加强园林科研档案管理 为城市园林绿化建设服务

文/承德市园林管理局 姜东昕

园林科研档案是园林科技工作者在园林科研活动过程中所形成的各种文字、图表、声像、电子材料等的总称，园林科研项目主要包括花卉苗木引种、驯化课题研究、新品种栽培实验课题研究、植物病虫害研究、物候研究、土壤研究、园林生态研究、古树名木保护研究等等。所有这些科学研究都要从课题立项、申报、进程、总结、结题到成果鉴定等一系列过程中形成各种档案材料。多年来承德园林科研工作者孜孜不倦，研发了许多科研成果，并应用于绿化实践，对提高承德市的园林绿化水平发挥了重要作用。为保存和利用好园林科研档案，更好发挥园林科研成果的作用，使科研档案更好地服务城市绿化，是园林档案工作者当前一项的重要任务。

一、园林科研档案的价值和作用

（一）园林科研档案是进行科学研究的重要依据

科研档案是科学研究不可缺少的凭证和参考材料，一切科研活动，都要有完整、准确的科研档案作为依据，都要吸取和借鉴已有的成果，充分了解前人研究的结果。同样，园林绿化领域开展新的项目研究之前，必须查阅过去的档案，只有占有大量、充分、可靠的材料，才能从中得到借鉴，受到启迪，制定出新的计划，研究出新的成果。

（二）园林科研档案为科研人员提供科研信息

科研人员在进行科学研究前要查阅科研档案，对自己工作的必要性和可行性进行论证，有利于合理确定研究方向，避免重复劳动，这也是科研档案管理部门选择确定科研项目和申请立项必须具备的条件。园林科技档案是园林新技术进行试验、示范、推广活动的真实记录，是人们劳动成果和智慧的结晶，对科研档案利用的越多，越充分，所取得的成就就快，社会的经济效益也就越高。例如：我市园林部门开展的《优良园林植物和野生景观植物引种、驯化和应用的研究》课题研究，驯化野生植物50多种，引种应用新优植物近20种，并应用于城市园林绿化中，获得“市科技进步二等奖”；《药用植物的开发及在旅游城市生态环境中优化配植的研究》课题研究，获“市科技进步二等奖”；通过查阅科研档案编著的《承德常见园林植物》和《承德地区园林绿化药用观赏植物实用手册》两部专业书籍填补承德市的空白。每一项成果的成功，都需要经过几年的试验、示范、推广，每一项工作的进行都离不开科研档案的作用。通过查阅试验、历年资料数据，使每一项新技术、新品种都能够有理有据的顺利进行，充分有效地利用园林科研档案，为我市城市绿化的发展起到了很大推进作用。

（三）有利于园林科研工作的延续和成果的形成

科研工作的延续性离不开科研档案，科研档案具有传递传播功能，从一定程度上讲，科研成果的形成均是由档案中相关资料的概括、升华而来。近年来，由于园林其他因素的影响，园林技术人员流动频繁，以前由于没有建立规范的科研档案管理制度，人员离职后造成相关研究资料的缺失，研究工作无法进行下去。建立规范的科研档案除了可以有效地防止科研资料的流失外，还可为考查工作得失、撰写论文、形成成果提供第一手资料，为拟定计划、总结、报告等提供方便。

二、园林科研档案规范化管理的主要做法

（一）规范原始档案收集内容

在档案管理工作中，档案材料的收集是做好档案工作的基础和关键。我国档案法规定，对国家规定的应当立卷归档的材料，必须定期向本单位档案机构移交，集中管理，任何个人不得据为己有。园林科研档案管理人员应根据科研档案的特点，归纳、总结原始档案收集内容，向科技人员发放“科研档案归档范围表”，内容包括：课题申报表、实验原始数据、各阶段总结材料、论文、论著、获奖情况等，要求课题研究人员严格按照要求执行，随时将他们在科研活动中的原始记录、进展情况、总结等材料按计划分阶段积累收集，并按规定及时整理移交档案室，以保证所收集到的原始档案材料统一、规范、标准、科学。

（二）规范园林科研档案管理制度

园林科研档案管理可参照《科学技术研究档案管理暂行规定》的规定，建立符合园林实际的科研文件材料的形成、积累、整理和归档制度，制定科研档案归档范围、归档时间、归档要求及归档手续的具体规范；在科研工作中引入“三纳入”的制度，把科研文件材料的形成、积累和归档纳入科研工作程序，纳入工作计划，纳入科研人员职责。充分发挥科研管理部门在科研档案建设中的作用，真正把科研档案工作纳入科研管理的长远规划和年度计划，把科研立卷归档工作纳入科研管理部门的岗位职责，把科研档案建设与管理工作纳入科研管理人员的职责范围，从而保证“四同步”原则在科研管理过程中得以贯彻落实；并引入奖惩机制，将科研档案建设情况与科研管理人员岗位业绩评价挂钩，进行定期考核。

（三）规范园林科研档案整理方法

科研档案整理的基础工作包括的范围很广，从档案材料的鉴定、整理、分类、立卷到编目、检索、库房存放、保护等。这些基础工作是否扎实、规范，直接影响到园林科研档案的利用。原始档案材料归档前要及时进行鉴定，园林科研档案范围包括：园林新技术、新品种推广、植物保护、园林植物栽培等诸多领域，档案管理工作者可根据不同的科研项目的不同特点和本单位研究机构的设置情况分门别类进行整理、立卷、登记、归档。归档材料可按机构分类，也可按学科分类；可按以下几种方式分别编制：年度、作者（第一作者）、机构（或部门）、学科。这样便于查询者方便地找到所需的材料，也便于档案管理人员编辑加工，进行二次开发利用。

（四）规范园林科研档案开发利用方式

编制各级各类目录，丰富检索手段。对于归档的材料要及时编制全引目录、案卷目录、分类目录和全宗介绍，向本单位和外界报道介绍库藏情况，开展园林科技信息交流，或为实行科技成果的有偿转让编制成果简介、文摘等引导人们索取园林科研档案的信息资源。有条件的单位可利用计算机系统开发研制具有查询、检索、阅读、打印和添加等功能的园林科研档案数据库，然后制成光盘。一方面可永久记录和保存园林科研档案；另一方面可开展有偿信息服务；还可作为科研活动与科研交流的馈赠资料，扩大档案的信息。

三、提高园林科研档案管理人员业务素质和水平

（一）提高科研人员档案法制观念

档案工作人员必须严格遵守《档案法》，做到严格执法，依法治档。必须牢固树立纪律观念，自觉遵章守纪，注重科研档案工作的现代化、规范化、标准化、制度化建设，不断地提高执法的自觉性和执法能力。同时要通过多种形式向科研人员宣传《档案法》、《科学技术研究档案管理暂行规定》等法律、法规及档案知识，认识科研档案建设工作的重要意义，明确“负责科研文件材料的形成、积累、立卷、归档”是科研人员其应尽的职责和义务，从而在思想上重视科研档案工作，自觉承担积累科研档案资料的义务，主动履行科研档案归档的职责。

（二）提高档案管理人员的专业理论知识和园林专业知识

随着计算机和信息网络技术在档案工作中的应用和发展，档案管理人员除具备档案业务知识外，还要学会计算机处理技术。同时还要具备园林专业科研知识。档案管理人员要主动参加继续教育学习，注重自身专业水平的提高。

（三）提高档案管理人员的保密意识

每一项科研成果都溶入了科研人员无数的心血，许多涉及知识产权，还包括许多不能对外界透露的资料。作为科研档案的管理人员，必须严格遵守保密纪律，制订严格的保密制度和查阅审批制度，不得利用职务之便，为自己或他人谋利，不得泄露不能对外公开的档案信息内容，自觉养成良好的职业保密习惯。如果这些资料被一些别有用心的人获得，往往会给个人和单位造成无法估量的损失。

[1]宋喜梅等.农业科研档案管理刍议[J].农业科技管理,2012(5).

[2]涂立超,梅方竹.试论高校科研管理中的科研档案规范化建设问题[J].科技管理研究,2006(5).

[3]韩千红.农业科研档案规范化管理初探[J].安徽农业科学,2003(6).