高校学院办公室工作刍议

文/高峰

高校学院的办公室是对外联络的窗口，也是对内管理和沟通的重要纽带，它面对的不仅是校与院之间的联络，而且是学院与学院之间的桥梁，同时，还面对学院内部全体师生之间的协调和沟通，能否处理好这些关系直接关系到学院工作的顺利完成和健康发展。在这里，笔者将把这些关系的协调沟通做简单的梳理，仅供大家参考。

一、学院办公室工作是对外联络的重要窗口

对外联络是学院办公室的一项重要任务，它关系到学院的发展前途。学院办公室必须具备以下几种意识：一是具有服务大局的意识。树立服务大局的意识是学院工作的一个重要环节，它关系到学院各个部门的协作与协调，是承上启下、联系左右、协调内外的重要部门，对于保证各部门的正常运转，及时传达决策、执行政令、检查监督、及时反馈成为必经途径，这是服务大局的关键。在办公室的管理工作中，服务意识是一个首要的任务，树立服务意识，服务学院的各个部门是职责所在，更好地为教学、科研和管理各个部门服务，为广大师生服务，充分发挥学院办公室的职能作用。二是具有决策和舆论导向意识。学院办公室面向的不仅是学院内部，而且还面对学院的外部，它的功能是多层次、全方位的，涉及的范围广大，是学校和学院的喉舌和传话筒。对学校来说，它不仅要领会学校传达的精神，及时转达到学院，而学院的精神要及时地传达到每个师生当中，学院办公室工作既是载体，又是大众传媒。在某种意义上，学院的工作具有决策导向和舆论导向的作用。三是具有岗位责任意识。履行岗位职责，增强责任意识，是办公室工作的基本要求。在每个部门、每个岗位的工作中，都是相互关联、相辅相成的。这就要求我们每个职工应该富有高度的责任心和团队精神，在工作中，只有不断地创新，才能赢得领导和师生们的好评，在工作岗位上体现出自己的工作能力，不断提高工作效率，为学院做出成绩。四是公关创新意识。作为学院办公室，是对外联络的重要窗口，涉及到外联的很多重要部门，这样，在处理事情的时候，不免会出现各种各样的问题，如果处理不当会影响到学院的声誉和效益。公关创新意识即是我们所具备的素质，在这方面，我们应该广开思路，集思广益，强化我们的公关意识，必要时可以通过公关培训掌握一些技能，以期解决一些问题。

二、学院办公室工作是学院与学院之间相互协调的桥梁

处理好学院与学院的关系是办公室工作的一个重要的环节。一是相互交流经验。在工作室工作也需要相互学习，相互交流，相互促进。学习的渠道很多，可以走出去，还可以引进来。同时，要把内部学习和外部学习相互结合起来，借鉴别人经验，为我所用。相互交流经验，在相互学习的同时，可以相互交流，取长补短，吸取别人的长处，弥补自己的不足，这是我们工作中长期的经验总结。在总结经验的基础上可以相互促进，增长才干，不断进步，丰富自我，才能进一步增进院与院之间的协调与沟通。二是相互传递信息。信息是当前社会必不可少的资源，充分利用信息资源可以增进院与院之间的友谊。信息的传递有多种渠道，首先是人与人之间的交流传递，其次是传统的院与院之间的传递，还有利用电脑网络的传递。在人与人之间的交流传递中，对于有利于院与院健康发展，并且在互惠互利原则的基础上，相互交流信息、经验，不断为学院与学院之间付出努力。院与院之间的信息交流主要靠搭建一个平台，在一个平台上相互传递信息。这就需要他们之间相互信任，相互传播，互通有无。在利用电脑网络传递信息过程中，要避免虚假信息的传播，增强有效性和实效性，把各自的优势展现出来，以其优势增进学院与学院之间的协同合作，不断取得成绩。三是相互取长补短。取他人之长，补自己之短，这是我们在办公室工作的一个重要任务，如何将自己的办公室工作搞好，提高工作效率，尽善尽美地完成自己的工作任务，这不是单方面的努力所达到的。因为在办公室工作，有很多因素所限，这就需要不断地改造自己的世界观，不断地努力学习，提高自己的文化素质和业务水平，还应该走出去，学习他人的经验，改造自己的客观世界，进一步增强自己的综合能力，在院与院的相互协调中取长补短，这是我们所必须具备的知识。

三、学院办公室工作是内部管理和协调的重要纽带

学院的内部管理和协调是办公室工作的一个重要纽带。一是办公室人员之间的沟通与协调。作为办公室人员，做好办公室的沟通与协调是一门艺术，它涉及的范围较广，必须做到以下三点：第一，与上级之间的沟通与协调。第二，与办公室同事之间的沟通与协调。第三，与师生之间的沟通与协调。这是我们办公室工作人员所具备的基本要求，那么，如何才能做好这项工作？这就要求我们每个工作人员具备良好的协调技能，掌握高超的协调艺术，加强政治理论素养，提高综合文化素质，不断地进行创新工作，才能把办公室工作保障好，改变我们学院的工作面貌，出色地完成学院交给的各项任务。二是教师对办公室工作的信任度和诚信度。提高教师对办公室工作的信任度和诚信度是衡量我们办公室工作好坏的重要标准和尺度，这就要求我们办公室工作人员必须以什么样的态度对待我们每一个老师，这给我们提出了一个课题，不仅需要我们有耐心细致的服务意识和服务态度，还要有高度的责任心和事业感。在对待我们老师的时候要以饱满的热情和谦和的态度，细致认真地为我们的老师服务，这是我们义不容辞的责任，也是对我们工作好坏的一个考量。同时，如何取得各位老师对我们的信任，更值得我们深思，这就要看我们以什么样的服务意识对待我们每一个老师，这就要以诚信为原则，在老师们对我们提出要求时，我们以什么样的方式，采取什么样的行之有效的方法去解决各种问题，最终以老师的满意度衡量我们的信任度和诚信度。三是学生对办公室工作的适应度和满意度。办公室工作的好坏直接影响到学生声誉，学生对办公室工作人员评价的好坏能够看出学院师生的整体素质。办公室代表着学院的整体性工作，学生的学习、生活与办公室工作的好坏关系极大。每个学生的学习、生活不离不开办公室的工作，直接关系到办公室的每一个工作人员，尤其是学院的辅导员，他们要对每个学生的学习和生活负责，可针对学生来说，他们所处的年代不同，学习和生活环境也不相同，而心理作用也不同，这样，每个学生对办公室工作的环境有一个适应度的过渡期，有的学生适应能力强，他们对办公室的满意度评价要好，但有些学生从小娇生惯养，他们对于一个新环境的适应度可能要稍差一些，这样，他们对办公室工作的评价有可能就差。鉴于这两种情况，我们的办公工作人员也应换位思考，对于他们的一言一行或他们的心理状况，应做到心里有数，针对不同情况应给予分析，进而对他们进行人文关怀，使他们对办公室工作的适应度和满意度有较多的好评。

总之，高校学院办公室工作的好坏会直接关系到学院的发展，关系到学院的经济效益和社会效益，以至于在社会上关系到学校的整体利益，这样，我们学院办公室工作牵涉到整个的整体发展。因此，我们应不断加强办公室的管理工作，不断完善，不断创新，改革自我，完善自我。