干部人事档案整档工具创新刍议

文/福建省永定县教育局档案室 赖晓文

作为档案服务的物质基础，档案的收集整理至关重要①。档案整理的基本要求：认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐②。整档工具的任何创新，应该符合上述要求；节约时间，则是完成整档任务的基本保证。这里专门讨论小件整档工具的创新。

工欲善其事，必先利其器。近二十年干部人事档案管理经历，笔者对整档工具偶有感悟，归纳为“五大发明”（对整档工具的五个小发明或革新），分别是穿引钩、目录条章、考核表专用袋、分类专用架（橱）、电子目录表。

一、档案装订专用穿引钩（摒弃直形针）

直形针即“丨”形，为免刺弯变形多用钢质，其锋利容易刺损档案绳，且穿绳效率低下；钩形针（穿引钩）即倒“し”形（口形尽量压偏），铁线制成（钩形口大小应略小于打孔机的孔针直径），制作简易，借助胶钳即可自行制作，穿绳效率高，且不损伤档案绳。其根本区别在于：钩形针采用拖尾顺穿式，是针尖直接无障碍首先穿过档案孔道，再自然牵引尾部钩住的档案绳（钩住中段）过孔，故穿引比较轻松；直形针采用裹头强穿式，是针尖被档案绳裹挟成团状而勉强挤穿孔道，故穿引相当吃力、费劲、损材。为方便把持、防变形，穿引钩的针尖可转折缠扭为双线形，仍然比直形针裹头更为细小、顺滑。钩形针穿孔，档案员“百穿不厌”，且不耗材；直形针穿孔，档案员容易疲劳，且易伤手、损材。两种针形，优劣自见。

二、目录登记专用目录条章（摒弃大量的传统抄写）

就是用“盖印”法代替传统的“抄写”法。采用专业电子刻章（电子字体、传统长条章形），即把所有常用的档案材料目录名称刻制成符合目录纸相应横格大小的长条形印章，使用黑色的号码机高级油墨，逐条仔细印在目录纸上。“盖印”法比传统钢笔抄写更为整齐（不同的抄写员笔迹不同、浓淡不一）、完整（抄写员有时会随意简略抄写目录名称，偷工减料）。而且又因字体统一，更显美观。因都是黑色，也能与原有钢笔抄写的目录基本和谐衔接，更能与下文所述的新录用人员电子打印目录相结合，浑然天成。最重要的是，这种“盖印”方法大大节约了上目录的时间，时间节约了70%以上；大大提高了上目录的准确率，基本杜绝了涂改现象，“写”错率基本为零（只要不抓错条章：认准条章侧面自行标示的关键词即可）。“盖印”比“抄写”的劳动强度小得多，相当程度上把档案员从烦重的抄写劳动中解放出来。操作注意：1.盖印压力轻重适度、油墨均匀，做到不模糊、不透纸；2.序号、材料制成时间（年月日）都是简单的阿拉伯数字，仍旧用钢笔抄写，尽量写得与印章字体相同；3.与时俱进，不断刻制新出现的材料的目录名称；4.名称怪异、数量极少的个别目录，可以仍然使用钢笔抄写，也尽量写得与印章字体相同；这种少量目录的抄写，不会对档案室的整档质量大局造成冲击，依本室经验，影响面在0.5%以下。“盖印”法，省时、准确、美观，瑕不掩瑜。

三、个人年度考核表专用袋

体制例外专门设计制作的考核表专用工具袋③。个人年度考核表是页数最多、利用率最高的材料，传统的装册保管难以适应整理和利用的需求。按老方法整理（抄目录、打孔、拆绳、装订），确实占用了最多时间，远远超出其他材料的整理。设计灵感来自干部人事档案的“重复多余材料袋”。大样同干部档案袋（正袋），但袋面印刷内容、样式作了修改；都有平式袋底（保证装材的宽裕度），制袋纸张由厚改为薄，同于“重复多余材料袋”的80克牛皮纸。此袋正面上方是“年度考核表专用袋”字样，姓名以下五大行（十小行），每行九列，共45×2个空格（即工龄的最大值取四十五年，上下两格，略窄的上格填年度，宽的下格打勾或作说明）。专用袋可装在档案正袋内，也可单列管理，比较灵活，实现档案正册、正袋“瘦身”。所谓“目录”，在专用袋的正面就一目了然，整理、利用也快捷方便。快捷，是指一本考核表收集之后，整理时只需在袋面上填好年度、打好勾即可，耗时大约四秒钟，而传统的上目录一般不少于三十秒。方便，是指检索、利用时，年度下面是否已打勾就知道当时考核表是否及时上交存档；若有，轻松取出，利用完毕又有序装回，无需翻阅档案目录纸和拆、装档案绳。档案纸张“三边齐”修理，免了；上目录、打孔、装绳，免了。综合起来，每份年度考核表的整理、利用可以省时近五分钟。对于一个档案袋数动辄逾千近万的大型干部人事档案室来说，效益之大可想而知。另外，年度考核表的时效特征允许当事人退休以后清空，清空的专用袋粘贴新面纸（表格）又可供新录用人员再使用，不浪费。专用袋的使用，使年度考核表的整理耗时远远少于名列第二的工资表的整理，“最费时”变“最省时”。因其高效，专用袋受到了市级干部档案主管部门的好评，并向全市推广。

四、档案分类专用架（橱）

架、橱是一、二级流水关系（流水作业的终端是标准档案箱），各自贴有一套相同的标签系列（姓氏，大型人事档案室多按姓氏分类编号）。架，用于单次单种材料收集、分类，容量较小，架形简单（多层长架，中间无间隔），利于少量新收材料的高速分类、上架，甚至可以发动各单位的档案材料移交经办人自觉按标签简单、快速放置材料，减少档案员的劳动量。橱，用于转移“架”上最近一年（或半年）收集的历次材料，从“架”上转移对“橱”，时对材料进行相对细分（按四角号码把每个姓氏材料分为十个小类），随时准备整理归箱入册。橱，容量数倍于“架”，橱形为抽屉式，利于对从“架”上逐次转来的较多材料按步就班进行有序的防护保管，两年（或一年）一次进入终端——装箱入册。这样，既为档案材料作了初步整理，又为档案的的紧急利用赢得了时间，有力保障了随时尽快地为领导提供任何特定个人档案的信息查阅服务和档案转递服务。档案服务时，只需从三个地方找齐材料：档案箱（已整理入册的档案成品）、材料专用橱（细分类中的中期材料）、材料专用架（按姓氏放置的最新材料）。架、橱的设计制造，投入了一定的精力、财力，却创造了超量价值。

五、新录用人员专用电子目录表

《干部档案管理部门职责》要求“积极推广、应用干部现代化管理技术”④。本室设计了不少在档案整理工作中实用化的专门电子表格，电子目录表格就是其中一种，也是为了摒弃传统“抄写”的目录登记方式。特用于新录用人员时，其学生档案初始整理成干部档案（干部档案诞生）的环节。在电子表格上依标准纸质表格样式设计模仿目录表格，制成专用电子目录表。在相应空格输入材料题目名称，再用电脑打印机打印而成纸质目录。逐年补充新材料时，使用上文推荐的字体相同的目录条章直接“盖印”。这样，打印的目录、“盖印”的目录就浑然一体。“双印”字体、颜色高度统一，既整齐又美观，非传统抄写的字体凌乱、浓淡不一所能比拟。以电子目录催生干部档案，有如战斗中“首发命中”。

这五种工具，为本室节约了极其大量的整档时间。工具的创新，直接在整档环节匀出大量时间，为档案管理环节其他方面的正常运转、全面创新提供了广阔的空间。小件工具的创新，与干部人事档案整理的基本要求是相向而行的。虽属雕虫小技，但确实节约了整档时间、解放了档案员的劳动。君子善假于物也。愿档案诸君多努力，共迎档案工具大创新，从而大大提高档案整理的效率，实现档案员自身的解放。

注释：

①彭玉萍.提升企业档案服务能力的思考[J].办公室业务,2012,15.

②中央组组织部.干部档案整理工作细则[Z].1991.

③中共中央组织部.干部人事档案工作目标管理检查验收细则(干部档案正袋内有正册、重复多余材料袋)[Z].1998.

④中共中央组织部.干部档案管理部门职责(第八条)[Z].1998.