数字信息技术在档案管理中的应用必要性

文/中国万向控股有限公司 陆莹洁

一、数字信息化技术在档案管理中的应用必要性分析

现代社会科学技术的飞速发展和进步，使得人们进入到高速发展的信息时代当中来，在这样一种现实的状况之下，数字信息化几乎就成为了人们日常生活不可或缺的重要部分，在这样一种趋势之下，档案管理工作的进行也必然受到一定的冲击和影响，必须通过对自身的优化和更新来实现现代档案管理工作的完善，上文当中已经较为详尽的阐述了数字信息化技术在档案管理当中的基本应用状况，并分析我们国家目前面临的实际情况，下文当中着重分析数字信息化技术在档案管理工作当中的必要性。

（一）数字信息化技术能够使得档案管理工作更加方便快捷

传统档案管理工作受到条件限制，一般都需要档案管理人员手工操作来完成日常工作，这样一种工作模式一方面是考虑到档案管理工作人员的重复性工作较多，另一方面也是考虑到档案管理工作本身的效率被大大降低。而数字信息计划的应用则能够针对性的解决上述问题，解放档案管理工作重复性劳动的同时还能够保证档案管理工作的质量和效率。数字信息化技术在档案管理工作当中的应用依靠于计算机来实现，计算机作为档案管理的基本平台，就能够使得管理人员随时随地的对各种数据信息进行收集、整理和处理，既能够较好的避免在工作环节当中出现不必要的低级错误，也能够在大幅提高档案管理工作的质量和效率。除此之外，数字信息技术在档案管理当中的应用优势还包括所占据空间的成本，传统纸质档案占用相当大空间，且在查询时相对而言难以快速定位所需材料，而数字信息技术应用到档案管理当中去后，档案基本上都是以数据的形式存在，既不会占据实际的无力空间，对于数字空间的占用率同样不大。总而言之，数字信息化技术在档案管理工作当中优势显著，能够协助档案管理工作更加方便快捷良好的完成工作，因此有必要在档案管理工作当中大力推行。

（二）有利于提高档案信息的使用效率

听过数字信息技术来进行档案构建，就能够保证所构建系统内的全部档案都具备其自身特有的属性信息，这样一些特有属性信息的存在主要有利于档案管理人员对使用部门选择性的确定权限，这样就能够在较好保证信息分类准确且使用权限不同的情况下实现资源共享最大化。在这样一种模式之下，任何一个部门如果需要相关方面的资料，就不需要到档案局去进行调取，而是根据自身所具备的权限在网络上直接搜索和查阅，使得档案管理工作以及档案利用工作都不再受到地域或者是时间的限制，档案信息的使用率自然会极大程度的提高。

（三）加强实现档案一体化工作模式

数字化信息技术的发展趋势以及档案管理工作的实际需求都决定了档案数字化信息化管理模式将是大势所趋，各种资料在经过处理完成之后归档时都可以相应的存储到档案数据库当中去，经过相关方面工作人员整理归档之后，就可以再整个档案数据库内轻松实现一体化管理。一体化工作模式对于档案管理工作而言既是大的发展趋势，也是档案管理工作本身的追求和目标，因此通过数字化信息技术来在促进档案管理工作发展与进步同样是非常有必要的。

（四）档案管理工作本身存在缺陷和不足

以上三个方面探讨数字信息技术在档案管理工作当中应用必要性时，主要是站在数字化信息技术的显著优势之上，在实际工作环境下，数字化信息技术对于档案管理的必要性不仅出于数字化信息技术自身优势，更多还是因为现代档案管理工作存在着较多方面硬伤，必然需要通过管理工作的优化和改革来实现完善。具体来说，档案往往都是需要长期保存的，因此对于存储环境的要求较高，环境成本较大，每年相当数量的存储费用都是不可避免的。除此之外，档案往往都是需要经过大量查阅的，因此非常容易出现原件被损伤或者是被遗失的状况，这对于档案管理工作而言就是非常大的阻碍。而数字化信息技术刚好能够相当完美的解决上述问题，在较低成本条件下实现方便快捷访问，这也是数字信息技术在档案管理当中应用的主要原因之一。

二、数字化信息技术在我国档案管理中的应用现状简述

上文当中较为详尽的分析和阐述了数字信息技术在我们国家档案管理工作当中的必要性，认为数字化就是档案管理工作的前景和方向，但值得注意的是，我们国家相当数量的档案管理部门的工作并没有达到上述标准和要求，虽然较多政府部门或者是企业内的档案部门都已购入档案信息化管理软件来，但是在实际操作和应用当中仍然存在着较多方面的问题，如一些软件根本就不具备信息管理工程，难以在档案相关部门范围内实现信息交流和资源共享，因此也就难以得到理想的档案数字化信息管理效果，信息成果传播的局限性就会在相当大程度上影响到档案管理数字化进程的推进。除此之外，档案管理工作本身的标准化和规范化也是有待提高的，这主要是因为档案管理工作本身的标准化和规范化是档案管理工作实现数字化管理的必要前提和基础，加之档案管理过程当中的各种历史原因，还会在实际工作环节当中遇到软件版本不兼容的状况，这样一些移植性较差的软件同样会对档案信息化管理进程造成影响和破坏，当然，发展到目前为止，档案的数字化管理尚未建立起全面统一的标准规范来，这样一个事实对于档案管理数字化的阻碍是客观存在的。最后对档案管理工作人员的水平和素质同样需要提出要求，这主要是因为档案管理工作信息化的实现和管理人员自身的素质以及水平是完全分不开的，管理人员必须通过自己较高的知识层次以及技术水平来促进档案管理信息化的顺利推进，但是在现实工作环境下，绝大多数档案管理工作人员对于计算机操作知识基本上就是一知半解，几乎难以胜任档案管理工作当中的复杂部分，在这样一种现实人员配备环境下，即便是企业内配置先进的计算机设备，也是难以充分发挥出其应用的作用来的。

基于此就不难看出，数字信息技术要想实现在档案管理工作当中的良好利用，一般需要从以下三个方面入手来进行解决和处理：第一就是要在各个档案数据库之间建立起大的信息互联网来，这样才能够实现更大范围内的资源共享；第二还需要加强横向联合，具体来说，就是加强不同的档案资料库之间的联合，使其能够更好的为读者服务；第三就是需要进一步拓展服务领域，这一点基本上已经成为了档案管理工作发展和进步的必然选择。

三、结语

社会始终处于发展和进步的过程当中，数字信息技术一方面是为档案管理工作提供了新的方式方法，另一方面也对档案管理工作本身提出了新的要求和变革方向，档案管理工作者就应当在认识这样一些问题的基础之上适应于现代社会发展的节奏和步伐，为档案管理工作的长远发展筹谋策划。

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