浅析科技档案数字化管理工作

文/新疆科技情报研究所 刘芳

科技档案，科技档案是指企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当保存的科技文件材料。网络、信息化等技术的出现，为档案的数字化管理提供了重要契机，目前，不少单位都在将档案转化为数字化档案，以克服传统的纸质档案的弊端，让科技档案更加容易保存、保密。但有利也有弊，由于数字化技术的发展时间较短，还存在一些技术短板和缺点，导致科技档案数字化管理依然存在不少的问题。

一、科技档案数字化的管理现状及原因分析

（一）档案数字化意识不强

虽然不少企业或单位都在对科技档案进行数字化管理，但是比例还不够大。有些单位数字化管理刚刚起步，把其当做一种探索模式，将一些不重要的科技档案进行数字化处理，而真正一些重要的科技档案，还是只用纸质档案进行保存，对于数字化管理显然是不利的。一些单位对于数字化科技档案认识不深，认为只有摸得见、看得着的实物档案才叫做档案。所以，对于数字化档案进程，还无法满足现实的需要。

（二）基础设施不足

科技档案的数字化管理，需要必要的科技设备、基础技术和档案人才。但是，由于数字化科技档案的技术支撑还有差距。缺乏必要的硬件设备。一般来说，档案数字化通常需要电脑、存储设备、打印机等设备，需要大量的资金，而很多单位不舍得投入。比如，电脑迟迟不更新升级，档案上传、查阅都很慢；存储设备的光盘、U盘质量差；扫描仪、打印机缺乏、质量低劣等等。缺少软件设备。在购买软件上不舍得投入，导致在共享档案很困难，而自己开发的软件又不适用。

（三）安全意识差

影响科技档案的数字化进程的最大原因，是数字化档案容易造成泄密，给企业或单位造成损失。这也是客观事实，一些电脑黑客剽窃技术资料的事情时有发生。发生泄密事件的原因有许多。一是技术的问题。系统防火墙不够强，导致漏洞很多，容易侵入；二是意识的问题。对于档案的保密意识不够，没有设置密码，不注意对电脑或者存储设备进行杀毒，等等；三是职业道德问题。故意主导或者联合外部人员对科技档案进行窃取，为他人所用，给单位造成巨大伤害。

（四）缺少复合型人才

科技档案数字化管理需要复合型的管理人才，但是目前普遍缺乏。不少管理人员依然只有管理传统纸质档案的经验和技术，不注重学习吸收先进的信息技术和管理经验，也使得科技档案的数字化管理不能够满足需要。

二、强化科技档案数字化管理的对策

数字化的出现,提高了工作效率，对纸质类工作是一个质的变化。对于科技档案来说，需要利用好数字化，将科技档案的辅助工作的作用发挥得更好。

（一）转变档案管理意识

数字化档案，既节能环保，又经济方便，科技档案数字化后，不需要专门的大空间进行存储，也不需要像传统纸质档案一样防霉除虫，而且，在查阅起来，只需要清点鼠标或者插入存储设备到电脑进行点取。所以，数字化档案的发展是必然趋势。每一个有科技档案存储需求的企业或单位，都需要从思想上重视起来，将科技档案的数字化管理当做一项重要工作来抓，尽早将这项纳入本单位的日程。特别是，已经开始这项管理工作的单位，要加强研究，完善方法，将数字化科技档案管理好。

（二）增加基础设施的投入

要增加科技档案数字化管理的投入，做好相关预算，财政拨款上保证好相关投入。一是要优化场地建设。保证科技档案数字化管理所需要的场所，实现专地专用。二是要更新好设备。对于电脑、打印机、扫描仪等存储设备，都要专用设备，并且，要及时更新，一些反映慢、影响正常工作的设备，要及时更换维修。三是要开发维护好软件。很多企业都有自己的共享软件系统，内部人员在系统内部可以进行查阅，必须定期维护好，发现问题及时补好漏洞，让软件更好地为管理服务。

（三）加强安全责任意识

一是要健全保密制度。要对科技档案数字化过程的各项工作职责进行明确。对各个环节的保密责任也要进行明确，建立谁泄密谁负责的制度。二是要建立更好的保密条件和机制。在科技档案存储上，要实现双套制管理，即纸质与电子并存管理；存储设备、电脑、软件等进行定期杀毒。三是完善档案借阅制度。档案借阅的流程要清楚，谁借阅、谁保管、谁负责，同时设置好权限，对人员分成不同的级别，分别拥有查阅、下载、修改等不同的权限，防止档案泄密。

（四）引进复合型人才

管理是人为主导的工作过程，没有优秀的档案管理人才，就没有优异的档案管理。要将那些既懂传统档案管理，又懂信息技术、懂软件操作、会维护的人员吸纳进管理队伍，做好科技档案数字化管理。同时，要加强技术人员的培训和培养工作，制定好培养计划，定期进行培训，管理人员能够接触掌握好最新的科技知识，促进科技档案的管理。

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