基于数字化技术高校档案馆教育功能研究

文/山东建筑大学 岳宝德 倪文豪 任胜云 周培祥

一、高校档案馆教育功能开发现状

高校档案馆的教育功能是将馆藏档案中记录的大量史实、丰富的科学文化知识，通过档案这种原始的有直接说服力的形态，采用多种形式传播给教师、学生以及社会公众，最终达到教化和育人目的的职能活动。高校档案馆作为高校核心信息资源的保管者和开发者，有责任也有条件担负宣传教育的使命，将馆藏档案信息资源进行系统整理、有效开发利用，为广大师生和社会公众提供高质量的信息和知识。

高校档案馆的教育功能是多方面的，包括爱国爱校教育、科研能力教育、社会教育、理想和人生观教育、知识创新教育等等。长期以来，高校档案馆本着教书育人的宗旨，不断践行教育实践，充分利用教育对象的多样性、提供知识内容的多样性、教育形式的多样性等优势，把高校档案馆办成了管理学校档案资料的基地、校史研究的基地、爱国主义教育和精神文明建设的基地及为党的中心工作和改革开放、社会主义现代化建设服务的档案信息中心，其教育功能是值得肯定的。21世纪是信息化的时代，也是知识创新时代，随着网络信息技术的普及应用，各高校档案馆也不甘落后，采用计算机技术和网络技术开发档案信息资源，对馆藏档案进行数字化，接收电子档案进馆，推动馆藏档案上网，广大师生可以更加方便地通过网络利用所需档案资源，高校档案馆借助数字化和网络化技术实现了工作的又一质的飞跃。

当然，信息技术给高校档案馆带来巨大发展空间和机遇的同时，也带来了不小的冲击和挑战，单就高校档案馆的教育功能来看，传统教育方式受到巨大冲击，档案展览受到时空限制，在教育受众范围和时效性方面存在极大局限，档案编研无法准确把握教育用户需求而难以准确选题，编研成果也不尽人意；而且高度发达的信息技术和先进的交流方式，使得高校师生的信息和知识需求更加广泛和多元，而传统的教育方式已经完全不能满足扩大化了的公众教育需求。因此，充分研究数字化环境下高校档案馆教育功能开发策略就成为摆在高校档案馆面前的迫切任务。

二、数字化技术在高校档案馆教育功能开发中的作用探析

数字化技术到底在高校档案馆教育功能中发挥什么样的作用是值得进一步探讨的问题。高校档案馆的数字化建设主要包括档案馆门户网站的建设、网络检索平台的架构、传统档案的数字化转换以及由此而来的目录数据库、全文数据库的建设等。首先，要对数字化技术在高校档案馆教育功能开发中的定位进行明确界定，高校档案馆教育功能开发涉及了开发者、档案资源、数字化技术和受教育者四个因素，即开发者利用数字化技术开发档案信息资源来教育学习者，这里数字化技术就充当了开发工具的角色。笔者认为这四个要素的合理定位应该是，以档案信息资源为基础，以开发者为主体，以数字化技术为支撑，建立以学习者为中心的档案知识教育体系，更好地发挥高校档案馆的教育功能。

（一）数字化技术有利于高校档案馆创新教育方式

高校档案馆传统的教育方式已难以适应迅速发展的信息社会的需求，而数字化技术的广泛应用为我们提供了崭新的教育方式和形式，让高校档案教育焕发了新的生机。各种技术的应用促进了档案部门工作方式的创新，比如传统的用户需求调研方式，如电话咨询、常见问题解答等，正日益被web2.0技术所取代，博客、维基、论坛、个性化定制等新的用户交流和互动技术被应用于档案部门，虚拟展览、网络检索、网上展览、多媒体技术、网上编研技术日渐成熟，迅捷高效的知识提供方式大大拓展高校档案馆的教育受众，教育方式取得了极大的创新和拓展。

（二）数字化技术有利于高校档案馆提升教育质量

教育是一个知识传授与积累的过程，教育质量和效果是教育者十分关注的因素。高校档案馆传统的教育方式所产生的教育效果是不容乐观的，而数字化技术的广泛应用大大提升了教育质量，这是传统教育方式所无法比拟的。比如，数字化检索技术应用于数据库和知识库当中，教育用户可以根据自己的知识需求检索所需的关键词，计算机根据用户指令可以快速准确地将相关内容呈现在用户面前，提高了查全率和查准率，这是人工检索方式所不能企及的；再比如，数字化技术的应用大大提升了档案信息资源的编研速度和加工深度，实现了档案工作机构由被动提供信息向主动提供知识资源的转变；再如，通过数字技术将年代久远的老照片、声音等动态档案转化为数字档案并对外提供利用展示，既增强了展示效果，又有效地保护了档案原件，而且大大提升了声像档案的传播范围和速度。

（三）数字化技术有利于高校档案馆拓展教育范围

高校档案馆传统的教育方式存在的一个很大弊端就是教育受众面较小，时空限制较大。数字化技术的采用有效解决这一问题，因为数字化技术将高校档案馆的封闭式教育转向了开放式教育，网络空间是一个开放的共享空间，数字档案馆的建设实现了档案信息资源的共享化，因此教育功能也由封闭性教育转变为开放式教育，这是档案馆教育服务方式的彻底革命，更是未来的发展趋势。而且从高校档案馆档案信息资源的来源来看，数字化技术也推动了教育资源来源的扩展，如目前中国科技大学档案馆已经实现了馆藏信息资源与科大OA系统的对接，办公系统的信息资源可以方便的进行网上归档，大大提高了归档的质量和效率，从而有利于为用户提供更多更及时的优质信息资源。

（四）数字化技术有利于高校档案馆提高教育效率

信息时代的人们对于知识的时效性和查找效率的要求是非常高的，如果高校档案馆满足于传统的手工作坊式的教育方式必然为公众所抛弃，而数字化技术可以有效提升教育效率，以最短的时间获取最多最准确的信息和知识资源，有效满足教育用户的需求。比如，上海交通大学原校长谢绳武先生，有一次去上海交大档案馆查找一位南洋公学时期毕业的老校友的资料，由于上海交大历史档案全部数字化了，接待人员仅用了几分钟的时间就查到了这位校友的资料，谢校长喜出望外，对档案馆的工作大加赞赏，并当场表态再拨款50万元，支持档案馆继续做好档案的数字化工作。再比如，中国科技大学档案馆将档案信息服务内容、服务方式、服务过程详尽载入学校建立的特色专题数据库“教授业绩信息采集系统”，当广大专家学者需要查找所需信息资源时，可以方便的通过这一系统进行查找和维护，大大提升了专家的科研效率，对于有效提升科研水平意义重大。

三、数字化技术在高校档案馆教育功能开发中的应用策略

数字化技术在高校档案馆教育功能开发中的地位和作用是不可替代的，高校档案馆要转变工作思路，以积极的姿态迎接数字时代给高校档案馆带来的挑战和机遇，通过应用数字技术创新教育理念与思路，具体可以考虑从以下几个方面入手：

（一）建立与数字化环境相匹配的人性化教育模式

教育的未来发展趋势之一就是人性化教育，数字技术为高校档案馆开展人性化教育提供了优越的技术条件。比如，人性化教育的一个重要表现就是重视受教育者的需求，要对受教育者需求有准确地把握，数字化技术正好为我们提供了一种强有力的、智能化的数据采集和处理工具，它通过介入到档案馆自动化系统中来，可以为利用者需求分析提供技术支持和决策管理支持。再比如，了解了教育用户的知识需求之后，高校档案馆便可以通过web2.0技术向用户提供定制服务，向用户推送个性化信息，可以根据用户的定制有选择地向用户提供知识资源，从而真正实现用户“想学什么，教什么”的人性化教育模式，有效满足用户的教育需求。

（二）通过数据挖掘技术和互动技术预测教育用户未来行为，帮助用户找到隐藏信息

数据挖掘又叫知识发现，是档案馆智能化服务的重要支撑技术，包括结构数据挖掘、web数据挖掘、文本数据挖掘等三类。其技术原理在于对用户注册信息和浏览 web的访问记录进行挖掘分析，确定用户的需求倾向，找出数据背后的隐藏规则和模式，从而预测教育用户的未来学习趋势。数据挖掘是基于人工智能、机器学习、统计学等技术发展而来的，通过分析、归纳和推理，它可以帮助用户从浩瀚的档案知识库中发现和提取隐藏的信息和知识，有效提升教育用户的学习效果和质量。互动技术是基于web2.0的用户与教育者之间的交流反馈技术，它强调的是交流的双向互动性，高校档案馆非常有必要在提供了教育服务之后及时与用户进行沟通，得到反馈信息，从而预测用户的未来教育需求，常见的互动技术包括实时在线沟通、email沟通、电话沟通、博客、论坛讨论等等。

（三）创建数据库，并通过知识库技术和检索技术为教育用户提供庞大的信息和知识储备

丰富庞大的数据库是高校档案馆开展档案教育的前提和基础，高校档案馆的数据库不仅要通过人工录入来丰富内部数据，而且要把馆藏数据库与高校内部机构的办公自动化系统连接起来，在系统平台上进行远程归档，通过网络传输将各机构的档案信息资源整合到数据库中，同时要注重数据库中信息的鉴定、整合、组织和分析，要把凌乱无章的档案信息整合成高质量的知识资源，推动数据库向知识库迈进。知识库与数据库是有着明显区别的。知识库要通过一些智能技术的应用主动响应某些操作或外部事情，并且自动采取规定的行动，能够在一些预订的或动态计算的时间间隔中自动执行某些操作，因此，高校档案馆应该创建知识库来主动满足教育用户的要求，达到真正的知识管理。

（四）建设数字档案馆，提供远程在线数字教育

高校数字档案馆的核心理念是实现物理实体档案馆资源的网上共建与共享，它以档案标准规范为基础，以档案数字资源建设和数字档案管理系统建设为中心，以电子文件管理为重点，以档案信息资源网络服务为目的，将处于不同机构的档案信息资源通过虚拟的网络形式实现了互联，实现了各个馆藏机构的资源共享与优势互补，在开展档案教育的时候可以充分挖掘馆藏资源，合理配置，科学组织，向用户提供优质的经过精心加工的知识资源，同时教育用户也突破了时空的限制，通过登录数字档案馆进行远程的学习和利用知识库中的丰富知识，真正实现了知识的共享和再创造。可见，数字化档案馆是高校档案机构在教育方式上的创新，它使高校档案馆教育方式从单纯的被动式教学向用户主动获取型教学转变，促进了高校档案馆教育功能的飞跃。

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