机关单位档案管理中存在的问题与对策思考

文/新疆博尔塔拉报社 周磊

档案工作是一项记录历史、服务社会的重要工作。新时期档案工作对于各级领导机关、领导干部指导工作能够起到借鉴和资政作用，对改革发展具有重要的服务功能和推动作用。

一、机关单位档案管理现状及存在的问题

（一）档案工作准入门槛低，人员素质参差不齐，队伍不稳定

档案工作业务含量不是很高，一般人只要稍加培训即可胜任。在少数民族占总人口1/3的博州地区，笔者在每年的档案继续教育培训中发现，全州两县两市有很多单位从事档案工作的都是少数民族同志，汉语水平不是很高，培训起来有一定难度；另有一些单位则频繁更换档案工作人员，这些人员对档案工作都极为陌生。这些现象导致现有档案管理人员业务素质不高，制约本单位档案工作的发展。

（二）档案工作人员社会地位低，单位重视程度不够，投入经费不足

档案工作与其他岗位相比，不能明显体现出其重要性。档案工作默默无闻，是最容易被忽视的岗位，除了分管档案工作的领导外，没有人了解这项工作，也就无从谈起投入大量资金支持档案工作了。

（三）档案管理部门的指导力度和业务培训跟不上

由于缺乏正规档案专业毕业的档案业务人才，在博州地区，除了每年举办的继续教育培训班和档案业务检查外，平时的业务指导少之甚少，很多单位的档案工作人员只有在档案业务检查时才能发现问题，平时钻研业务、提高档案工作效率也就无从提起。

（四）各单位间的业务交流不够

由于工作范围和岗位限制，档案工作人员平时的交流范围狭窄，加之档案管理部门平时组织的各单位间的相互学习、交流的机会不多，虽然档案管理部门有专门对口指导各单位业务的人员，但由于单位多，指导人员少，致使档案工作人员不能得到及时、有效的学习和提高。

二、对策思考

（一）提高档案工作人员基本素质

提高档案工作者素质，是推动档案事业发展的关键。

1.实行严格的准入制度。加强制度建设，建立相关配套的用人机制。注意吸收一些懂档案专业知识的人才充实到档案队伍，避免随意、照顾性人员进入。

2.加强业务学习，提高自身素质。档案人员应努力学习，善于学习，了解所涉及工作各领域的现状及发展动态，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作。一是加强自身学习。积极征订各类档案杂志，通过书本、网络等方式加强自身业务水平的提高。二是主动参加各类继续教育培训。认真吸收、补充档案学新理论、新方法、新观念，并加以掌握，做到学以致用。

3.依法治档，完善档案管理的规章制度建设。做好档案管理工作，严格遵守档案管理各项规章制度是关键。在平时的工作中，严格遵守各项规章制度，使档案工作做到有章可循，按制度办事。

（二）争取领导重视，加强硬件建设

领导对档案工作的价值和认识程度，决定着他们对档案工作的态度，也决定着档案工作的发展。争取领导重视，才能够为档案管理争取资金及各项支持，促进档案管理工作。

1.忠于职守，让领导满意自己的工作。档案工作默默无闻，很难引起领导重视。然而，档案工作人员的工作态度、工作成绩却往往能够决定领导对本单位档案工作的重视。因此，档案工作人员应做到爱岗敬业，忠于职守，用实际行动在领导和群众心目中留下一个好的印象。

2.积极宣传，使领导增强档案管理意识。一些单位的领导之所以对档案工作不够重视，往往是因为缺乏对档案工作的了解和根本性认识。因此，档案工作人员要加强对领导有关档案方面的宣传。要有意识地经常将一些档案方面的文件、材料拿给领导看，还要经常向领导汇报单位档案管理各方面情况，多谈一些搞好档案工作对单位的益处，使领导更加重视档案工作。

（三）调动档案管理人员工作积极性

档案工作单调枯燥，工作方法相对落后，加上档案工作人员社会地位不高，造成从事此项工作的同志积极性不高、存在应付心理。因此，应努力改变现状，想方设法调动档案工作人员的工作积极性。

1.增强激励机制。档案工作应当引进竞争激励机制，实行公平竞争、择优上岗。同时，对工作业绩较突出、编写的各类档案材料对单位、对社会贡献较大的档案工作者，应当给予奖励、职称评定加分等相关政策倾斜，从而激发档案工作者的工作活力，最大限度地发挥其个人潜力。

2.更新观念，实现自我价值。档案工作人员对所从事的工作要有积极认识，认真总结自己的工作对单位发展、社会进步的影响。在埋头苦干的同时，多一些敏感和睿智，使档案工作创造出更丰厚的社会效益和经济效益。

（四）加强与档案管理部门及各单位的交流

要积极主动向当地的档案管理部门请教学习，通过各种途径想方设法学习其他单位一些先进的做法，为己所用，提高本单位档案管理水平。

（五）与科室搞好配合，做好平时的资料收集工作

档案资料的完整收集，需要各科室的紧密配合与支持。各科室要指定专人负责本科室文件材料的收集，档案人员要做好指导配合工作，防止文件材料的遗失。

（六）实现档案管理同现代技术的有机结合

随着计算机在档案应用中日益成熟，对档案工作人员的要求也越来越高，它需要档案工作者不仅要熟练操作计算机，懂得规范准确地使用档案软件，还要具有创新意识，跟上现代化的步伐。因此，档案管理人员要不断学习新技术、新方法、掌握新的技巧，善于用现代科学管理手段来管理档案。