高职改革背景下档案工作的难点及对策

文/广东省佛山市佛山职业技术学院 刘红立

近年来，随着我国教育改革的发展，高等职业技术教育已经成为我国职业教育的主体，受此影响，高等职业技术教育改革的成果也成为关乎我国职业教育成败的关键。高职院校档案工作是推动高职院校全面发展的基础性工作，在高职改革的背景下，档案部门必然成为高职改革的实施部门之一。

一、高职改革背景下高职院校档案管理工作的特点与意义

（一）特点

首先，在高职改革背景下，高职院校在培养目标、培养方式、课程设置、考试方式等方面均有显著变化，而且很多高职院校都致力于建立全面、稳定的校企合作机制。这种转变，对高职院校的档案管理部门来说，既是一种机遇，也面临着挑战。

其次，档案管理手段的不断发展促进了档案管理效率的提高。

再次，高职院校原有的行政强制、过度集中的档案管理模式随着高职改革而逐渐发生变化，档案不再过度强调其政治作用，而转为强调其科研价值、社会价值和经济价值。

（二）意义

随着各高职院校规模的不断扩大、招生人数的不断增加，档案的数量也在快速增长。搞好高职院校的档案建设，不仅有利于发挥档案建设在学校各个方面的功能，而且会有效地促进学校的改革和发展。

随着高职改革的发展，反映高职院校办学过程的管理档案与高等职业技术教育形成的科技及智力成果的社会价值不断提升，社会对高等职业技术教育档案的需求程度也将不断提升。因此，尽可能充分地开放其档案资源，提供其档案资源的使用效益，有助于扩大高等职业技术教育的社会影响，为高职院校的发展赢得越来越多的优质社会资源与社会环境。

二、高职改革背景下高职院校档案管理的现存问题

（一）档案意识相对比较薄弱

大部分高职院校都有一定的档案意识，制定了本校的档案管理规章制度，划拨了专门的档案专门经费，配备了一定数量的专职或兼职档案管理人员，开展学校的部分档案工作，但有些高职院校的学校领导把主要精力集中在扩大招生规模和学生就业上，档案资源建设很不完善，管理制度不成体系，制度之间相互重复或相互矛盾。有的院校完全照搬其他院校的档案制度文件，不经过自身的思考，在管理过程中因不符合自身的实际难以实施。

（二）档案保存分散

很多高职院校都是由各种中等专业学校整合、重组而成的，此类学校的档案随着学校的变迁，因管理不善而丢失损坏，导致归档不全面，利用率降低。此外，部分高职院校的档案是由兼职档案管理员管理，这部分人员流动频繁，容易造成归档材料不规范，档案材料遗失等问题。

（三）档案信息化建设程度不足

目前高职院校的档案管理制度缺少改革创新的决心和动力，大部分高职院校虽然保存了大量电子形式的信息资源，但对信息只是简单地保存，并没有进一步开发和整理，尚未达到信息化的要求。笔者浏览各个高职院校的官方网站，几乎没有发现档案部门或档案信息相关链接。由此可见，高职院校的档案信息资源还没有形成一个科学、完整、系统的开发利用体系。

（四）档案信息服务方式单一

高职院校档案部门的档案信息服务方式仍主要为查阅档案、外借档案、档案展览与陈列、复印档案、开具证明、档案目录信息服务、事实性档案咨询、学生档案派遣等几个方面，已开展的档案利用工作形式和内容也比较单一，档案编研力度不高。

三、高职改革背景下高校档案管理的难点

（一）高职改革下档案管理面临着体制上的障碍

首先，高职院校普遍盛行的是学校行政机构主导学校的发展。高职院校内部的档案资源不是依据学校的发展、人才的培养来分配利用，而是由行政权力来决定，学校行政部门控制档案管理的发展方向。档案部门的发展是由行政机构计划、决定出来的，这些计划、决定没有充分体现档案管理人员的意愿和高职院校档案管理的特点。其次，由各种中等专业学校整合、重组而成的高职院校的学校管理没有彻底清除中专痕迹，决策的随意性时常出现，管理体制跟不上高职教育改革发展的新形势。与此同时，档案部门的管理也相对混乱。

（二）高职改革下档案管理面临着材料归档范围变化的难题

随着高职改革的开展，根据《高等学校档案管理办法(中华人民共和国教育部令第27号)》对高校档案的分类标准，档案管理部门的归档范围也随之发生变化，其具体表现：

行政类：主要变化包括高职院校与企业合作过程中产生的学校与行业企业签订的校企合作协议书，学校重大校企合作实践活动和成果材料、图片等，校外实训基地统计材料。

教学类：除了课程设置的材料之外，注重收集高职改革过程中产生的实践教学材料，即有关教学实习、生产实习、顶岗实习的材料；典型或优秀的实习安排、管理案例。

科学研究类：除了科研方面的长远规划、年度科研计划、专项合同、计划任务书、专题研究计划、各项调查材料、原始数据、专题总结、成果报告、论文、鉴定材料、推广的文件材料等需要归档之外，还要将行业企业的新技术、新标准、新设备、新工艺、新成果纳入进来。

外事类：高职院校在改革过程中国际交流方面也迅速发展，形成了很多外事类型的档案。

出版类：主要变化包括校企合作时产生的文件和材料，如专业培养方案、课程设置、学生实验实训教学大纲、合作编写的实训教材。

产品生产与科技开发类：根据高职改革的需要，需归档大量合作企业的专项技术档案、图纸。

基本建设类：高职院校规模的扩大，很多学校都不断改建、扩建、合并或者建设新的校区。归档内容中应囊括基本建设的勘察设计和施工等工作中形成的设计基础资料,设计任务书、总体设计、单项设计、工程预算与决算、开竣工报告、工程鉴定验收材料、竣工图纸及有关审批文件、技术规程等;有关审批文件有关本单位的重大发明创造、先进经验、合理化建议等有关技术文件材料。还有一些音频、视频文件。

四、高职改革下高职院校档案管理的策略探索

（一）优化制度环境

加强高职院校内部民主管理，充分地去行政化，为档案管理工作的开展在体制上给予保障。高职院校应该为档案部门的发展提供政策支持与保障，充分发挥档案部门的自主性和积极性，不用行政命令来参与档案管理的具体业务。档案管理部门也要建立、健全自身的工作制度，对档案的归档、保管、借阅、保密、统计、鉴定、销毁等一系列工作加以规范，尤其是在档案归档、分类和利用方面要适应高职院校改革发展的需要，使档案管理工作有章可循，有法可依。

（二）多途径开展各种形式的信息服务

1.利用信息服务为高职院校改革出力。高职院校的改革和发展，尤其对于拟改制升本为高职、高专的职校来说，都可以从档案资源中得到参考和帮助。高职院校的档案部门应该以学校改革发展的需求为导向，将档案视为学校建设与发展的重要信息资源和知识资产，把档案管理的关注点从档案实体转向档案信息、知识。档案管理部门要善于捕获文件，防止信息流失，追溯和考察文件的背景因素，挖掘文件深层的、隐含的信息和知识，服务于高职院校组织制度的构建、人力资源管理改革、信息技术运用，从而支持高职院校改革的运转，推动高职教育改革战略落实。

2.利用学生档案服务为学生就业助力。对于用人单位而言，学生在校期间的表现是重要的参考因素。学生档案全面反映了学生的学习、工作、生活等方面的情况，这为毕业生就业提供了重要的参考价值。加强学生档案管理，提高学生档案的开发利用，管理好学生档案，就可在关键时刻提供最有力的凭证，从而服务于学生、服务于社会。在此基础上，注重收集体现其实际动手能力方面的材料，如各种技能证书、技术等级证书等；并积极开发学生档案资源，如建立诚信档案、心理健康档案等新措施，并开展代管寄存毕业生档案等服务。

3.加强高职院校档案信息化建设。

（1）高职院校档案与院校办公自动化系统接轨。为了保证高职院校档案信息收集完整、系统、准确，必须对从文件生产到归档进行全程控制，从而避免数据信息重复利用，提高工作效率。可以通过办公自动化或档案系统或OA与档案系统相结合等不同的方式实现文件档案一体化管理。

（2）加强高职院校档案信息资源数字化建设。首先，加强传统纸质档案资源的数字化，利用扫描技术将现有的档案资料、旧馆藏资料存贮到计算机中，储存到档案信息管理系统。其次，加强对电子文件的归档和管理，实现网络环境下的电子文件的实时接收、管理和利用。

（3）构建档案信息网络建设，加强与相关行业档案部门的协作。高职院校自身发展的特殊背景使其档案有着不同于其他高校档案的特点。比如团校、粮校、铁路职校、船舶职校、轻工业职校等有着不同行业背景的职校，与相关行业的档案管理部门合作，构建档案信息合作网络，从而实现高职院校与相关行业共同发展的目标。

借助于高职改革的蓬勃发展和不断深入，目前高职院校的档案管理工作正处于一个发展的良好时机。高职院校的档案部门应根据档案管理的规律和已有的档案管理现状，制定科学的档案管理发展策略，在档案的质量和数量建设方面进行改革，开展多途径的信息服务，加强档案信息化建设等方面努力，做好达标升级工作，早日实现档案工作标准化，以建设高职院校改革发展所需要的高质量档案信息资源，支持我国高职教育的改革和发展。

[1]中华人民共和国教育部令第27号.高等学校档案管理办法[Z].2008—09—01.

[2]徐拥军,周艳华,李刚.基于知识服务的档案管理模式的理论探索[J].档案学通讯,2001,1(2):24-26.

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