治素质是必须的，要认真学习党对档案工作的指示与要求，把高尚的职业道德作为对自己的要求，默默无闻、无私奉献，爱岗敬业，在平凡中创造不凡。另一方面，要拥有严谨的工作作风和过硬的业务技能，对每一卷档案认真负责，并且认真学习与档案管理相关的知识，提高自己的管理水平。

（二）做好档案信息的开发，以期方便资源利用、强化文化属性

在充分利用现有馆藏文书档案的同时，文书档案部门要有针对性地提供服务，积极利用编研成果，编制成形式多元、内容精彩的材料，助力企业文化建设。企业史、人物传记、科技成果汇编等编研成果，从各个方面展示企业形象，提升了职工士气。而明确企业档案部门文化属性，意在改变老档案“库房管理”的传统工作方法，把文书档案的收集、整理、保管、提供利用熔为一炉，将为企业提供各项市场信息，作为自己的目标，在锻造企业文化的过程中持续发力，强健了自己，更塑造了企业。

（三）利用丰富资源，参与职工教育与文化宣传活动

企业档案馆作为企业文化建设的基地，要充分发挥自己的知识库作用，为企业文化建设提供真实、可靠、详实的档案文献，把“死”档案激活，从以往被视作“故纸堆”的档案里汲取养料，并加以提炼升华，再重新注入到企业文化血液中去，使之成为企业当下的文化肌理。比如，企业档案部门可以利用各种形式的文书档案，举办档案展览，调动职工的积极性、创造力。档案工作者不妨主动出击，积极参与到企业文化建设的过程中去，在档案管理和企业文化中寻找合适的契合点，从档案用户教育出发，搞好企业文化的宣传。

四、结语

企业文化在企业发展过程中所起的作用显而易见。在企业文化建设的过程中，我们看到了越来越多的档案工作者的身影，他们用自己的汗水，为企业制度文化和经营哲学的塑造添砖加瓦；在企业危难之时挺身而出，为提振职工士气不懈努力；在企业经营状况良好时，秉承了“盛世修史”的职责，为企业良好形象的建立拾柴添火。只要档案管理者不断发挥自己的聪明才智，企业管理者给予这群人足够的重视，他们必将发挥更加重要的作用。

注释：

[1]国家档案局.中华人民共和国档案法[EB/OL].http://www.Sac.gov.cn/xxgk/2010-02/08/content_1704.htm.

[2]张旭.文书档案整理过程中应注意的原则[J].办公室业务,2013,4.

[3]毛春韶.从“百年售后服务”看企业档案工作[N].中国档案报,2009,9,24.