关于高校经济责任审计档案管理的探讨

文/华南农业大学档案馆 叶小泮

高校经济责任审计档案是高校审计部门在经济责任审计活动中直接形成的，具有保存价值的以纸质、磁质、光盘和其他介质形式存在的历史记录。高校经济责任审计档案工作起步较晚，专业性强，到目前还没有一套成熟的管理经验，许多高校只归档保存了一份审计报告，很多重要的审计工作资料分散存留在审计人员手中，没有统一归档保存。随着时间的推移和人员的变动，许多重要的经济责任审计档案资料散失。为此，高校档案馆有必要对学校经济责任审计档案工作做进一步的探讨。

一、高校经济责任审计文件材料形成的特点与归档管理

业务活动的性质和范围，决定了文件材料形成的特点，也决定了归档管理的方法，只有弄清和掌握文件材料形成和处理的特点和规律，才能有效地管理好文件材料。高校经济责任审计文件材料按形成主体不同，其来源主要分为上级部门对审计工作的指示和批复、审计人员在审计活动中形成的文件材料和被审计对象的相关资料等三部分；按审计活动的时间顺序不同，其内容分为立项阶段、实施阶段和审计终结阶段等三部分文件材料。高校经济责任审计文件材料形成的特点主要表现在一下几个方面：

1.专业性。审计工作的专业性质决定审计档案是一种专门档案，专门反映审计监督业务。高校经济责任审计是对经济责任人及其单位的经济活动和财务收支活动进行查证、核实、分析和评价，从而正确反映其经济责任。因此，高校经济责任审计文件材料是专业性较强的经济监督材料。

2.成套性。审计工作由立项、实施、终结等审计程序组成，缺少了任何一个环节都将影响审计活动的连续性和审计结论的科学性。审计工作在每步程序上都会形成相应的文件材料，这些材料联系密切，不可分割，有着内在的逻辑联系，具有成套性的特点。

3.保密性。高校经济责任审计文件材料不仅反映了审计部门的审计监督活动，而且记录了被审计单位执行国家政策、法律、法规的情况，有的文件材料涉及到审计对象的部分保密材料，有的还记录了被审计单位或个人违反财经政策与犯罪的事实和证据。这些材料一旦泄密，会给审计部门和被审计对象带来危害和损失。因此，高校经济责任审计文件材料具有一定的保密性。

上述特点表明，高校经济责任审计档案工作适合采用审计人员立卷归档责任制，坚持“谁主审，谁立卷”的原则，归档工作和审计工作同步进行。每个审计项目从审计任务下达后就应指定一位审计人员负责对每个审计程序上形成的文件材料，随时收集，以备整理、选用。审计终结后，审计人员应及时有序整理档案，对收集的文件材料进行精选、排序、装订，形成案卷，定期归档。

二、高校经济责任审计档案归档范围和标准

高校经济责任审计会产生大量的各种各样的审计文件材料，正确区分文件的归档和不归档范围，关系到档案材料的齐全完整和质量。按照审计署与国家档案局一九九一年联合发布的《审计文件材料立卷归档工作程序》的要求，高校经济责任审计档案材料分为结论性文件材料、证明性文件材料、立项性文件材料、备注性文件材料等四个单元，并按单元依次排列组卷。根据高校经济责任审计工作实际，这四类材料的归档范围如下：

1.结论性文件材料。审计工作报告，审定审计报告的会议纪要，审计报告征求意见书，被审单位对审计报告的书面意见，审计结论和决定，被审计单位执行审计结论和决定的情况的报告，有关审计项目的请示、报告、批复、批示、会议记录等文件材料。

2.证明性文件材料。审计承诺书，被审计单位的机构设置、业务范围、职责分工等相关资料，审计工作底稿，审计报告所列问题的证明材料，依法做出审计结论的法律法规等政策依据，上级机关有关本审计项目问题处理的政策界限。

3.立项性文件材料。上级机关对本项目审计任务的指示和部署意见，与本审计项目有关的教职工来信来访记录，上级有关审计工作的文件，委托审计通知书，本项目的审计计划或审计工作方案，单位自查报告，审计通知书。

4.备注性文件材料。被审计领导干部的基本情况、任职时间、离任时间及原因，被审计领导干部主持或参与进行的高校重大经济决策的相关材料及会议记录，被审计领导干部廉洁自律情况，被审计单位领导办公会议及党组会议记录，审计部门对被审计领导干部任期经济责任履行情况的民主测评与调查情况，检查审计意见书的落实情况和审计决定执行情况的报告和记录，本项目工作总结或经验介绍。

为了保证归档案卷的质量，方便以后查询利用，归档文件材料要做到“齐全完整、准确精炼、规范有序”。齐全完整，即每一季度执行审计项目计划所形成的文件材料，每一审计项目所形成的文件材料，每一案卷内重要文件的各种稿本，均应收集齐全。准确精炼，即要求所收集的每一份文件材料，来龙去脉清楚，有理有据，符合中心内容要求，对需要立卷的文件材料，特别是证明材料，应细心分析文件材料的保存价值和审计报告所列问题的需要，再进行严格的鉴别和挑选，以决定取舍。规范有序，即立卷归档的文件材料的签批手续和相关程序应该完备，材料的格式、书写、装裱等应符合标准，卷内文件材料按单元排列，保持材料的内在历史联系。

高校经济责任审计档案是重要的资源，档案人员应严格按照审计档案规范要求，加强归档管理，明确归档范围和标准，进行科学分类和排序，使档案管理做到规范、科学、方便利用。

[1]蒋萍.高校审计档案管理工作浅探[J].档案与建设,2009(12).

[2]潘桂萍.高校审计档案探析[J].兰台世界,2008(13).