浅谈如何做好高校档案收集指导工作

文/西北民族大学档案馆 董红霞

笔者在对校属各单位年度归档文件材料整理工作进行实际业务指导的过程中发现，一些单位的归档文件材料收集依然存在诸多问题，比如：注重红头文件，忽视非红头文件；注重文书档案，忽视专门档案；注重纸质文件，忽视电子、声像档案等问题，导致反映学校活动宏观方面的档案多，反映微观方面的档案少；反映学校活动框架结构的档案多，反映有血有肉精彩描述的档案少；反映学校活动集体方面的档案多，反映师生个人方面的档案少。这些问题的存在，给高校档案资源建设带来了不利影响，应该引起我们专职档案员的高度重视。鉴于此，笔者认为，应从以下几个方面重视和加强高校档案材料的收集指导工作。

首先，从事档案工作的专兼职人员要具备较高的政治业务素质以及很强的责任心，且保持人员的相对稳定。因此，要解决好档案收集的“人员”问题。

1.从专职档案员的角度来说，要爱岗敬业，要有高度的责任感，要克服完成任务的思想，不能把每年的档案收集工作当作任务去完成，要发自内心热爱自己所从事的档案工作，随时关注学校发生的重大活动，及时联系跟进，与活动有关单位兼职档案员联系，提出归档要求，避免来年归档时一些重要材料遗失或者没有及时保留而造成无法弥补的损失。

专职档案员应编制好分类大纲，做好分类目录，对文件资料的整理做好指导工作。在此过程中，要突出重点、分清主次，注重业务指导工作的实效性和前瞻性，既要做好一般单位和一般业务的指导工作，更要抓住重点单位和重要工作，集中力量进行指导。同时，抓好档案形成的源头是档案归档指导的重点。笔者建议组织一个由档案部门牵头，办公室协调的领导班子，对各职能源头形成档案资料进行过程跟进和同步管理。

2.从兼职档案员的角度来说，应熟知文件分类原则，养成认真登记的习惯，遵照档案分类方案按期整理文件材料，势必及时做好档案分类管理和利用的基础工作，使文件材料在查阅、利用中变得方便快捷，同时，为档案集中整理节约时间。

3.专兼职档案员均要强化档案业务知识和技能学习，积极主动参加业务培训，提高档案知识水平和业务技能。将培训指导与个别指导相结合，在下达归档任务前对全校的专兼职档案人员进行集中培训，培训完成以后，由专职档案员深入对各归档单位进行具体业务的个别指导。使归档标准明确，过程清晰，兼职档案员学习方便，对专职档案员的依赖性降低，指导任务相对轻松。

其次，要解决好收集“方式”问题。坚持集中与分散、年终与平常、重点与一般等有效收集方式，积极争取领导的重视和支持，为收集工作开通渠道。及时下发归档通知，要求各单位按时移交应归档材料；对不按时移交的，要主动上门催交，不能坐等上交。要充分发挥兼职档案员的作用，做好文件材料的平时积累和移交。

再次，要解决好收集“意识”问题。要以提高全员档案意识为目标，以提高专兼职档案员和领导的档案意识为重点，加强《档案法》等法律法规的学习宣传和贯彻落实，倡导“人人都是档案人员，事事都要留存档案”的工作理念。要牢固树立以人为本、协调、全面、可持续发展的档案收集理念。在档案收集工作中确立以人为本的理念，善于运用辩证统一的科学方法，统筹协调解决档案收集工作中的各种矛盾，构建机关与基层、集体与个人的和谐关系，在赋予档案部门收集档案绝对权威的同时，充分发挥档案收集工作的计划、组织、指导、监督、检查功能，层层抓落实，为档案收集工作的规范发展提供法规、标准和组织保障。档案收集工作的领域、范畴、方式等要随着学校的发展与要求实现动态更新。我们应根据学校发展的实际构建档案收集工作的网络体系，努力将档案收集工作的触角伸展到学校工作的各个层面、各个角落，而在档案收集网络中的每个节点，都应该有具体的责任人，并赋予其收集移交档案的相应职责，应积极开展档案知识的普及宣传教育，让广大师生了解档案的形成领域、存在形式、种类与价值等相关知识，增强师生员工的档案意识，让单位人员知晓文件材料收集得齐全完整是今后开展利用工作的基础，取得大家的支持和配合，积极支持档案收集工作，将各类具有保存价值的档案收集移交进馆，保证收集渠道畅通无阻。

最后，要加强档案执法。尽管《档案法》《档案法实施办法》都有移交档案的相关规定，但是，档案执法的执行力度不够，配套法规不健全，使得在档案收集问题上，根本见不到一例因拒交档案或拒绝档案馆向其征集档案，而被档案部门依法处理的案例。可见在档案收集上，原则上有法可依，具体实施时却无章可循。高校要建立健全档案管理网络体系，明确分管领导、档案部门负责人和档案人员、兼职档案人员，从组织上保障工作正常开展。建立健全文件材料归档制度、档案人员岗位责任制、档案收集等制度，制定完整的文件材料归档范围和档案保管期限表，从制度上保障收集工作的正常化。同时，要加大制度落实力度，认真执行文件材料收集归档等制度。要积极宣传《档案管理违法违纪行为处分规定》，使大家认识到不按规定移交档案材料是违法违纪行为，增强移交的自觉性和主动性。

[1]王志营.档案材料收集应多花点心思[N].中国档案报,2013,10,21(002).

[2]薛匡勇.档案收集工作理念初探[J].北京档案,2009,12.

[3]刘东斌.对档案收集的若干思考[J].档案管理,2009,01.

[4]何永斌,杨杰.高校档案归档指导工作探索[J].云南档案,2009,09.