浅议建设项目施工档案管理问题

文/福建省送变电工程有限公司 王云钦

建设项目施工档案管理，能体现施工质量管理和施工过程管理水平的综合表现，更为重要是，建设项目资料是工程施工全过程的原始记录，对今后的基建、生产和运营维护、改（扩）建，以至投产后，对项目档案专项验收，优质工程评选活动都提供可靠依据。分析当前建设项目施工档案管理情况，发现存在着以下几个方面问题。

一、领导不够重视，未强化档案管理网络

施工档案管理工作是一项艰苦、细致且难度较大的工作，主要原因在于，建设项目周期长，点多面广线长，工程资料涉及到工程建设各个专业、综合了质量、安全、进度、造价、合同、组织、协调等方方面面内容，只依靠专兼职档案管理人员努力工作，显然力不从心，况且现场资料人员待遇偏低，工作积极性差，人员变动频繁，档案管理网络上下沟通困难，文件收集与整理，得不到严密控制。

解决方法：为档案工作制度得以顺利执行，企业应制订档案工作总体规划，按照建设项目布局和工作特点，布置档案管理分管领导与专兼职档案人员网络，进行统一领导、分级管理。在工程开工伊始，档案管理网络责任部门提前策划，做好档案前端控制工作。有关职能部门在主办下达各项计划任务同时，按照施工合同或档案专项条款规定下达项目质量管理目标及归档指标，把各项责任明确、及时、逐级落实到各相关工作人员手中，并采取考核、奖惩措施，以提高档案工作人员积极性。项目档案管理工作，也只有领导带头重视，加大宣传，层层落实，才使得施工企业从上到下都重视档案管理工作，保证项目技术档案完整性、准确性和系统性。

二、忽视工程技术档案及时收集工作，造成技术文件收集工作与项目建设不同步

工程技术文件形成过程是动态的，与施工工艺和施工质量相比，人们相对忽视资料及时收集的重要性，把资料收集工作滞后，拖延处理，造成文件材料遗漏、丢失，或竣工后补办、闭门造车，写回忆录，难免出现文件内容不真实、图物不相符、颠倒施工事实的资料产生。如：数码照片事后补拍，合成，不符工程进度,或现场实际情况。如：原材料合格证未及时收集，用其它项目合格证替代，造成合格证日期与材料台帐进货时间不相吻合。如：单位工程评定时间早于分部工程完成时间。如：施工砼浇摀时间与监理日志描述时间相矛盾。如：一些材料取样、试验时间与其安装，评定时间相违背等等失真、无效、违反事项逻辑档案。

解决办法：资源收集工作与工程施工每一道工序密切相关，从文件形成先后顺序或项目完成情况出发，做到随发生，随收集，与工程施工同步进行。施工过程中，兼职档案人员现场预立卷，按照规范要求及范围，初设归档目录，再根据施工进度，对应收集，将资料用铅笔编号，放入相应的卷册内保存。做到项目文件的收集、整理、归档、移交与项目立项准备、建设、竣工验收同步进行。

三、分包队伍归档意识不强，影响整个项目档案质量

工程技术文件产生于项目建设全过程，其形成、积累和管理都有特定的时间和对象。对于分包工程，因其队伍规模小，做资料人员未经档案专业培训，归档意识薄弱，所形成的资料一般错、漏、乱，没有统一和规范，文件完整性偏差，内容也缺乏准确性和系统性，直接影响整个建设项目档案质量。

解决办法：总包单位与分包单位设立有关档案专项条款、明确提交竣工档案的内容、套数、时间、质量要求、审核责任和违约责任等，实行项目档案管理责任制。开工前，总包单位专职档案人员把相应的档案工作标准、档案工作实施细则，归档范围、要求等及时传递外包队伍资料员，并进行业务指导，培训和交底工作，施工过程中加强过程检查与监督，强化分包队伍归档意识。

四、未编制完整的动态管理清单及施工单位相关体系管理文件清单

施工文件记录表式的采用应符合现行国家、行业、地方法律法规、工程合同等相关要求与规定。若表式采用错误，所填写资料的数据，层面、深度等规范也不同，收集资料数据不齐，存档价值不一样。如：外包消防工程引用的表式很多种，有自行编制表式，有采用无效民建表式，其规范均未能满足《泡沫灭火系统施工及验收规范GB50281-2009》、《火灾自动报警系统施工及验收规范GB50166-2007》等验收规范要求。如：根据《建筑电气工程施工质量验收规范》GB50303-2002规定，对施工质量验评范围的划分应准确，但由于各参建单位不同，部分施工合同仍将防雷及接地、全接照明承包在土建建设项目中，产生建筑电气安装划分时，常将全站防雷及接地全站照明两个单位工程漏评。如：根据《生活饮用水标准》竣工时，需提供满足建筑给水工程验收规范的水管安装冲洗、消毒后的水质报告，但在实际工作中，常常忽视这些规范性文件资料的收集工作。如：《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》 DA/T28-2002特别对竣工图更改及图章做详细说明，检查时还会发现不规范的竣工图章及修改方法，主要原因还是在于现行的标准与规范未落实到位。

解决办法：在项目开工前，针对本项目工程编制《专业质量技术标准动态管理清单》和《项目部档案专项管理方案》。施工过程中关注版本更新情况，进行修编，动态管理，有标准依据目录，可以有效保证管理性、指导性文件规范化，引用标准正确性和有效性。《专业质量技术标准动态管理清单》还应包含现行有效的施工单位体系文件清单，生成的资料同时符合并满足施工单位体系文件相关管理制度的规定和要求。如：施组、方案、措施等编、审、批符合施工体系制度的规定，并能正确选用特殊与一般施工方案的报审表式。

五、施工资料内容填写不规范，问题未闭环管理

施工技术文件是反映工程原始施工面貌真实记录，具有凭证作用。对文件纸张、文件填写、文件的闭环管理有一定要求。如：未使用70克以上A4幅纸张，文件纸太薄，易脆，易受损，将达不到保管期限要求。小于A4幅文件，如：小卡片式厂家出厂合格证容易丢失，查找也困难。如：文件责任人签字盖私章，替签、代签、签难以阅读的草字，无法律效果。如：验收结论有为回避问题不填写，或留有疑问或争议问题。如：有整改通知单、未见后期消缺结论，存在未了事项。如：设计变更实施后未体现在竣工草图上，变更费用产生，无变更说明，未付变更费用计算、审查意见、变更方案，变更执行后未报验等等归档文件中还存在着未解决，未闭环的资料。

解决办法：开工前，技术人员和档案人员分别对项目部有关人员进行文件管理规范化培训，过程中遇到问题及时反馈，建立文件台帐进行一对一跟踪。对存在问题的事项，处理要完整、准确、清晰、层次分明，符合其形成的规律。施工记录及评定表填写依据可靠，其内容及深度符合国家有关工程勘察、设计、施工、调试、监理等方面的技术规程、标准，并审签手续齐全。隐蔽工程验收记录填写规范、数据正确，检验结论确切，手续完整。承包单位填写内容采用打印方式，项目监理部审查意见、建设管理单位审查意见采用规范笔手签，字迹清楚，不随意涂改内容。所有表格空白栏和没有填满内容的空栏，划斜线标识或注明“以下空白”。对小于A4纸的文件粘在A4纸上，注明张数，以防丢失。

六、收集不完整、资料管理工作不认真、不细致、抄袭、套用现象存在

项目档案管理工作中，收集工作最艰难，收集范围广，涉及面宽，覆盖整个建筑项目大大小小、方方面面。责任单位有本单位纵向部门，有监理、建设、设计单位等横向部门，有设备、原材、成品、半成品等供应商、有试品试件等第三方检测单位，有规划、环保、消防等地方行政主管部门参与。文件形成时间和空间跨度大，程序错综复杂。如：材料大到变压器资料的收集，小到小型灯具合格证的采集，如果资料员责任心不足，不认真，细致工作，常发现资料收集不到位，如归档资料中发现：厂家装箱单与实际归档数量不符；材料报审内容与附件不一致。如：新产品、防爆设备等特殊性质材料的采用，常疏忽收集产品型式试验报告、鉴定证书文件等等。资料员做好收集工作同时，及时编制材料台帐，汇总归档文件，也是做好归档工作关键，如果材料跟踪台帐记录不到位，如：每一批次水泥使用累计余量没有说明，水泥是否在有效期内使用完成？进场数量与实际使用数量不符？造成项目工程质量疑问。项目文件之间互相抄袭，生搬硬套现象也有，归档文件中出现与本工程无关的事项也常发生，如：施工方案、措施、作业指导书等所制定质量保证措施无针对性，千篇一律，未落实到实际工程中去。文件中各参建单位质量管理目标不统一，工程各项管理措施、施工工艺及技术控制措施与建设单位规划不相符。编制拟进场设备与投标承诺不一致，总施工组织设计、施工总结等阐述未涵盖整个承建项目，漏编分包单位等实际工作量，造成归档资料不齐全、不真实、不可靠现象。

解决办法：第一，文件资源的收集、管理工作需纳入整个建设项目管理全过程，资料员及时准确掌握工程管理方面全面信息，便于文件资源的及时收集、整理和核对。第二，在开工前，施工单位依据业主项目部下达的《建设管理纲要》、《工程建设规划》以及《施工合同》，再编制《项目管理实施规划》、《施工细则》，所编制的质量目标、工程各项指标、管理措施、施工工艺及技术控制措施与业主项目部文件一致。第三、加强对工程技术档案中间节点的监督与检查，在项目建设的几个重要阶段，组织相关的技术人员和档案人员对建设项目中所归档文件进行严格把关，做到事中控制，以防漏洞，如发现问题及时改正纠错，工程技术人员熟悉工程工艺流程，对自身参建过程中形成的文件资料的接转、审核、签证等工程程序十分清楚，所以技术审核由技术人员负责把关，主要审核与施工技术有关的内容。档案审核由档案人员负责把关，主要审核归档项目文件的完整、成套和系统性，其质量是否符合建设项目文件归档要求与档案整理规范。

七、档案整理规范性、系统性不理想

在某份文件档案需要利用时，时常出现查找资料困难，特别在建设项目优质工程评审中，评审团要一份文件，有时过了20分钟，该文件仍然埋没在文件海洋中找不出。主要原因在于未采用科学，系统的档案组卷方法，把一个事项或一个单位工程内相关联的文件拆成多卷，或把有因果关系的文件拆分装册，就会造成日后利用的不便。如：项目部只关注文种，把所有有关会议纪要的文种，装订成册，没有理清会议纪要的内容与事件，使与之相关联的批复，或报告，或解决问题情况汇报，都抛到千里之外，难以寻找。

解决办法：项目文件的编制应遵循项目文件形成规律和成套性特点，科学组卷，保持卷内文件有机联系，也不应有重复文件存在。案卷组好，可以节约库房空间，节省装具，查找快捷。建议：1.各单位工程质量评定记录跟划分表组一卷，这样对项目评审也可以一卷到位，各单位工程质量评定记录，利用率高，与划分表组一卷，即节省空间也便于各单位工程数据检索与统计。2.各强条记录与相应施工记录对应，强条记录在前，相应施工记录在后，便于数据检查与统计；3.交底记录与相对应措施、方案一一对应，便于问题的统一和查找。

[1]DA/T28-2002.国家档案局.国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范[S].

[2]GB/T11822-20081.国家标准化管理委员会.科学技术档案案卷构成一般要求[S].