档案信息化建设的现状与对策研究

文/大庆油田工程有限公司档案资料室 马晶

21世纪以来，由于电子信息技术的爆炸性发展，人们的生产和生活发生了质的改变。信息化技术的广泛应用，使得各行各业都面临改革的挑战。作为我国基础信息事业发展的主要内容之一，档案资源的信息化建设就显得尤为重要。对于档案资源建设来讲，必须顺应时代潮流，并且紧跟信息化发展的趋势，实施全面的档案信息化建设，以适应现今社会对档案资源管理更高的要求。

一、档案信息化建设过程中暴露的问题

（一）传统的管理观念需要转变

现今社会正处在一个全面信息化发展的时代，信息化技术的迅猛发展，超出了绝大多数人的想象，并且给人们的传统生产和管理理念造成剧烈的冲突。就现阶段来看，在档案资源管理工作中，仍就保留着管理至上的理念，而忽视对新技术的应用。一些管理者不能及时的更新观念，造成新的管理技术和管理理论无法应用到档案资源管理工作中。此外，档案资源管理工作的从业者对档案资源管理的理解和认识不够深入，对档案信息化建设没有产生足够的重视，导致了档案资源管理与信息化建设的偏离，严重阻碍了档案信息化建设的发展。

（二）电子档案的原始性得不到保证

电子档案必须保证信息的原始性，才能具备法律、历史等方面的效力和意义。但是，由于电子档案在录入、存储和传输的环节，很容易被人为的更改，因此，这也造成了电子档案的原始性得不到保证。一些档案管理机构采用纸质档案和电子档子共同管理的模式，这种方式消耗了大量的财力和人力，造成不必要的浪费。

（三）电子档案的管理面临网络安全的挑战

电子档案的网络安全隐患源自两方面因素：一是相关管理者缺乏安全意识，造成信息泄露；另一方面是源自互联网上的安全攻击。互联网是一个高度开放的系统，虽然可以采用一些高新技术来改善电子档案的网络安全环境，但是仍就会存在安全漏洞，这些漏洞一旦被不法分子利用，就会造成信息数据被窃；同时，电子档案的管理还面临人为的疏忽和遗漏，这些问题都造成电子档案的管理面临严峻的网络安全挑战。

二、提高我国档案信息化建设水平的措施

针对上文分析的结果，本文对如何提高我国档案信息化建设水平提出一下解决建议：

（一）进一步提高档案信息化建设的意识、加强思想转变

信息化社会各行各业都面临改革，对于档案资源管理来讲，一定要解放思想，摒弃传统重视管理而轻应用的管理理念，进一步提高档案资源管理工作者的信息化建设意识，紧跟时代发展潮流，并且从信息化的宣传教育、新技术应用等方面切实落实，实现对档案资源的信息化建设，从而进一步服务广大人民群众，推动社会向着快速高效的方向发展。

（二）坚持从实际出发，遵循经济性原则

档案信息化建设需要消耗大量的财力和人力。对于馆藏档案的数字化处理，应坚持从实际出发的原则，对档案信息化建设工作统筹管理。在具体的实施过程中，可以将馆藏档案按照重要程度进行分类，对于重要等级高的文档，首先进行数字化处理，对于重要等级不高的文档可以放在最后进行处理，对于其它一些没有意义和价值的文档，可以仅录入目录，但仍以纸质文档存储。这样按级的处理方式，能够进一步提高资金利用的有效性，并且可以压缩一些不必要的成本，达到投资效益的最大化。

（三）完善安全体系建设，进一步提升网络安全

电子档案只有在互联网上被检索、查阅才具备使用的意义，因此，档案信息化建设和网络也是息息相关。目前，互联网存在众多安全漏洞，因此，在档案信息化建设的同时，需要进一步完善安全体系的建设，消除安全隐患。具体的在建设过程中，首先，应加强档案资源局域网、政务网和公众网的安全隔离；其次，应制定完善的系统管理策略，从权限审核、密码等级等方面进行严格的限制并给出细则；此外，还应采用先进的安全技术和组网策略，通过采用防火墙、入侵检测系统等技术尽可能的将互联网攻击的风险降到最低。

（四）进一步提升档案管理人员素质，强化队伍建设

档案信息化建设最终离不开档案管理人员，因此在档案信息化建设的过程中，应进一步提升档案管理人员素质。相关机构应努力培养和挖掘高素质人才，进一步强化队伍建设。具体的工作，可以从加强员工技能培训、聘请专家进行讲座、加强信息沟通等方面不断强化员工工作技能和水平，提高档案工作者的实践能力。

三、总结

档案信息化建设是一项全新的课题，也给相关的档案工作者提出了复杂而艰巨的挑战，在档案信息化建设过程中，应充分认识现阶段档案资源管理工作存在的问题，并针对这些问题采取合理有效的解决手段，从思想转变、经济性原则、安全体系建设、人才培养等方面不断改进和完善，进一步推进档案资源管理事业的信息化发展。

[1]周玲.对档案信息化建设的思考[J].档案学通讯,2003,06:22-25.

[2]何玲.档案信息化建设相关问题的探讨[J].档案学通讯,2004,05:37-40.