医院档案信息资源开发利用管见

文/荆州市中心医院 吴琳

一、引言

现代社会信息科学的出现，大大加速了人们认识世界的进程，信息在社会中的地位已经为人们所认识。从系统工程的技术角度看，情报资料、图书、文献和档案都是一种信息。由于档案自身所具有的连续性、真实性特征，它将为生产、建设及各项工作提供可靠的凭证和参考的依据，它所产生的经济效益和社会效益是巨大的、深远的。档案信息是整个社会信息资源的组成部分，它自身潜在的价值只有通过开发利用才能显示出来。开发档案信息资源的目的是为了更好地利用和服务，促进档案的利用、传播，是扩大档案社会效益的途径。医院档案是医院在从事管理、医疗、科研等各项活动中形成的具有重要保存价值的历史记录，涵盖医院多方面信息，是医院十分重要的信息资源库。如何开发利用医院档案，充分发挥其信息资源丰富的优势，更好地服务于社会和医院建设工作，正是医院档案管理人员必须研究和思考的一个现实问题。

二、医院档案信息资源开发利用的意义及现状分析

档案信息资源的开发利用，是医院档案工作的重要环节，也是档案管理工作的根本目的，加强档案信息资源的开发利用是医院档案工作发展的必然结果。抓好这一工作对于医院具有重要意义，这不仅是医院档案工作从封闭走向开放的需要，也是进一步开创医院档案工作新局面的需要。通过档案信息有效开发利用，既能促进医院管理、医疗、科研等工作的开展，为院务公开、医院评估提供依据和凭证，也有利于提高医院和社会对医院档案工作的认识和评价。同时，这一工作的开展也能有力地促进医院档案业务基础建设，对其他各项档案工作如收集、整理、保管、鉴定、统计等起到推动作用，这无疑会进一步提升医院档案管理的整体水平和档案管理人员的业务工作能力。

但从目前医院档案信息资源开发利用的现状来看，其情形并不乐观，尚存在不少问题。其主要表现在：一是重视不够。一些医院领导由于认识上的偏差，认为档案部门只需做好档案保管即可，对档案的开发利用支持不足，而医院档案部门自身也存在档案开发利用意识不强、缺乏主动性、积极性等问题。二是医院档案开发利用缺乏丰富多样的室藏基础。巧妇难为无米之炊，丰富的室藏是医院档案开发利用的基础。很多医院档案室藏内容不丰富，室藏结构也不尽如人意，影响了档案开发利用。三是深层次开发档案信息资源不够。许多医院档案室的编研工作思路狭窄，仅限于医院组织机构沿革、医院工作大事记、医院情况介绍等，对深层次的开发利用缺乏研究和规划，档案编研成果的现实价值和社会效应不高。四是档案信息资源开发利用方式传统、技术手段落后，不少医院主要依赖于手工操作，基本上未能做到电子化、网络化，档案信息开发利用效率低。

三、加强医院档案信息资源开发利用的举措

（一）提高认识，切实转变观念

医院领导应转变观念，大力支持医院档案信息资源开发利用工作的开展，并采取必要的激励措施，调动档案工作者的积极主动性。作为新时期的医院档案工作者，更应提高对档案信息资源开发利用的认识，紧跟社会和医院发展的步伐，以开拓进取的精神，充分盘活现有档案室藏，进一步加大档案信息资源开发力度，提高档案服务的及时性、针对性和时效性，实现档案信息的价值，为医院和社会发展服务。同时，大力开展档案宣传工作。医院档案部门要不断完善档案宣传体系，通过开展座谈会、讲座、报道等形式及院内网站等途径，积极主动宣传《档案法》等档案法规，介绍本院档案信息系统和利用方式，增强全院职工的档案意识，为医院档案的开发利用奠定基础。

（二）丰富医院室藏资源，规范档案管理

只有丰富的室藏资源才能为开发利用奠定坚实的物质基础。医院档案部门要尽可能地收集档案资料，最大程度地丰富室藏。档案收集工作要全面，做到广角度、多层次收集，涵盖医院教学、科研、管理等各个方面，力求种类齐全、内容完整、结构合理。同时，要规范医院档案管理，及时做好档案的收集、整理、分类、鉴定等工作，使档案管理规范化、标准化，为档案开发利用工作的顺利开展打好基础。

（三）重视医院档案信息资源的深层次开发，努力使档案信息资源开发由基础型向高深型方向转变

档案信息资源的基础开发就是基于档案信息原文的汇编和档案信息要素的汇编，属于档案的基础编研，而档案信息资源的深层次开发是对档案信息的精华凝炼，属于较高层次的编研。目前医院档案编研一方面应扩展编研视野，多关注那些涉及社会热点的新鲜事物和题材独特、有重大可塑性内容的档案编研；一方面应加强对深层次编研的研究和规划，开发更多深层次的具有较高价值的编研成果，确保这些深层次档案信息产品带有实用性、启发性，能真正用于医院经营决策、科学研究、工作创新，体现医院档案信息的应有价值。

（四）改进医院档案开发利用的方法与手段，提高医院档案信息资源的开发利用效率

21世纪是信息化、网络化时代，现代化技术的发展和应用，必然给医院档案信息资源的开发利用工作带来新的改变，在档案信息的加工手段和传输方式上都有很大变化。在新的信息环境下，只有实现档案信息资源开发与利用的现代化、网络化，才能满足时代发展的要求。医院领导和有关部门要对此有充分认识，加大经费投入，积极利用现代化信息技术，搞好医院档案的数字化建设，建立性能良好的计算机检索系统和网络服务系统，努力实现档案信息资源开发利用工作由传统型向现代化方式转变。

[1]韩静.关于加强医院档案编研工作的思考[J].北京档案,2012,(4)．

[2]王淑兰.档案信息资源如何为医院发展服务[J].学理论,2010,(5)．