档案管理中应用数字技术的研究

文/空军西安局 李建舒 程博 张龙军

全球一体化的进程促使现代通信科技技术飞速的发展，现代的档案储存正在从传统的纸张档案向数字化档案储存技术与纸张档案相结合的方式转变，作者从最新的信息科学技术方面出发，概述如何看待现代科学的数字技术在现代的档案管理中发挥的重要的作用。

一、档案管理数字化实现的意义

通过现代的科技手段，将图片文字等自然能够识别的数据转换成计算机能够识别的二进制的数字之后，再进行数据处理同时能够储存和传播及还原的这种技术手段我们就称之为数字技术。数字技术随着计算机的生产以及网络的传播，将互联网上面分散的信息资源进行一个有效的整理与融合的过程。数字技术是从九十年代中期开始发展起来的一种新型的信息科学技术，它的实现使得信息能够得到共享，让人们能够很方便的获取到知识和信息。数字技术是利用网络技术手段，将图片、声音、文字、影音等信息用数字的方式整理好然后利用计算机技术进行存储，然后再把这些信息通过整理之后上传到互联网上，数字网络技术具有资源替代的功能，能够为资源的开发利用提供了很好的条件。

二、数字技术应用于档案管理的策略

（一）引入网络化技术介入到档案管理中

互联网的实现使得现代档案管理方式更加方便快捷，要是只是单靠一台机器操作的话是远远无法将档案的服务功能最大限度的发挥出来的。只有利用互联网，将分散在各个单机上面的信息收集整合储存起来，实现档案的共享。互联网可以分为英特网和局域网两种。局域网是指为了让事企单位更好更灵活的展开内部的交流而设置的，局域网能够让内部的员工更好地共享资源，同时实现档案的自动化管理，从而使得企业的最终效率得到提高。因特网是针对所有能够上网的用户，因特网侧重的是网络的稳定和安全。联网用户可以在任何想要阅读的时候都能查阅档案资料，能够让档案中的所有资源得到最大化的应用，使得更好地为社会服务。随着网络技术的发展，档案管理中已经开通了在线服务，使用者不用出门就能够查阅想要档案，这样也方便了档案工作者繁琐的整理档案的过程。对所有档案中存在的问题，以及档案的汇编审核的过程都可以通过网络技术来实现。但是所有的事情都有利弊之分，所以在使用网络技术的时候同时也要进行高技术的安全防范措施。首先需要对档案数据的访问设置权限，对档案阅读者需要进行身份验证，防止其进行越权访问，然后在对档案阅读之前必须要先登陆档案管理系统，这时档案管理系统需要详细的记录下用户的信息，以备今后查阅使用。

（二）缩微影像技术和数字影像技术结合应用于档案管理

运用缩微技术能够解决珍贵的档案和大型图纸在储存和法律效力以及标准化方面的问题。比如宝岛台湾的“国史馆”就是台湾方面修订历史的最高权力机关，他们所采用的数字和缩微技术来储存和检索信息。在经过了欲用数字化技术代替缩微的技术的波动之后，最终还是选择了缩微保存技术，因为在他们看来这是最为安全和保存时间最长的一种技术手段。档案管理部门由于对缩微技术的操作非常熟悉并且理解这种技术的重要性，所以在其他技术还没有成熟之前仍然坚持使用缩微技术。缩微技术在档案管理中占有比较大的比重，并且有自己独立的系统。所以缩微技术和数字影像技术相互合作共同发展是一种趋势。

（三）加强服务器建设

将档案信息建立成数据库是高校成人档案管理的第一点，这是为了适应现代化档案管理的第一步，档案管理人员在建立数据库的时候应该在互联网的基础上运用多种操作系统和硬件平台，能够在网络环境下进行多任务多用户同时操作运行，让客服机器和服务器相互结合的数据库管理系统，建立一个可以集中所有的信息的集成mis系统，并且能够覆盖整个校园。通过这个系统来连接数据库，数据库web链接软件，用户能够很方便的从web上面获取想要的信息。应用IP时，就是利用 IP之间的互联构成一个区域网SAN，然后通过SAN中的交换机多路接入局域网LAN回来，从而形成一个广义的附网存储NAS，再经过设备转换成为IP接口，接入基于IP协议SAN中还可以通过单纯使用本地IP存储技术，来扩展已有的存储网络，或构建新的存储网络。

三、结语

由以上分析可知，新型科学技术的发展对在档案管理的行业在处理信息技术的迅速变化。随着现代计算机技术和网络的普及，人们在新旧技术的结合中不断的创造出更多的更先进的技术。

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