高职院校数字校园建设对档案管理工作的影响和变革

文/十堰职业技术学院 李辉

随着教育信息化的不断发展与进步，教育信息化时代已经来临，数字校园取得了前所未有的发展与建设。高职院校师生的生活和学习方式也发生了前所未有的变化。在教育信息化时代，高职院校档案管理也逐渐改变了传统的管理方式，在各方面都发生了深刻的变革。本文从高职院校数字校园的建设与应用入手，对教育信息化时代的高职院校档案管理工作进行了一定的探讨，从而促进这一领域的研究和发展。

一、教育信息化时代下档案管理的新条件以及带来的影响

在教育信息化这一时代背景下，档案的数字资源变得越来越丰富，人们通过网络对各种数字信息的检索也变得更加方便、快捷。档案管理也出现了一系列的新特点。首先是在档案信息的收录、编目、检索等方面采用电子化，从而提高了档案的利用率。其次则是工作程序上的变化，使用电脑进行立卷程序，删除不具有保存价值的文件，对不同的文件注明不同的保管期限，同时也可以及时修改和补充新的档案信息。再次在档案的整理方面，一方面省去了卷宗的整理任务，档号只需保留全宗号及文件号即可，另一方面就是在档案的分散性上更加灵活，因为使用电脑可以快速查找档案来源，从而便于档案的保管和使用。最后，在档案的保管上，由于电子档案的占用空间小，同时存储载体的信息容量又相当巨大，所以对于电子档案库存的管理就相对来说方便得多。

二、数字校园的建设与应用对高职院校档案管理工作的变革

（一）文件概念的变革

在高职院校数字校园建设过程中，数据资源在日常生活和学习过程中是举足轻重的。联合国教科文组织的国际档案理事会的有关调研报告指出：“文件和档案是构成国家信息资源的基本要素和重要成分。”由于教育信息化时代的来临，高职院校档案管理工作也正在发生一场翻天覆地的变革，而这场变革首先是由电子文档、大量数据信息生成而引起的。

电子数据具有不同于传统纸质文件的许多特点，它对于原生载体不再“从一而终”，文件信息可以以独立的形态选择不同的载体进行交流和传输，具有易逝性、易更改性、软硬件环境依赖性等特点,与之前我们所熟知的纸质文件有很大的不同之处。

（二）档案管理的变革

文件根本属性的变化也使档案管理的内涵发生了巨大变化，同时也给文件管理工作带来了巨大变革。这种变革主要表现在以下几个方面。

1.更为快捷方便。通过这种档案管理的方式，可以直接减轻档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作时效。在教育信息化高速发展的状态下，现代网络系统不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，而且将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。高职院校应用数字校园协同办公系统以后，大量的数据文件由以往的按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档。由于实现随机管档，就可将过去的集中立卷，改为平时随时整理立卷。这样，集中的工作量，就变为分散的工作量，提高了立卷管理水平，从而达到档案管理工作及时归档的目的，便于检索利用。档案管理工作实施信息化以后，档案人员就可以从繁琐的整理工作中解脱出来，可以把时间和精力放在档案编研和二次数据挖掘分析上来，从而提高学校档案管理工作的质量和利用的效率，使学校档案的管理、在提供利用服务时，能够发挥出更好的时效价值。

2.更加注重档案的智能控制。档案管理工作中的两个重要手段是实体控制与智能控制。无论是在传统纸质文件时代，还是在信息管理时代两个方面的任何一个方面都不可或缺。但在不同的数字校园建设阶段，实体控制和智能控制在数据档案信息中的应用有不同的侧重。它们在不同的具体工作中具有不同的工作方法，体现不同的特点，也在不同时期、不同方面发挥着不同的作用。在数字校园环境下管理文件档案更有利于文档的保密过去查阅档案时是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，却能够看到整卷档案内容。这是不符合文档管理的保密要求的。数字校园的信息化管理模式将其改为单个信息提供查询，利用者就无法接触其他无关的文件，从而达到了文件保密的要求。

3.更加注重档案在逻辑上的管理，档案由载体和信息两个部分组成，而这两个部分都与数据档案管理有着密切的联系。于是，相应地存在两种基本的管理内容和管理方式，即物理管理和数据流管理。

在传统纸质文件管理时代，档案的管理内容和管理方式主要是物理管理，即以文件的物质介质为基本对象。于是档案的管理内容和管理方式逐渐过度到逻辑管理，即以档案的数据信息为基本对象。数字校园环境下的档案管理有利于遗漏文件的补漏增缺，传统的文书立卷方法遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，就得拆卷重做。数字校园环境下的信息化管理以后，档案管理就可以避免这些问题，能够更加灵活的进行补漏增缺，更加灵活的发挥档案信息的完善与管理工作。

三、总结

信息化是指培养、发展以计算机为主的智能化工具为代表的新生产力，并使之造福于社会的历史过程。进入21世纪以来，教育信息化广泛普及的基础上，高职院校的师生在工作和学习的各个方面发生了深刻的变革，通过提高数字校园的建设和应用水平，在各种社会活动的功能和效率上的大幅提高，促使人类社会的物质和精神文明达到了一个新的水平。数字档案是信息时代的产物，是现代档案管理工作中不可回避的。因此，还要不断研究数字档案管理和利用中存在的管理和技术上的问题，并加以解决，以实现安全、高效的管理和利用数字档案的目的。

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